L'automatisation des rapprochements libère les comptables d'Instacart pour des projets plus stratégiques

Instacart, la principale société de technologie alimentaire en Amérique du Nord, travaille avec les épiciers et les détaillants pour transformer la façon dont les gens font leurs courses. L'entreprise s'associe à plus de 1 000 enseignes nationales, régionales et locales pour faciliter les achats en ligne, la livraison et les services de ramassage dans plus de 75 000 magasins d'Amérique du Nord sur la place de marché Instacart. Instacart permet à des millions de personnes de faire leurs courses chez les commerçants qu'ils aiment et à des centaines de milliers de clients Instacart de gagner de l'argent en préparant, emballant et livrant leurs commandes selon leur propre emploi du temps.

Depuis son lancement en juin 2012, Instacart est devenue l'une des marques de technologie grand public les plus en vogue dans le monde, se développant de manière spectaculaire au cours des dernières années. Comme pour toutes les entreprises, une croissance explosive s'accompagne de son propre lot de défis qu'il convient de relever pour s'adapter de manière appropriée. Pour l'équipe comptable de l'entreprise, les jours de gestion des processus dans Google Sheets ont rapidement pris fin car le volume de travail et les nouveaux membres de l'équipe nécessitaient quelque chose de plus robuste, alors en mai 2019, ils se sont tournés vers FloQast.

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Ayant utilisé FloQast dans une entreprise précédente, je savais que la mise en œuvre serait simple et ne prendrait pas plusieurs mois. Nous avons finalement choisi FloQast pour sa facilité d'utilisation, son interface utilisateur intuitive et sa capacité à être rapidement opérationnel. Nous ne voulions pas non plus modifier radicalement nos processus et avions besoin de l'interconnectivité avec notre fournisseur ERP actuel, FloQast s'est donc imposé comme un choix évident".

- Rachael Peeters, Senior Manager, GL Accounting & Reporting

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"Nous utilisions une liste de contrôles sur Google Sheet que nous devions faire évoluer chaque mois manuellement", explique Sherry Wong, responsable de la comptabilité. "Je devais télécharger manuellement une balance générale des comptes toutes les heures ou toutes les 30 minutes - en fonction de la demande - et parcourir manuellement la feuille de calcul et tout relier moi-même par l'intermédiaire de Google Sheets. C'était vraiment frustrant et cela prenait beaucoup de temps".

"Nous avions également des limites dans la gestion des feuilles Google", ajoute Sherry, qui a rejoint l'entreprise en 2017. "Nous verrouillions les feuilles Google, mais il arrivait que des dates ou des signatures soient mises à jour. Bien sûr, vous pouvez vérifier l'historique des versions, mais nous n'avions pas les contrôles nécessaires pour le faire de manière durable. En ajoutant la piste d'audit et les notes de révision, nous savions que nous avions besoin de quelque chose de nouveau."

Investir dans l'automatisation

Rachael Peeters, Senior Manager, GL Accounting & Reporting chez Instacart, et son équipe ont reçu le feu vert pour explorer de nouveaux outils afin d'améliorer l'efficacité de l'équipe. En tant que première utilisatrice de FloQast dans son ancienne entreprise - où Mike Whitmire, PDG de FloQast, avait aidé l'équipe à mettre en œuvre le produit lui-même - Rachael a admis qu'elle avait une idée de la voie à suivre en premier. Elle a néanmoins mené un processus de recherche approfondi qui comprenait l'examen d'autres outils.

La capacité de FloQast à s'adapter à la croissance rapide de l'entreprise s'est révélée payante : l'entreprise a intégré de nouveaux comptables, le processus de clôture s'est resserré et un plus grand nombre d'employés travaillent désormais à distance dans différents fuseaux horaires à travers le pays.

"À l'époque, nous nous concentrions sur l'automatisation et l'établissement de contrôles, le suivi des commentaires et la possibilité de faire avancer automatiquement les listes de contrôle, ainsi que sur l'interconnectivité avec les rapprochements de bilans, ce qui est essentiel pour nous", a-t-elle déclaré. "Mais avec le recul, compte tenu de la croissance de l'entreprise, nos tâches ont énormément augmenté, et le fait d'avoir FloQast pour suivre des centaines et des centaines de tâches uniques et améliorer la communication a été crucial."

Une mise en œuvre simple et rapide

Ayant fait l'expérience directe de la mise en œuvre de FloQast, Rachael était convaincue que le processus se déroulerait sans heurts et l'a délégué à Sherry Wong, qui était alors comptable principale.

"L'équipe chargée de la mise en œuvre s'est montrée réactive et j'ai eu l'impression qu'elle avait été conçue pour répondre à nos besoins, et non pas qu'il s'agissait d'une situation unique. Ils ont effectué les téléchargements et les modèles et nous ont aidés à mettre en place et à personnaliser notre structure de dossiers. Si nous avions la moindre question, ils y répondaient immédiatement. Tout s'est déroulé en douceur.

Résultat final

Sonya Stahl, nouvelle responsable de la comptabilité générale chez Instacart, a été ravie d'apprendre l'existence de FloQast lors de son embauche.

"Je peux honnêtement dire que j'étais très enthousiaste lorsque j'ai rejoint Instacart et que j'ai vu qu'ils avaient FloQast en place. S'appuyer sur des feuilles de calcul, en particulier au sein de plusieurs équipes, et utiliser un simple onglet de consolidation pour identifier les éléments clôturés, c'est désordonné. Des détails peuvent être oubliés, ou des personnes effectuent des changements et ne mettent pas à jour la liste de contrôles. Et puis un processus est oublié, par exemple les chiffres de revenus changent, et vous ne revenez pas en arrière et ne reconsolidez pas, puis vous ne le découvrez pas avant qu'il ne soit trop tard ou que le Directeur financier ne s'en aperçoive. Avec FloQast, nous sommes certains que cela n'arrivera pas".

Sonya a déclaré qu'elle appréciait la confiance que FloQast lui donnait dans la communication et la transparence de l'équipe.

"Je pense qu'il donne une visibilité en temps réel sur les changements d'éléments lorsque les choses sont déséquilibrées", a-t-elle déclaré. "J'apprécie que FloQast m'alerte si quelque chose ne va pas. Ou si quelqu'un a répondu à ma note d'évaluation, je peux y retourner. Alors que dans Google Sheets, lorsque vous laissez une note, vous devez faire un suivi par courriel. FloQast me fait gagner beaucoup de temps et me donne l'assurance que la réconciliation finale que j'ai signée est vraie et exacte.