Bluecore automatisiert zeitraubende Buchhaltungsprozesse mit FloQast

Bluecore ist eine Technologie für das Einzelhandelsmarketing, die Vermarktern die Möglichkeit gibt, personalisierte Kampagnen über E-Mail, Website, bezahlte Medien und SMS zu automatisieren. Bluecore wurde 2013 gegründet und arbeitet mit einigen der größten und am schnellsten wachsenden Direct-to-Consumer-Marken zusammen, darunter Express, Lane Bryant, Hammacher Schlemmer, Teleflora und Tommy Hilfiger. Als Rohit Lalwani, CPA, 2019 als Controller:in zu Bluecore kam, verfügte das Unternehmen über keinen rationalisierten Abschlussprozess: "Wir haben die Dinge über G-Sheet verfolgt", sagt Lalwani. "Es wurde zu einer Belastung, herauszufinden, wer was macht. An einem typischen Tag erstellte ich für jeden Einzelnen verschiedene G-Sheets, in denen stand, was er zu tun hatte. Dann habe ich sie per Slack kontaktiert und gefragt: 'Hey, hast du das ausgefüllt? Habt ihr das schon aktualisiert? Schließlich wandte sich Michelle McComb, der CFO von Bluecore, an Lalwani mit der Empfehlung, sich FloQast anzusehen. "Aus irgendeinem Grund habe ich mich dagegen gesträubt, wahrscheinlich, weil ich dachte: 'Das mache ich schon manuell'", sagt Lalwani. "Aber Lalwani erkannte bald, dass Bluecore von einem Prozess profitieren könnte, der von Monat zu Monat fortgeschrieben werden kann - und auch von einem Audit Trail. Gemeinsam mit Shiawtia Chen, CPA und Senior Staff Accountant bei Bluecore, schaute sich Lalwani die FloQast-Website an - und beide waren von der Benutzeroberfläche und den Funktionen beeindruckt: "Es war alles da, was ich für notwendig hielt", sagt Chen. "Etwas so Einfaches wie die Verknüpfung mit der Bilanz oder der GuV. Vorher hatten wir nur ein G-Sheet, und wir mussten uns auf das Wort des anderen verlassen."

Schnelle und einfache Implementierung

Bluecore hat FloQast im Dezember 2020 implementiert und im Januar 2021 in Betrieb genommen.

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"Die FloQast-Implementierung war eine der besten Implementierungen, die ich je in meinem Leben durchgeführt habe", sagt Lalwani. "Ich spreche im Namen des gesamten Teams; alle waren der Meinung, dass die Schulung und die Implementierung wirklich gut gemacht waren."

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Chen stimmt dem zu: "Von der Aufnahme der Zusammenarbeit bis heute gab es eine sehr häufige Kommunikation, und wir hatten nie das Gefühl, dass wir in diesem Prozess allein sind."

Leichterer Abschluss = weniger Stress

FloQast hat den Abschlussprozess völlig verändert, indem es die Erwartungen standardisiert und Transparenz darüber schafft, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. "Wenn man ein Team an verschiedenen Standorten hat, weiß man manchmal nicht, woran die anderen arbeiten", sagt Lalwani. "Als derjenige, der das Arbeitspensum organisiert, vergesse ich manchmal, dass der eine dies und der andere jenes tut. Aber jetzt, da ich eine Checkliste habe und überwachen kann, was getan wird, habe ich ein besseres Gefühl für die Organisation". Dank FloQast konnte Bluecore laut Lalwani die Zeit bis zum Abschluss erheblich verkürzen - von 25 auf nur noch 10 Tage. "Eine Verkürzung des Abschlusses bedeutet nicht, dass man mehr oder härter arbeitet. Ein großer Teil davon ist Organisation. Hier kommt FloQast ins Spiel. Und jetzt raten Sie mal? Sie haben Ihre To-Do-Liste. Fangen Sie an, sie abzuarbeiten. Dann haben Sie Werkzeuge wie AutoRec. Sie haben Tools wie ReMind. Das sind Werkzeuge, die uns helfen, den Abschluss zu verkürzen, und die es den Leuten ermöglichen, an anderen Dingen zu arbeiten.

Automatisierung von Informationsanfragen mit FloQast ReMind

Lalwani liebt es, neue Technologien kennenzulernen, und so war er begeistert, FloQast ReMind auszuprobieren, ein Workflow-Add-on für das Anforderungsmanagement, das den Zeitaufwand für das Anfordern von Informationen per E-Mail automatisiert und reduziert.Bluecore hatte Probleme mit Rechnungen, die nicht rechtzeitig eingingen und musste ständig intern und extern nachfassen. Seit dem Einsatz vonReMind im März 2021 ist dies kein Problem mehr.Chen nutzt Remind nun, um Lieferanten automatisch zu kontaktieren und vor Monatsende um Kostenvoranschläge zu bitten. Außerdem werden die Führungskräfte per E-Mail darüber informiert, dass Rechnungen zur Genehmigung anstehen. "Es spart mir wirklich Zeit, da ich normalerweise jeden Monat E-Mails verschicke", sagt Chen. "Früher musste man sich jeden Monat daran erinnern, auch wenn man eine Vorlage verwendet hat. Jetzt macht ReMind das jeden Monat für mich."

Der AutoRec-Effekt

Bluecore verlässt sich auch stark auf FloQast AutoRec, eine Implementierung, die in erster Linie durch eine besonders lästige Prepaid-Abstimmung ausgelöst wurde. Lalwani erinnert sich, dass er Chen damit beauftragte, nach einer Möglichkeit zu suchen, den Abgleich mit FloQast handhabbarer zu machen. "Früher hat es viele Stunden gedauert, das für seine Überprüfung vorzubereiten und sicherzustellen, dass alle Formulare Monat für Monat aktualisiert und alle Prepaids eingegeben werden", sagt Chen. "Jetzt können wir AutoRec aufrufen, die neuen Prepaids hochladen, und dann wird einfach eine neue Abstimmung ausgegeben. "Jetzt dauert diese Abstimmung nur noch eine halbe Stunde, und das Team kann diese zusätzliche Zeit für übergeordnete Aufgaben verwenden. "Sie sollten mehr Zeit für die Analyse ihrer Arbeit aufwenden, anstatt acht Stunden mit der Vorbereitung einer Abstimmung zu verbringen", sagt Lalwani. "Das gesamte Team konnte sich auf die Geschäftsvorgänge konzentrieren, anstatt Abstimmungen vorzubereiten. Für mich ist das ein enormer Mehrwert, weil sie sich auf Analysen und Abweichungen konzentrieren können, anstatt Dokumente in Excel zu vergleichen."

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"Ich würde sagen, wenn man es erst einmal benutzt, wird es zu einem Muss. Ich denke, dass diejenigen, die es noch nicht benutzt haben, die Optimierung nicht verstehen. Wenn man die Kosten betrachtet, werden die Kosten durch die Zeit, die man durch Effizienz einspart, wieder wettgemacht."

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Wenn er an seine frühere Skepsis zurückdenkt, lacht Lalwani jetzt und erkennt FloQast als eine Notwendigkeit an.