Naviguer en eaux claires : Global Maritime's Journey to a Transparent and Accurate Month-end Close with FloQast (en anglais)

Global Maritime est un cabinet de conseil maritime indépendant et diversifié, spécialisé dans la garantie maritime, le positionnement dynamique et les services d'ingénierie, qui compte plus de 25 bureaux dans le monde. Reconnu pour son innovation, son expérience pratique, son excellence opérationnelle et sa sécurité, Global Maritime a fait ses preuves dans la réalisation de nombreux projets maritimes et offshore parmi les plus réussis au monde.

Ayant rejoint l'entreprise en tant qu'assistante comptable en 2013, Lyandra Diaz a évolué avec Global Maritime au fil des ans, occupant aujourd'hui le poste de contrôleur financier de l'entreprise au Royaume-Uni. En 2020, lors de sa transition vers l'ERP NetSuite, Global Maritime a saisi l'opportunité de consolider et de rationaliser ses processus auparavant fragmentés. Cette introspection a révélé la nécessité d'une plus grande efficacité, en particulier dans leur processus de clôture : "Notre processus de clôture consistait en une liste de contrôles manuelle sans processus de révision", se souvient Lyandra. se souvient Lyandra. "À la suggestion de Staria, partenaire de mise en œuvre de FloQast, l'entreprise a commencé à explorer les ressources comptables afin d'améliorer l'efficacité globale. Au départ, Lyandra s'est montrée sceptique : "J'avais des réserves parce que FloQast semblait presque trop beau pour être vrai, surtout si l'on tient compte de notre expérience récente d'une mise en œuvre massive de NetSuite."

Lyandra a abordé avec prudence l'affirmation de FloQast selon laquelle le processus serait simple : "Nous avons pris cela avec des pincettes lorsqu'ils nous ont dit que cela ne prendrait que cinq ou six heures de notre temps. Cependant, après avoir effectué des recherches approfondies sur des forums et des sites d'évaluation tels que G2, le nombre impressionnant de commentaires et d'expériences positifs nous a convaincus de choisir FloQast. Et nous sommes heureux de l'avoir fait.

Une mise en œuvre sans faille - comme promis

Aussi enthousiaste que Lyandra ait été à l'idée de signer un accord avec FloQast, elle a admis qu'elle était encore incertaine quant au processus de mise en œuvre.

"Je ne peux comparer cela qu'à notre mise en œuvre de NetSuite, qui a pris beaucoup de temps, mais notre mise en œuvre de FloQast a été si simple qu'elle en a été choquante", a-t-elle déclaré.

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On nous avait dit que cela ne prendrait que cinq ou six heures, et je ne pensais pas que c'était possible, mais nous n'avons pas eu à fournir beaucoup d'informations, et l'équipe d'installation de FloQast s'est occupée du reste. C'est la mise en œuvre la plus facile que j'aie jamais connue.

- Lyandra Diaz, contrôleur financier

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Smoothing Sailing : Des résultats presque instantanés

Selon Lyandra, il n'a pas fallu longtemps pour que l'équipe comptable commence à remarquer les effets positifs de FloQast.

"Maintenant, avec FloQast, tout le monde suit un processus de clôture standardisé", explique Lyandra. "Auparavant, nous nous appuyions sur une liste de contrôles Excel, mais nous n'étions pas certains que tout le monde adhérait au même processus, et nous n'avions aucun moyen de vérifier leur conformité. Avec FloQast, l'équipe peut suivre les progrès réalisés et, en tant que chef d'équipe, j'ai la certitude que le rapprochement et l'examen des comptes répondent à mes attentes. FloQast nous a permis d'établir un processus d'examen crucial qui n'existait pas auparavant.

Si FloQast a un impact sur le quotidien, Lyandra a également remarqué qu'il a modifié l'état d'esprit de l'équipe depuis qu'elle l'utilise : "FloQast a changé la façon dont nous abordons le processus de clôture", a-t-elle déclaré. "Il nous permet de ne pas commettre d'erreurs, mais il a également réorienté notre approche. Par le passé, nous aurions pu ne pas donner la priorité à un élément parce que nous n'avions pas le temps. Mais avec FloQast, nous nous occupons de tout, car nous avons désormais intégré le fait que cela fait partie du Close et qu'il faut juste que je le fasse. Et puis, vous avez confiance dans les chiffres qui vous sont présentés parce que vous avez essentiellement réconcilié l'ensemble du bilan. C'est très important en termes d'amélioration de la précision et de confiance globale dans notre approche.

Ancrer la tranquillité d'esprit à l'heure de l'audit

Lyandra a déclaré que la transparence dont elle bénéficie dans le processus de clôture de son équipe - et la confiance que FloQast lui donne - ont eu un impact positif sur elle en dehors du travail : "FloQast a été un formidable stimulant pour mon bien-être mental", a-t-elle souligné. "Je m'épanouis dans l'ordre et la structure, et FloQast m'enthousiasme vraiment. Même avant la fin du mois, j'ai hâte de terminer les rapprochements pour voir le pourcentage d'achèvement augmenter. C'est gratifiant de suivre les progrès et d'avoir la certitude de rester sur la bonne voie, voire de dépasser les attentes. La mise en place de FloQast m'est très bénéfique, car elle me donne le contrôle que je souhaite et améliore considérablement ma visibilité sur les progrès de l'équipe."

C'est peut-être encore plus vrai lorsqu'il s'agit de la période préférée de l'année : la saison des affaires.

"La mise en œuvre de FloQast s'est avérée inestimable lors des audits financiers, car elle permet de s'assurer que tous les rapprochements sont effectués et bien documentés", a-t-elle fait remarquer. "Auparavant, nous nous démenions en janvier pour répondre aux demandes d'audit concernant des rapprochements qui auraient dû être effectués tous les mois. Avec FloQast, la clôture annuelle ressemble à n'importe quel autre processus de fin de mois. Nous n'avons plus peur de l'audit ni du travail supplémentaire nécessaire à sa préparation, car FloQast s'en est déjà chargé. Cela a fait une énorme différence dans notre approche des audits"

Le bilan

Interrogée sur l'impact de FloQast sur l'équipe, Lyandra est catégorique. "Les avantages sont énormes", a-t-elle déclaré. "Personnellement, cela me donne l'assurance que je présente des informations exactes et que chaque bilan a été rapproché. Lorsque l'on travaille avec une équipe nombreuse et géographiquement dispersée, il y a toujours un risque d'écritures involontaires qui passent inaperçues".

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FloQast nous permet de détecter rapidement tout écart grâce à des notifications, ce qui garantit que tout reste synchronisé. L'impact a été vraiment remarquable.

- Lyandra Diaz, contrôleur financier

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Bien que l'équipe ait trouvé des avantages à FloQast, Lyandra admet qu'il y a encore de la place pour se développer, ce qu'elle se dit très enthousiaste à l'idée de faire. "Nous savons qu'il y a encore des progrès à faire, mais c'est certainement un bon début et nous avons fait beaucoup de progrès depuis la mise en œuvre de FloQast.