Die Automatisierung der Abstimmungsvorgänge gibt den Buchhaltern von Instacart mehr Zeit für strategische Projekte

Instacart, das führende Unternehmen für Lebensmitteltechnologie in Nordamerika, arbeitet mit Lebensmittelherstellern und Einzelhändlern zusammen, um die Art und Weise, wie Menschen einkaufen, zu verändern. Das Unternehmen arbeitet mit mehr als 1.000 nationalen, regionalen und lokalen Einzelhändlern zusammen, um den Online-Einkauf, die Lieferung und die Abholung von Lebensmitteln aus mehr als 75.000 Geschäften in ganz Nordamerika auf dem Instacart-Marktplatz zu ermöglichen. Instacart ermöglicht es Millionen von Menschen, die Lebensmittel, die sie brauchen, bei den Einzelhändlern zu kaufen, die sie lieben, und Hunderttausenden von Instacart-Käufern, durch das Kommissionieren, Verpacken und Ausliefern von Bestellungen nach ihrem eigenen flexiblen Zeitplan Geld zu verdienen.

Seit dem Start im Juni 2012 hat sich Instacart zu einer der angesagtesten Consumer-Tech-Marken der Welt entwickelt und ist in den letzten Jahren dramatisch gewachsen. Wie bei allen Unternehmen bringt das explosive Wachstum eine Reihe von Herausforderungen mit sich, die es zu bewältigen gilt, um angemessen zu skalieren. Für das Buchhaltungsteam des Unternehmens waren die Tage, an denen die Prozesse in Google Sheets verwaltet wurden, schnell vorbei, da das Arbeitsvolumen und die neuen Teammitglieder eine robustere Lösung erforderten, sodass man sich im Mai 2019 an FloQast wandte.

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Da ich FloQast bereits in einem früheren Unternehmen eingesetzt hatte, wusste ich, dass die Implementierung einfach sein würde und nicht mehrere Monate dauern würde. Wir haben uns schließlich für FloQast entschieden, weil es einfach zu bedienen ist, eine intuitive Benutzeroberfläche hat und schnell einsatzbereit ist. Außerdem wollten wir unsere Prozesse nicht drastisch ändern und brauchten die Konnektivität mit unserem derzeitigen ERP-Anbieter, daher war FloQast die offensichtliche Wahl."

- Rachael Peeters, Senior Manager, Hauptbuch Accounting & Reporting

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"Wir verwendeten eine Google-Sheet-Checkliste, die wir jeden Monat manuell fortschreiben mussten", so Sherry Wong, Accounting Manager. "Ich musste alle Stunde oder 30 Minuten - je nach Bedarf - eine Rohbilanz hochladen und das Excel-Sheet manuell durchgehen und alles selbst über Google Sheets verknüpfen. Das war wirklich frustrierend und zeitaufwändig."

"Wir hatten auch Einschränkungen bei der Verwaltung der Google Sheets", fügte Sherry hinzu, die 2017 zum Unternehmen kam. "Wir haben die Google Sheets zwar gesperrt, aber manchmal wurden Daten oder Freigaben aktualisiert. Natürlich kann man den Versionsverlauf überprüfen, aber uns fehlten die Kontrollen, um das nachhaltig zu tun. Als wir Audit Trail und Überprüfungsnotizen hinzufügten, wussten wir, dass wir etwas Neues brauchten."

Investitionen in die Automatisierung

Rachael Peeters, Senior Manager, Hauptbuch Accounting & Reporting bei Instacart, und ihr Team bekamen grünes Licht, um neue Tools zur Verbesserung der Teameffizienz zu erkunden. Als frühe FloQast-Anwenderin in ihrem früheren Unternehmen - wo der FloQast-CEO Mike Whitmire dem Team bei der Implementierung des Produkts selbst half - gab Rachael zu, dass sie eine Vorstellung davon hatte, wohin sie zuerst gehen sollte. Dennoch führte sie einen umfassenden Forschungsprozess durch, bei dem sie auch andere Tools unter die Lupe nahm.

Die Fähigkeit von FloQast, mit einem so schnell wachsenden Unternehmen zu skalieren, hat sich ausgezahlt, da das Unternehmen neue Mitarbeiter in der Buchhaltung einstellte, der Abschlussprozess straffer wurde und mehr Mitarbeiter jetzt in verschiedenen Zeitzonen im ganzen Land arbeiten.

"Damals lag unser Schwerpunkt auf der Automatisierung und der Einrichtung von Kontrollen, der Nachverfolgung von Kommentaren und der Möglichkeit, Checklisten automatisch weiterzuleiten, sowie auf der Verknüpfung mit Bilanzabstimmungen, was für uns sehr wichtig ist", sagte sie. "Aber im Nachhinein betrachtet, sind unsere Aufgaben angesichts des Wachstums des Unternehmens immens gewachsen, und FloQast zu haben, um Hunderte von einzelnen Aufgaben zu verfolgen und die Kommunikation zu verbessern, war entscheidend."

Schnelle, einfache Implementierung

Da Rachael eine FloQast-Implementierung am eigenen Leib erfahren hatte, war sie zuversichtlich, dass der Prozess reibungslos verlaufen würde, und übertrug ihn an die damalige Senior Accountant, Sherry Wong. "Die FloQast-Implementierung war recht einfach", sagte Sherry.

"Das Implementierungsteam war reaktionsschnell, und ich hatte das Gefühl, dass es auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten war und nicht nach dem Motto 'eine Größe passt für alle'. Sie übernahmen die Uploads und Vorlagen und halfen uns beim Einrichten und Anpassen unserer Ordnerstruktur. Wenn wir irgendwelche Fragen hatten, haben sie sie sofort beantwortet. Es war sehr reibungslos."

Unterm Strich

Sonya Stahl, eine neue Senior Hauptbuch bei Instacart, war begeistert, als sie von FloQast erfuhr, als sie an Bord kam.

"Ich kann ehrlich sagen, dass ich sehr aufgeregt war, als ich bei Instacart anfing, als ich sah, dass sie FloQast im Einsatz hatten. Sich auf Tabellenkalkulationen zu verlassen, insbesondere über mehrere Teams hinweg, und eine einfache Konsolidierungsregisterkarte zu verwenden, um abzuschließende Punkte zu identifizieren, ist chaotisch. Details können übersehen werden, oder Mitarbeiter nehmen Änderungen vor und aktualisieren die Checkliste nicht. Und dann wird ein Prozess übersehen, z. B. wenn sich die Umsatzzahlen ändern und man nicht zurückgeht und neu konsolidiert, und man findet es erst heraus, wenn es zu spät ist oder der CFO es bemerkt. Mit FloQast sind wir sicher, dass das nicht passiert.

Sonya sagt, sie schätze das Vertrauen, das FloQast ihr in die Kommunikation und Transparenz des Teams gebe.

"Ich finde, dass man in Echtzeit sehen kann, wann sich etwas ändert, wenn etwas aus dem Gleichgewicht geraten ist", sagte sie. "Ich schätze es, dass FloQast mich benachrichtigt, wenn etwas nicht in Ordnung ist. Oder wenn jemand auf meine Prüfnotiz geantwortet hat, kann ich wieder reinspringen. Bei Google Sheets hingegen muss man, wenn man eine Notiz hinterlässt, erst einmal eine E-Mail schreiben. FloQast spart eine Menge Zeit und gibt mir die Gewissheit, dass die endgültige Abstimmung, die ich unterschrieben habe, wahrheitsgetreu und genau ist."