Bluecore automatise les processus comptables fastidieux grâce à FloQast

Bluecore est une technologie de marketing de détail qui donne aux spécialistes du marketing la possibilité d'automatiser des campagnes personnalisées à travers le courrier électronique, le site, les médias payants et les SMS. Fondée en 2013, Bluecore travaille avec certaines des marques directes au consommateur les plus importantes et à la croissance la plus rapide, notamment Express, Lane Bryant, Hammacher Schlemmer, Teleflora et Tommy Hilfiger.Lorsque Rohit Lalwani, CPA, a rejoint Bluecore en tant que contrôleur en 2019, l'entreprise n'avait pas de processus de clôture rationalisé. "Nous suivions les choses via la feuille G", explique Lalwani. "Cela devenait un fardeau d'essayer de comprendre qui fait quoi. Au cours d'une journée type, je créais des feuilles G différentes pour chaque personne en détaillant ce qu'elle était censée faire. Ensuite, je les envoyais sur Slack et leur disais : "Hé, tu as rempli ça ? As-tu procédé à la mise à jour ? Finalement, Michelle McComb, Directeur financier de Bluecore, a recommandé à M. Lalwani de s'intéresser à FloQast. "Pour une raison ou une autre, j'étais réticent, probablement parce que je me disais que je faisais déjà tout cela manuellement", explique M. Lalwani. "Mais M. Lalwani s'est vite rendu compte que Bluecore pourrait tirer profit d'un processus qui s'étendrait d'un mois à l'autre, ainsi que d'une piste d'audit. Avec Shiawtia Chen, CPA et Senior Staff Accountant chez Bluecore, Lalwani a consulté le site Web de FloQast - et tous deux ont été impressionnés par l'interface utilisateur et les fonctionnalités du logiciel. "Quelque chose d'aussi simple qu'un lien avec le bilan ou le compte de résultat. Auparavant, nous ne disposions que d'une feuille G et nous devions nous fier à la parole de l'autre.

Une mise en œuvre rapide et facile

Bluecore a mis en œuvre FloQast en décembre 2020 et a commencé à l'utiliser en janvier 2021.

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"La mise en œuvre de FloQast a été l'une des meilleures qu'il m'ait été donné de faire dans ma vie", déclare M. Lalwani. "Je parle au nom de tous les membres de l'équipe ; tout le monde a trouvé que la formation et la mise en œuvre avaient été très bien faites.

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Chen est d'accord : "Depuis l'intégration jusqu'à aujourd'hui, la communication a été très fréquente et nous n'avons jamais eu l'impression d'être seuls dans le processus.

Fermeture plus facile = moins de stress

FloQast a entièrement modifié le processus de clôture en normalisant les attentes et en offrant une visibilité sur les responsabilités de chacun en matière de tâches. "En tant que responsable de l'organisation de la charge de travail, il m'arrive d'oublier que telle personne s'occupe de telle autre. Mais maintenant que j'ai une liste de contrôles et que je peux surveiller ce qui est fait, j'ai un meilleur sens de l'organisation. Grâce à FloQast, Lalwani affirme que Bluecore a considérablement réduit son délai de clôture, qui est passé de 25 à seulement 10 jours. L'organisation joue un rôle important. C'est là que FloQast entre en jeu. Maintenant, devinez quoi ? Vous avez votre liste de tâches. Allez-y, commencez à y travailler. Ensuite, vous avez des outils comme AutoRec. Des outils comme ReMind. Ce sont des outils qui nous aident à raccourcir les délais de clôture et qui permettent aux gens de travailler sur d'autres choses".

Automatiser les demandes d'information avec FloQast ReMind

Lalwani aime apprendre les nouvelles technologies, il était donc enthousiaste à l'idée d'essayer FloQast ReMind, un complément de workflow des demandes qui automatise et réduit le temps passé à utiliser le courrier électronique pour demander des informations.Bluecore avait des problèmes avec les factures qui n'étaient pas reçues à temps et qui devaient continuellement faire un suivi en interne et en externe. Depuis qu'ils ont commencé à utiliserReMind en mars 2021, ce n'est plus un problème.Chen utilise maintenant Remind pour contacter automatiquement les fournisseurs afin de leur demander des estimations avant la fin de chaque mois - et pour envoyer des courriels aux dirigeants afin de les informer que des factures sont en attente d'approbation. "Cela me fait vraiment gagner du temps par rapport à l'envoi de courriels tous les mois", déclare Chen. "Avant, même si vous utilisiez un modèle, vous deviez vous rappeler chaque mois de le faire. Maintenant, ReMind le fait pour moi tous les mois.

L'effet AutoRec

Bluecore s'appuie aussi fortement sur FloQast AutoRec, une mise en œuvre principalement motivée par un rapprochement de prépaiement particulièrement onéreux. Lalwani se souvient avoir demandé à Chen de trouver un moyen de rendre le rapprochement plus facile à gérer avec FloQast : "Il fallait de nombreuses heures pour préparer ce rapprochement et s'assurer que tous les formulaires étaient mis à jour, mois après mois, et que tous les prépaiements étaient saisis", explique Chen. "Aujourd'hui, nous pouvons aller dans AutoRec, télécharger les nouveaux prépaids et obtenir un nouveau rapprochement. Ce rapprochement ne prend plus qu'une demi-heure et l'équipe peut consacrer ce temps supplémentaire à des tâches plus importantes. "Toute l'équipe a pu se concentrer sur ce qui se passe dans l'entreprise plutôt que sur la préparation des rapprochements. Pour moi, il s'agit là d'une énorme valeur ajoutée, car ils se concentrent sur l'analyse et les écarts plutôt que sur la comparaison de documents dans Excel.

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"Je dirais qu'une fois que vous commencez à l'utiliser, il devient indispensable. Je pense que ceux qui ne l'ont pas utilisé ne comprennent pas l'optimisation. Si vous regardez les coûts, ils seront compensés par le temps que vous gagnerez grâce à l'efficacité".

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En repensant à son scepticisme antérieur, M. Lalwani rit maintenant, reconnaissant que FloQast est une nécessité.