Was sind Financial Shared Services?

Seit Mitte der 80er Jahre nutzen Ford, Whirlpool, Intel, General Electric und viele andere große Unternehmen erfolgreich Shared Service Center, um Kosten zu senken und interne Abläufe zu optimieren. Allein durch die Standardisierung, Konsolidierung und Neugestaltung ihrer Backoffice-Abläufe erlangten diese Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil, der bis heute anhält. Heute nutzen etwa 80% der Fortune-500-Unternehmen gemeinsam genutzte Finanzdienstleistungszentren, und durch den Ausbau der Standardisierung Automatisierung der Finanzen, und KI, sie bringen Shared Services auf das nächste Level an Effizienz und Kosteneinsparungen.

Was sind Financial Shared Services?

Im Rahmen des Shared Services Center (SSC) -Modells werden Backoffice-Abläufe mit geringem Wert an einem zentralen Ort konsolidiert und an den Rest des Unternehmens zurückverkauft. Dadurch werden die Redundanzen beseitigt, die mit der Verwaltung von A/P, Gehaltsabrechnung, Personalwesen und Einkauf in jeder einzelnen Geschäftseinheit oder jedem Land verbunden sind.

Dies ist nicht zu verwechseln mit Zentralisierung, die ein weiteres Maß an Bürokratie erzwingen und Innovationen behindern kann. Vielmehr dient ein Financial Shared Services Center als unabhängiger Dienstleister innerhalb einer Organisation. Als unabhängige Dienstleister werden SSCs gemäß den vertraglichen Vereinbarungen mit den anderen Geschäftsbereichen ihrer Organisationen durch Nutzungsgebühren finanziert.

Was ist in Shared Services enthalten?

Die Arten von Aufgaben, die für SSCs am besten geeignet sind, sind solche, die in den verschiedenen Geschäftsbereichen ähnlich sind und die für die Gesamtstrategie des Unternehmens nicht entscheidend sind. Traditionell wurden SSCs eingesetzt, um dateneingabeintensive Aufgaben wie die Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung, der Debitorenbuchhaltung, der Hauptbuchhaltung und anderer geringwertiger Transaktionsdienste zu erledigen. Wie das folgende Diagramm aus dem ausgezeichneten Shared Services Handbook von Deloitte zeigt, können einige Teile eines durchgängigen Prozesses, wie z. B. die Beschaffung bis zur Bezahlung, von einer lokalen Geschäftseinheit initiiert und dann zwischen dem SSC und der lokalen Geschäftseinheit hin und her weitergegeben werden:

Dank robotergestützter Prozessautomatisierung, KI und Cloud Computing übernehmen SSCs jedoch zunehmend komplette Ende-zu-Ende-Prozesse und bieten nicht nur Transaktionsaufgaben an, sondern bieten auch Supportdienste auf höherer Ebene an. Dies gibt den Finanzteams der verschiedenen Geschäftsbereiche die nötige Bandbreite, um sich stärker auf strategische Arbeiten wie FP&A, Budgetierung und Datenanalyse zu konzentrieren.

Was ist ein Shared Services-Betriebsmodell?

Was mich fasziniert, ist die enorme Vielfalt der Betriebsmodelle, die von verschiedenen Shared-Services-Organisationen verwendet werden, und wie diese einen unternehmerischen Ansatz betonen. Einige verwenden ein Captive-Modell, bei dem ein dedizierter SSC bestimmte Dienste bereitstellt. Am anderen Ende des Spektrums befindet sich ein vollständiges Outsourcing-Modell, bei dem ein Geschäftsprozess-Outsourcer eingesetzt wird. Viele Unternehmen verwenden einen hybriden Ansatz und verwenden für einige Geschäftsprozesse ein SSC und für andere Prozesse einen Outsourcing-Anbieter.

Einige Unternehmen bauen zunächst ein SSC auf und automatisieren dann diese Prozesse oder lagern sie an andere Dienstleister aus. SSCs können sich vor der Küste an kostengünstigen Standorten wie Indien oder Rumänien befinden oder in Hochlohnländern wie den USA tätig sein. Die Geschäftsprozesse selbst können von der Verarbeitung geringwertiger Transaktionen bis hin zu höherwertigen Dienstleistungen wie Budgetierung oder Datenanalyse reichen.

