Wie FloQast AutoRec bei CHG Healthcare Accounting Manager mehr als 20 Stunden pro Monat für Bankerfassungen einspart

CHG Healthcare mit Hauptsitz in Utah bietet heute Personaldienstleistungen für Ärzte, Krankenschwestern und andere medizinische Berufe auf der ganzen Welt an und erreicht jährlich 25 Millionen Patienten.Anfang 2019 befand sich Lexi Graham, Leiterin der Buchhaltung bei CHG Healthcare mit Sitz in Utah, in einer wenig beneidenswerten Lage, die leider vielen Buchhaltern bekannt ist.Aufgrund einer Umstrukturierung des Teams fehlten ihr zwei Buchhalter, so dass Graham deren Arbeit zusätzlich zu ihren bestehenden Aufgaben übernehmen musste, während sie diese Positionen besetzte. Das war der Zeitpunkt, an dem Graham und ihr Team FloQast AutoRec kennenlernten, eine KI-gestützte Lösung, die den Abstimmungsprozess automatisiert und vielbeschäftigten Buchhaltungsteams Stunden oder sogar Tage pro Monat spart. Nach der Implementierung von AutoRec konnte Graham jeden Monat 22 Stunden einsparen, was ihr die Zeit gab, den Abschlussprozess genauer zu analysieren und Wege zu finden, ihn zu verbessern.

Wiederherstellung des Vertrauens in den Prozess

Graham und ihre Kollegen, die FloQast bereits seit einiger Zeit für die Verwaltung ihrer Abschlüsse nutzen, hatten immer noch mit der schieren Menge an Transaktionen zu kämpfen, die mit den rund 190 Abstimmungen verbunden waren, die sie jeden Monat durchführen mussten. Dies führte dazu, dass eine Reihe von Abstimmungen mit geringerer Priorität auf spätere Monate verschoben wurden, was zu einem Rückstau führte, der in jedem Quartal abgearbeitet werden musste. Als Graham für einige Monate mit der Bearbeitung von etwa 100 Abstimmungen beauftragt wurde - während sie gleichzeitig ihre regulären Aufgaben erledigte - schätzt sie, dass sie 38 Stunden pro Monat allein für die Abstimmung von Transaktionen aufwenden musste. Mit AutoRec konnte sie fast drei Arbeitstage pro Monat einsparen, so dass sie Zeit hatte, alle Abstimmungen abzuschließen und mehr Zeit für wertschöpfende Projekte zu verwenden, anstatt einen Rückstand abzuarbeiten. "Vor dem Einsatz von FloQast gab es keinen wirklichen Prozess; man kümmerte sich um die risikoreichen Abstimmungen für den Abschluss und ging dann weiter und schloss die risikoarmen Abstimmungen jedes Quartal auf einmal ab", so Graham. "Mit AutoRec gibt es keine offenen Posten mehr: Jede Abstimmung ist erledigt, und das spart mir unglaublich viel Zeit."

Zeit umverteilen und gleichzeitig die Effizienz steigern

Mit 22 Stunden zurück in ihrem Kalender konnte sich Graham darauf konzentrieren, mehr über das Geschäft zu lernen und Wege zur Verbesserung der bestehenden Prozesse zu finden. "Bevor wir FloQast AutoRec implementierten, glichen wir Transaktionen ab, indem wir eine Excel-Sheet mit einer anderen verglichen", erinnert sich Graham. "AutoRec macht diesen Prozess so viel einfacher. Man verbringt nicht mehr so viel Zeit mit dem Formatieren der Tabellen und dem millionenfachen Drücken von Control-F. Jetzt habe ich die Zeit, mir unsere Konten genauer anzuschauen und zu verstehen, warum etwas funktioniert oder nicht, und eine Lösung zu finden". Nachdem sie zwei neue Buchhalter eingestellt hatte, berichtete Graham, dass sie nun die Bandbreite hatte, um sie zu schulen. Außerdem stellte sie fest, dass die Einführung von AutoRec den Einarbeitungsprozess beschleunigte und die neuen Mitarbeiter viel schneller als erwartet in das Unternehmen integriert werden konnten.

"Der Einführungsprozess war viel schneller als erwartet, weil die Mitarbeiter ihre Zeit nicht damit verbringen müssen, herauszufinden, wie die Transaktionen zusammenpassen: AutoRec erledigt das für sie."

"Es ist nie einfach, neben den täglichen Aufgaben neue Mitarbeiter auszubilden, aber da ich nicht mehr so viel Zeit mit Abstimmungen verbringe, habe ich tatsächlich Zeit, sie auszubilden", so Graham.

"Ich bin sauer, dass wir AutoRec nicht früher eingeführt haben."

Im Rückblick auf ihre Zeit mit FloQast AutoRec äußerte sich Graham sehr positiv über die Gesamterfahrung.

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"AutoRec hat mir mindestens 22 Stunden Zeitersparnis verschafft", sagt sie. "Jetzt kann ich mich auf Dinge konzentrieren, die zusätzliche Recherchen erfordern, anstatt manuell nach Übereinstimmungen zu suchen. Ich bin wütend, dass wir AutoRec nicht schon früher eingeführt haben, denn die Vorteile sind so erheblich.

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Aber so glücklich sie auch mit AutoRec ist, Graham war sich über ihre eigentliche Lieblingsfunktion bei FloQast im Klaren: "Oh mein Gott, das Customer Success Team bei FloQast ist wunderbar", sagte sie. "Sie sind ehrlich gesagt mein Favorit. Wenn ich irgendwelche Fragen habe, antworten sie sofort. Ich bin voll des Lobes über den Kundenservice von FloQast. Ich würde am liebsten nach Kalifornien kommen und sie einfach einen Tag lang besuchen. So sehr liebe ich diese Jungs. "Das ist ein großes Lob.