FloQast ReMind aplanit les difficultés et apporte de la transparence au processus comptable multi-divisions de PulteGroup

Entre l'école, l'audit et le travail dans secteur , les comptables passent des milliers d'heures à apprendre leur métier. Compte tenu de l'expérience et de l'expertise collectives présentes au sein d'une équipe comptable, des tâches aussi triviales - mais importantes - que l'envoi mensuel de courriels et de demandes de suivi à divers services prennent du temps et laissent place à l'erreur. - En tant qu'entreprise créée par des comptables, FloQast est bien consciente de cette situation et a cherché à créer une solution. FloQast ReMind est un Workflow des demandes qui vient s'ajouter à FloQast Close, permettant aux équipes d'accélérer la clôture sans ajouter de stress supplémentaire ni compromettre la précision. Pour PulteGroup, l'une des plus grandes entreprises de construction de maisons au monde, FloQast ReMind a permis de réduire la quantité de tâches administratives de collecte d'informations tout en améliorant la cohérence et la précision. En fin de compte, cela a permis aux comptables de l'entreprise de passer moins de temps à rédiger et à envoyer des demandes d'informations (et leurs suivis) et plus de temps à approcher de manière proactive les opérations comptables régulières.

Il faut un village

Basée à Atlanta, l'équipe comptable de PulteGroup, composée de plus de 80 comptables GL, travaille avec 28 divisions distinctes et leurs équipes financières sur une base mensuelle. Pour améliorer la visibilité de la clôture mensuelle, l'entreprise a mis en place la solution d'automatisation des workflow comptables de FloQast et a constaté des résultats presque immédiatement.

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Notre mise en œuvre a été très rapide", a déclaré Geena Lewis, responsable du NSS Accounting Services Group. "Notre Customer Success Manager a été formidable, et nous avons travaillé avec l'équipe de support de FloQast pour mettre en place un plan très granulaire en termes de dates cibles et d'attentes. La transparence générale a été fantastique.

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Selon mon dernier courriel ...

Compte tenu du grand nombre de divisions et de parties prenantes, il était essentiel que l'équipe comptable dispose d'une méthode cohérente pour rationaliser le processus de demande d'informations. Seul problème : il n'y en avait pas. Comme toutes les équipes comptables, la demande d'informations et l'inévitable vague de suivis et de rappels étaient un processus très manuel.

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Je peux voir si une personne a déjà travaillé avec une entreprise de notre taille. Avec ReMind, la collecte massive des réponses est essentielle. Les modèles vous permettent de saisir toutes les données supplémentaires dont vous avez besoin. Le fait que toutes les données soient regroupées sur une seule feuille permet de gagner beaucoup de temps.

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"Chaque semaine, nous devons soumettre ce flux de trésorerie à notre équipe de trésorerie, ce qui signifie que nous devons demander [des informations] à nos 28 divisions différentes plusieurs fois par mois. Les réponses des divisions étaient très sporadiques et créaient beaucoup de travail supplémentaire pour tout le monde", a déclaré Geena. "Désormais, nous pouvons envoyer des demandes par l'intermédiaire de ReMind et recueillir toutes les informations de manière globale.

Le bilan

Bien que Geena affirme que son équipe a toujours été tournée vers l'avenir, elle admet que l'utilisation d'une solution telle que ReMind a fondamentalement changé la façon dont les membres de l'équipe abordent à la fois les nouveaux défis et les anciennes solutions imparfaites. Nous sommes toujours en train de réfléchir à de nouvelles façons d'utiliser ReMind", dit-elle. "Il y a 28 partenaires de division différents que nous contactons, et le fait de pouvoir utiliser ReMind pour éliminer tous les allers-retours est idéal. Je peux créer un message et l'envoyer en masse. Nous sommes vraiment en mesure de surveiller les réponses à un niveau global et d'éliminer une grande partie des intermédiaires dans les conversations.

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Chaque semaine, nous devons soumettre ce flux de trésorerie à notre équipe de trésorerie, ce qui signifie que nous devons demander [des informations] à nos 28 divisions différentes plusieurs fois par mois. Les réponses des divisions étaient très sporadiques et créaient beaucoup de travail supplémentaire pour tout le monde", a déclaré Geena. "Désormais, nous pouvons envoyer des demandes par l'intermédiaire de ReMind et recueillir toutes les informations de manière globale.

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Lorsqu'on lui demande si elle recommanderait ReMind à d'autres services comptables, Geena va droit au but : "Je recommanderais certainement ReMind", dit-elle. "Il n'y a rien de pire que d'envoyer des demandes et de savoir que la chose est toujours sur votre liste de choses à faire parce que vous devez vous assurer d'y revenir. Le fait de pouvoir le paramétrer et de laisser l'outil lui-même rappeler les personnes et recueillir les réponses offre une certaine tranquillité d'esprit, et qui n'en voudrait pas ?