Da die Nachfrage nach Dienstleistungen von Monat zu Monat schwanken kann und sich die Bedürfnisse der Interessengruppen im Laufe der Zeit ändern können, ist die Entwicklung eines effektiven Verwaltungsmodells unerlässlich. Diese definieren, wie das Finance Shared Service Center, die Finanzteams der Geschäftsbereiche und der Hauptsitz zusammenarbeiten, sodass sich alle auf dieselben strategischen Gesamtziele konzentrieren. Effektive Verwaltungsmodelle beinhalten Maßnahmen zur Rechenschaftspflicht für alle Parteien und ermöglichen es, dass sich die Vereinbarung im Laufe der Zeit weiterentwickelt.

Vertragliche Vereinbarungen, sogenannte Service Level Agreements (SLAs), sind in der Regel ein zentrales Element von Governance-Modellen. Diese spezifizieren den Umfang der zu erbringenden Dienstleistungen, den Preis und in der Regel auch die erwarteten Zeit- und Qualitätsmetriken.

Governance-Modelle können auch Global Process Owners (GPO) einbeziehen. Ein GPO übernimmt die Verantwortung für den gesamten End-to-End-Prozess einer Organisation. Die Beauftragung einer Person mit der Überwachung eines Prozesses ermöglicht es, diesen Prozess zu optimieren und sicherzustellen, dass alle in Bezug auf diesen Prozess getroffenen Entscheidungen mit den Gesamtzielen und der Strategie der Organisation übereinstimmen. Sie dienen als Ansprechpartner für die Verbesserung der Integration dieses bestimmten Prozesses mit allen Geschäftsbereichen.

Warum scheitern Shared Services?

Schlechte Planung Der Hauptgrund, warum SSC-Initiativen scheitern, ist eine unzureichende Planung. Die Entwicklung eines neuen SSC oder die Erweiterung des Geltungsbereichs eines bestehenden SSC ist eine enorme und disruptive Veränderung, die sich in der gesamten Organisation bemerkbar machen wird. Zumindest muss das Design detailliert spezifizieren, wer was tun wird, wo und wie sie es tun werden.

Unzureichende Ressourcen Von den Personen, die mit der Planung und Leitung eines neuen SSC beauftragt sind, kann nicht erwartet werden, dass sie dieses Projekt zusätzlich zu ihren üblichen Aufgaben übernehmen. Möglicherweise ist vorübergehender Personalwechsel erforderlich. Interessenvertreter der verschiedenen Geschäftsbereiche, die mit dem SSC zusammenarbeiten werden, müssen in den Planungsprozess einbezogen werden, um sicherzustellen, dass ihre Bedenken berücksichtigt werden.

Fehlendes Benchmarking Ein wesentlicher Bestandteil der Planung ist das Verständnis des aktuellen Status Quo. Wenn der aktuelle Betrieb nicht in Bezug auf Leistung, Mitarbeiterzahl und Kosten verglichen wird, ist es unmöglich, die durch die Konsolidierung der Prozesse erzielten Effizienzgewinne zu messen. Während der Implementierung und Weiterentwicklung des SSC wird eine Konzentration auf die kontinuierliche Verbesserung der Kennzahlen dessen langfristige Tragfähigkeit sicherstellen. Die Kostensenkung muss jedoch gegen die Qualität der Dienstleistungen für die Geschäftsbereiche abgewogen werden.

Widerstand gegen Veränderungen Ein weiterer wichtiger Grund für das Scheitern von Shared Services ist der fehlende Umgang mit dem Widerstand gegen Veränderungen. Da Arbeitsplätze abgebaut werden oder sich ändern könnten, muss die Personalabteilung während der gesamten Planung und Umsetzung eine aktive Rolle spielen. Für eine Shared-Service-Initiative im Finanzbereich ist es von entscheidender Bedeutung, die Unterstützung von Finanzcontrollern und CFOs aller Geschäftsbereiche zu erhalten. Sie sind möglicherweise nicht bereit, die Kontrolle abzugeben, und sie werden Unterstützung benötigen, um alle Änderungen ihrer Rollen zu bewältigen.

Schlechte Kommunikation Überkommunikation ist unmöglich, aber Unterkommunikation ist tödlich. Die Einrichtung eines Helpdesks zur Beantwortung von Fragen und zur Sicherstellung, dass Synergien berücksichtigt werden und dass alle Bedenken berücksichtigt werden, kann dazu beitragen, viele der Ängste zu zerstreuen, die die Menschen vor Veränderungen haben werden. Die Kommunikation muss während des gesamten Bestehens des SSC fortgeführt werden, um sicherzustellen, dass es auch weiterhin den Bedürfnissen der Geschäftsbereiche gerecht wird, auch wenn sich beide Seiten weiterentwickeln.

Was sind die Vor- und Nachteile von Shared Services?

