Zusammenarbeit in einem multinationalen Buchhaltungsteam schließen: Wie Emma gemeinsam mit FloQast die Teamkommunikation und Abschlussprüfung verbesserte

Emma - The Sleep Company wurde in Frankfurt am Main gegründet und ist eines der am schnellsten wachsenden Konsumgüterunternehmen in Europa mit einem Team von über 800 Mitarbeitern und Niederlassungen in fünf Ländern. Seit der Gründung im Jahr 2013 hat Emma ein enormes Wachstum erlebt und die Matratzenindustrie durch die Entwicklung innovativer Produkte, die das Leben der Menschen durch einen besseren Schlaf positiv beeinflussen, revolutioniert.

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"Dies birgt ein enormes Potenzial an Automatisierung und Zeitersparnis, insbesondere bei Transaktionen zwischen Unternehmen. Wir haben viele Transaktionen, die wir vergleichen müssen, und das sind Hunderte von Zeilen, und wie wir alle wissen, sind manuelle Abstimmungen ziemlich zeitaufwändig. Ich würde sagen, dass wir mit FloQast AutoRec allein bei diesem Prozess mindestens fünf oder sechs Stunden pro Monat einsparen."

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Mit dem rund 70-köpfigen Buchhaltungsteam von Emma, das auf fünf verschiedene Standorte weltweit verteilt ist - Mexiko, Shanghai, Frankfurt, Portugal und Manila - kann es eine Herausforderung sein, über verschiedene Zeitzonen hinweg zusammenzuarbeiten. Mit dem schnellen Wachstum des Unternehmens wurde es immer wichtiger, konsistente Buchhaltungsverfahren und Abschlussprüfung in einem großen, geografisch verteilten Team zu gewährleisten. Dieser Bedarf an besserer Kommunikation und Transparenz führte Marcel Poschag, Team Lead Accounting bei Emma, zu FloQast.

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"Ursprünglich hofften wir, mehr Echtzeit-Transparenz in unsere Prozesse zu bekommen, aber als wir uns mit [FloQast] vertrauter machten, fanden wir zusätzliche Module sehr nützlich. Es hat meine Erwartungen wirklich übertroffen."

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"Es ist eine ziemliche Herausforderung, in einem großen Team, das über mehrere Städte auf der ganzen Welt verteilt ist, ein Gesamtbild und den Gesamtfortschritt bei der Erstellung des Jahresabschlusses zu vermitteln", sagte Marcel. "Wir müssen alle auf einer Linie sein und wissen, wo wir gerade stehen und wohin wir als nächstes gehen müssen. Wir mussten also ein gutes Kommunikationstool finden, das klar aufzeigt, wo die Teammitglieder mit ihren Aufgaben stehen, ohne einen arbeitsintensiven Implementierungsprozess zu durchlaufen. Letztendlich arbeiteten wir recht effizient - wir wollten nur noch besser und effizienter werden.

Schnelle Implementierung, minimaler Schulungsbedarf

Ursprünglich hatte das Emma-Team zwei Monate für die Implementierung von FloQast eingeplant, konnte diese Zeit aber auf vier oder fünf Wochen verkürzen. "Die Implementierung war recht einfach, und was mir an FloQast wirklich gefällt, ist, dass es sehr anpassungsfähig ist - es scheint, als gäbe es von Seiten von FloQast ständig Fortschritte bei der Bereitstellung neuer Funktionen oder der Anpassung bestehender Funktionen", sagte Marcel."FloQast ist so benutzerfreundlich, dass ich nie eine Schulung brauchte", gab Marcel zu, obwohl Schulungen für alle Mitarbeiter angeboten werden. "Ich bin seit sechs Monaten bei Emma und benutze FloQast seit zwei bis drei Monaten, und die einzige Schulung, die ich brauchte, war, Marcel ein paar Minuten bei der Benutzung von FloQast zuzusehen", sagte Akanksha Singla, Treasury Manager bei Emma. "Es ist sehr einfach zu bedienen, und auch neuere Mitarbeiter können es recht schnell erlernen.

