Comment FloQast AutoRec a permis à ce responsable comptable de CHG Healthcare d'économiser plus de 20 heures par mois sur les recouvrements bancaires.

Basée dans l'Utah, CHG Healthcare fournit aujourd'hui des services de recrutement de médecins, d'infirmières et d'autres professions médicales dans le monde entier et touche 25 millions de patients chaque année.Au début de l'année 2019, Lexi Graham, responsable de la comptabilité chez CHG Healthcare, basée dans l'Utah, s'est retrouvée dans une situation peu enviable ; une situation que, malheureusement, de nombreux comptables connaissent bien.En raison d'une restructuration de l'équipe, il lui manquait deux comptables, laissant Graham assumer leur travail en plus de ses responsabilités existantes pendant qu'elle pourvoyait ces postes. C'est alors que Mme Graham et son équipe ont découvert FloQast AutoRec, une solution alimentée par l'IA conçue pour automatiser le processus de rapprochement et faire gagner des heures, voire des jours par mois, à des équipes comptables débordées.Après avoir mis en œuvre AutoRec, Mme Graham a pu gagner 22 heures par mois, ce qui lui a laissé le temps d'analyser de plus près le processus de clôture et d'identifier les moyens de l'améliorer.

Rétablir la confiance dans le processus

Après avoir utilisé FloQast pour gérer leur clôture pendant un certain temps, Graham et ses collègues avaient encore du mal à gérer le volume de transactions impliquées dans les quelque 190 rapprochements qu'ils devaient effectuer chaque mois, ce qui entraînait le report d'un certain nombre de rapprochements moins prioritaires à des mois ultérieurs, contribuant ainsi à l'accumulation de retards chaque trimestre. Lorsque Graham a été chargée de traiter environ 100 rapprochements pendant quelques mois, tout en continuant à effectuer ses tâches habituelles, elle a estimé qu'elle passait 38 heures par mois à rapprocher des transactions. Avec AutoRec, elle a pu gagner près de trois jours ouvrables par mois, ce qui lui a permis de terminer tous les rapprochements et de consacrer plus de temps à des projets à plus forte valeur ajoutée plutôt que de travailler sur un arriéré. "Avant d'utiliser FloQast, il n'y avait pas vraiment de processus en place ; on s'occupait des rapprochements à haut risque pour la clôture et on passait à autre chose, en effectuant les rapprochements à faible risque en une seule fois chaque trimestre", a déclaré Mme Graham. "Avec AutoRec, il n'y a plus d'éléments en suspens : Chaque rapprochement est effectué et cela me fait gagner un temps fou."

Réaffecter le temps tout en augmentant l'efficacité

Avec 22 heures de plus dans son agenda, Mme Graham a pu se concentrer sur l'apprentissage de l'entreprise et sur l'identification des moyens d'améliorer les processus établis. Avant de mettre en œuvre FloQast AutoRec, nous rapprochions les transactions en comparant une feuille de calcul à une autre, se souvient Mme Graham. "AutoRec simplifie considérablement ce processus. Vous ne passez pas un temps fou à formater les feuilles de calcul et à appuyer sur Control-F un million de fois. Maintenant, j'ai le temps d'examiner nos comptes de plus près et de comprendre pourquoi quelque chose fonctionne ou ne fonctionne pas, et d'aider à trouver une solution" Après avoir embauché deux nouveaux comptables, Mme Graham a indiqué qu'elle disposait maintenant de la bande passante nécessaire pour les former. En outre, elle a observé que la mise en place d'AutoRec avait permis d'accélérer le processus d'intégration, les aidant à avoir un impact sur l'organisation beaucoup plus rapidement que prévu.

"Le processus d'intégration a été beaucoup plus rapide que prévu parce qu'ils ne passent pas leur temps à essayer de comprendre comment les transactions correspondent : AutoRec le fait pour eux".

"Former de nouveaux employés en plus de vos responsabilités quotidiennes n'est jamais facile, mais comme je ne passais plus autant de temps sur les rapprochements, j'ai le temps de les former", a déclaré M. Graham.

"Je regrette que nous n'ayons pas mis en place AutoRec plus tôt.

En réfléchissant à son utilisation de FloQast AutoRec, Graham a parlé en termes élogieux de l'expérience globale.

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"Le système AutoRec m'a permis de gagner au moins 22 heures sur mon emploi du temps", explique-t-elle. "Je peux désormais me concentrer sur les éléments qui nécessitent des recherches supplémentaires plutôt que de chercher manuellement des correspondances. Je m'en veux de ne pas avoir mis en place AutoRec plus tôt, car les avantages sont considérables.

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Bien qu'elle soit satisfaite d'AutoRec, Mme Graham n'a pas caché son véritable coup de cœur pour FloQast : " L'équipe chargée de la réussite des clients chez FloQast est formidable ", a-t-elle déclaré. "Honnêtement, c'est mon équipe préférée. Si j'ai la moindre question, ils y répondent immédiatement. Je ne taris pas d'éloges sur le service clientèle de FloQast. J'ai envie de venir en Californie et d'y passer une journée. C'est dire à quel point j'aime tous ces gens.