Der größte Vorteil von Shared Services sind natürlich die Kosteneinsparungen durch die Reduzierung von Redundanzen im Backoffice-Betrieb. Laut der Umfrage von Deloitte zu Shared Services aus dem Jahr 2019 erreichten 45% der Befragten eine Reduzierung der Mitarbeiterzahl um mindestens 10%. Mehr als die Hälfte der Unternehmen berichtete von Kosteneinsparungen von mindestens 15% aufgrund der Produktivitätssteigerung. Die Planung und Implementierung eines neuen SSC ist zwar kostspielig, doch 80% hatten sich innerhalb von 3 Jahren amortisiert, und 50% erreichten innerhalb von 2 Jahren die Gewinnschwelle.

Unternehmen profitieren auch von einer verbesserten betrieblichen Effizienz, da alle Geschäftsbereiche dieselben Finanzprozesse befolgen müssen, um erfolgreich mit dem SSC kommunizieren zu können. Verbesserungen bei der Transaktionsverarbeitung bedeuten bessere und aktuellere Daten für die Entscheidungsfindung. Und wie oben erwähnt, kann der Aufbau eines SSC als Sprungbrett für den verstärkten Einsatz von robotergestützter Prozessautomatisierung und KI dienen.

Für globale Unternehmen können SSCs jedoch ein Compliance-Problem darstellen. Länder haben unterschiedliche Versionen von GAAP und können sehr unterschiedliche Gesetze, Vorschriften, Steuerstrukturen und Währungen haben. Es kann eine Herausforderung sein, über Zeitzonen, Länder und Sprachen hinweg zu arbeiten.

Die Technologie ist möglicherweise nicht zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen kompatibel, was dann kostspielige Upgrades erforderlich machen kann, um alle auf dieselbe Plattform zu bringen. Die Umstellung auf ein Shared-Services-Modell kann sich potenziell auf die Hälfte oder mehr der Mitarbeiter und die Art und Weise, wie sie ihre Arbeit erledigen, auswirken, sodass umfangreiche Umschulungen erforderlich sein können. Und wenn in dem Gebiet, in dem sich das SSC befindet, eine größere Katastrophe eintritt, kann dies die gesamte Organisation lähmen.

Wie sieht die Zukunft von Shared Services aus?

Für viele Unternehmen ist die Zukunft der Shared Services da. Laut der Umfrage von Deloitte zu Shared Services aus dem Jahr 2019 „sind und werden SSC-Organisationen zunehmend globaler, komplexer und digitaler, da sie bestrebt sind, flexible und effiziente Dienstleistungen, einen besseren Kundenservice und wirkungsvolle Geschäftsergebnisse anzubieten“. Sie bewegen sich schnell von der einfachen Bearbeitung von Bestellungen und Transaktionen hin zur Wertschöpfung mit übergeordneten Unternehmensdienstleistungen.

Technologische Fortschritte wie Cloud Computing, 5G-Netzwerke und Single-Instance-ERPs werden es Unternehmen ermöglichen, SSCs dort einzurichten, wo sich die Talente befinden. Außerdem werden die Talente in diesen Regionen dank der Unterstützung der lokalen Behörden für die Ausbildung immer ausgefeilter.

Mit Cloud-ERPs erfordert der Aufbau eines neuen SSC keine Investitionen mehr in ein teures Rechenzentrum und eine teure Infrastruktur. Es ermöglicht auch die Entwicklung virtueller SSCs, was bedeutet, dass Talente von überall auf der Welt kommen können.

Fortschritte in den Bereichen KI und RPA bedeuten, dass mehr Aufgaben allein von Maschinen erledigt werden können. Ein aktueller Bericht der Weltwirtschaftsforum geht davon aus, dass bis 2025 Maschinen und Menschen in allen Berufen gleich viele Stunden arbeiten werden. Für SSCs bedeutet dies, dass die Mitarbeiterzahl — und damit die Kosten — weiter sinken werden.

Was mich an der Konvergenz all dieser Veränderungen begeistert, ist die zunehmende Fähigkeit von Buchhaltern, strategisch vorzugehen und Innovationen in ihren Organisationen voranzutreiben, anstatt sich auf die Transaktionsbuchhaltung zu beschränken. Die Implementierung eines SSC bedeutet, dass alle Teile einer Organisation mit Prozessen und Systemen auf derselben Wellenlänge sein müssen. Das Hinzufügen von mehr Automatisierung auf SSC-Ebene verbessert die Genauigkeit und Effizienz. All das bedeutet, dass CFOs und wirklich alle, die mit der Finanzfunktion verbunden sind, schneller und einfacher über bessere Zahlen verfügen werden. Wer kann dazu nein sagen?