Automatisierung von externen Anfragen mit FloQast ReMind

Eine der FloQast-Lösungen, die Emma zur Verbesserung von Prozessen und Kommunikation einsetzt, ist FloQast ReMind, mit dem Informationsanfragen automatisiert werden, um die knappen Abschlusstermine des Unternehmens einzuhalten.Das Team hatte Finanzierungsanfragen in Outlook geplant, aber das funktionierte nicht gut für Emmas Unternehmen. Jeden Monat schickte Akanksha 28 verschiedene E-Mails, jede an eine andere Person gerichtet, mit verschiedenen Vorlagen und Anhängen. Akanksha verwendet jetzt FloQast ReMind, um die Anfragen der einzelnen Einrichtungen zu trennen und diesen automatisierten E-Mails verschiedene Excel-Dateien beizufügen. "ReMind macht es sehr bequem, weil es die Daten automatisch erfasst", so Akanksha. "Im Grunde muss ich das nur einmal im Zyklus machen. ReMind sendet nach zwei Tagen automatisch Folgeanfragen, wenn Akanksha keine Antwort erhalten hat, und sie kann die Daten in einem Excel-Format anfordern. Ich erhalte die Vorlagen in meinem Posteingang und kann sie dort auch konsolidieren. Das war sehr hilfreich für mich und hat mir viel Zeit gespart, weil ich nicht mehr hinter den Leuten herlaufen musste", so Akanksha. "Jetzt benötige ich nur noch etwa 30 % der Zeit, die ich normalerweise dafür brauchen würde.

Microsoft Dynamics trifft auf FloQast

Alexandra Adler, Accountant bei Emma, sagte, sie sei beeindruckt von der Integration von FloQast mit Microsoft Dynamics über FloQast Connect, das automatisch Daten aktualisiert und Benachrichtigungen liefert, wenn Konten aus dem Gleichgewicht geraten.

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"Mir gefällt, dass wenn wir etwas in Dynamics buchen, es automatisch in FloQast reflektiert wird", sagte sie. "Dann haben wir den Beleg, der auch in FloQast reflektiert wird, und wir können direkt vergleichen, ob die Zahlen gleich sind oder ob in Dynamics etwas geändert wurde.

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Alexandra bemerkte auch, dass Microsoft Dynamics die Rohbilanz direkt in FloQast einspeist, so dass sie sie nicht manuell hochladen muss. "Für mich ist es von Vorteil, dass die Rohbilanz regelmäßig gesendet wird", sagte Alexandra. "In der Vergangenheit mussten wir die Rohbilanz manuell aktualisieren. Jetzt geschieht das automatisch in regelmäßigen Abständen, so dass wir wissen, dass die Informationen auf dem neuesten Stand sind, was sehr hilfreich ist."

Was ist Ihr Lieblingsmerkmal?

Für Akanksha ist die Transparenz von FloQast Closein Bezug auf den Fortschritt der Monatsabschluss enorm wertvoll, auch wenn sie über mehrere Kontinente und Zeitzonen verteilt sind. "Für die Monatsabschlüsse ist es für die anderen Teammitglieder ziemlich transparent, sobald wir unsere Aufgaben abgezeichnet haben", sagte Akanksha. "Für Marcel ist FloQast AutoRec am wertvollsten, weil es die mühsamsten Teile des Monatsabschluss automatisiert und es dem Team ermöglicht, sich auf die Bereiche zu konzentrieren, die Aufmerksamkeit benötigen, anstatt Zeit mit dem manuellen Abgleich von Transaktionen zu verbringen. "Früher haben wir mehrere hundert Transaktionen manuell Zeile für Zeile überprüft", so Marcel. "Jetzt haben wir nur noch fünf oder 10 Zeilen, die nicht übereinstimmen, und wir müssen die anderen Zeilen nicht mehr überprüfen. Es hilft uns wirklich, unsere Zeit und Ressourcen, die manchmal recht begrenzt sind, auf die Schwerpunktbereiche zu konzentrieren, in denen es eine effiziente Wirkung hat."