FloQast ReMind glättet Knoten und bringt Transparenz in den bereichsübergreifenden Buchhaltungsprozess der PulteGroup

Zwischen Schule, Wirtschaftsprüfung und Industriearbeit verbringen Buchhalter Tausende von Stunden damit, ihr Handwerk zu erlernen. Angesichts der kollektiven Erfahrung und des Fachwissens eines Buchhaltungsteams sind so triviale - aber wichtige - Aufgaben wie das monatliche Versenden von Follow-up-E-Mails an verschiedene Abteilungen zeitraubend und fehleranfällig. - Als ein Unternehmen, das von Buchhaltern gegründet wurde, ist sich FloQast dieser Situation bewusst und hat nach einer Lösung gesucht. FloQast ReMind ist ein Request Management Workflow, der FloQast Close ergänzt und es den Teams ermöglicht, den Abschluss zu beschleunigen, ohne dass zusätzlicher Stress entsteht oder die Genauigkeit beeinträchtigt wird. Für die PulteGroup, eine der größten Wohnungsbaugesellschaften der Welt, bot FloQast ReMind eine Möglichkeit, die Menge an administrativen Aufgaben zur Sammlung von Informationen zu reduzieren und gleichzeitig die Konsistenz und Genauigkeit zu erhöhen.

Es braucht ein Dorf

Das Buchhaltungsteam der PulteGroup mit Hauptsitz in Atlanta, das aus über 80 Hauptbuch besteht, arbeitet monatlich mit 28 verschiedenen Abteilungen und deren Finanzteams zusammen. Um die Transparenz des Monatsabschluss zu verbessern, implementierte das Unternehmen die FloQast-Lösung zur Automatisierung des Buchhaltungs-Workflows und sah fast sofort Ergebnisse.

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Unsere Implementierung verlief sehr schnell", sagte Geena Lewis, Manager - NSS Accounting Services Group. "Unser Customer Success Manager war fantastisch, und wir haben mit dem FloQast-Supportteam zusammengearbeitet, um einen sehr detaillierten Plan in Bezug auf Zieldaten und Erwartungen zu erstellen. Die allgemeine Transparenz war fantastisch."

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Laut meiner letzten E-Mail ...

Angesichts der vielen Abteilungen und der schieren Anzahl der Beteiligten war die Einführung eines einheitlichen Verfahrens für das Buchhaltungsteam zur Rationalisierung des Informationsanforderungsprozesses von entscheidender Bedeutung. Das einzige Problem: Es gab keins. Wie bei allen Buchhaltungsteams war das Anfordern von Informationen und die unvermeidliche Welle von Nachfassaktionen und Mahnungen ein sehr manueller Prozess.

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Ich kann nachsehen, ob eine Person bei einem Unternehmen unserer Größe gearbeitet hat. Bei ReMind ist die Massenerfassung der Antworten der Schlüssel. Mit den Vorlagen können Sie alle zusätzlichen Daten erfassen, die Sie benötigen. Die Tatsache, dass alle Daten in einem Blatt zusammengefasst werden, spart so viel Zeit.

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"Jede Woche müssen wir diesen Cashflow an unser Treasury-Team übermitteln, was bedeutet, dass wir mehrmals im Monat [Informationen] von unseren 28 verschiedenen Abteilungen anfordern müssen. Die Antworten der Abteilungen waren sehr sporadisch und verursachten eine Menge zusätzlicher Arbeit für alle", so Geena. "Jetzt können wir die Anfragen über ReMind senden und alle Informationen in gebündelter Form sammeln.

Die Quintessenz

Geena sagte zwar, dass ihr Team schon immer vorausschauend gedacht hat, aber sie gab zu, dass der Einsatz einer Lösung wie ReMind die Art und Weise, wie die Teammitglieder an neue Herausforderungen und alte, unvollkommene Problemlösungen herangehen, grundlegend verändert hat. "Es gibt 28 verschiedene Abteilungspartner, mit denen man in Kontakt tritt, und die Möglichkeit, ReMind zu nutzen, um das ganze Hin und Her zu vermeiden, ist ideal. Ich kann eine Nachricht erstellen und sie massenhaft versenden. Wir sind wirklich in der Lage, die Antworten auf einer aggregierten Ebene zu überwachen und so viele Zwischenhändler in den Gesprächen zu eliminieren.

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Jede Woche müssen wir diesen Cashflow an unser Treasury-Team übermitteln, was bedeutet, dass wir mehrmals im Monat [Informationen] von unseren 28 verschiedenen Abteilungen anfordern müssen. Die Antworten der Abteilungen waren sehr sporadisch und verursachten eine Menge zusätzlicher Arbeit für alle", so Geena. "Jetzt können wir die Anfragen über ReMind senden und alle Informationen in gebündelter Form sammeln.

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Auf die Frage, ob sie ReMind anderen Buchhaltungsabteilungen empfehlen würde, kam Geena direkt zur Sache: "Ich würde ReMind auf jeden Fall empfehlen", sagte sie. "Es gibt nichts Schlimmeres, als Anfragen zu verschicken und zu wissen, dass die Sache immer noch auf der Aufgabenliste steht, weil man sicherstellen muss, dass man darauf zurückkommt. Die Möglichkeit, es einzustellen und das Tool selbst die Leute daran erinnern zu lassen und diese Antworten zu sammeln, bietet Seelenfrieden, und wer würde das nicht wollen?"