Kundengeschichten
VelocityEHS: FloQast rationalisiert Prozesse und macht unser Team glücklicher
Kunden schwärmen von der Zeit, die sie mit FloQast sparen, aber Zeit ist nicht der einzige Vorteil, von dem wir hören.
Kürzlich beschrieben Krissi Paczolt und Victoria Lett vom Chicagoer Softwareunternehmen VelocityEHS, wie sich FloQast seit der Implementierung auf ihr Buchhaltungsteam ausgewirkt hat.
"Früher gab es keine Möglichkeit, den Überblick darüber zu behalten, welche Aufgaben mir zugewiesen waren oder wann meine Aufgaben jemand anderem zugewiesen wurden", so Lett. "Jetzt kann ich ganz einfach eine Liste meiner Aufgaben abrufen. Ich gehe zufriedener nach Hause. Ich bin nicht mehr gestresst."
Ein wachsendes Team mit riesigem Volumen braucht einen besseren Prozess
Das 16-köpfige Team von VelocityEHS bearbeitet jeden Monat ein großes Volumen an Rechnungen - mindestens 1.100. Aus diesem Grund müssen mehrere Teammitglieder beim Monatsabschluss helfen. Doch ein manueller Prozess, der auf Tabellenkalkulationen auf einem gemeinsam genutzten Laufwerk basierte, richtete großen Schaden an. Es wurden mehrere, sich widersprechende Dateien erstellt, und Paczolt, Leiter der Buchhaltung bei VelocityEHS, musste jeden Monat Zeit aufwenden, um das Chaos zu ordnen.
Erschwerend kam hinzu, dass VelocityEHS als Tochtergesellschaft eines börsennotierten Unternehmens dem Sarbanes-Oxley Act (SOX) unterliegt. Der manuelle Prozess ließ sich nicht gut mit den SOX-Kontrollen vereinbaren.
"Der Prozess war langwierig", so Lett. "Und wenn es eine Note gab, konnte man sie nicht erkennen - es gab keine Koordination oder Zusammenarbeit."
VelocityEHS verkürzt Geschäftsabschluss um vier Arbeitstage
Um diese Herausforderungen zu bewältigen und eine nachhaltigere Lösung zu finden, entschied sich das Team für FloQast.
"Wir waren innerhalb von vier Wochen einsatzbereit", sagt Paczolt, "die Implementierung verlief reibungslos."
Nach Abschluss der Implementierung standen mehr Mitarbeiter für den Abschlussprozess zur Verfügung, so dass die Hindernisse beseitigt wurden, die den Prozess zuvor aufgehalten hatten. Dadurch konnte die Abschlusszeit um vier Arbeitstage verkürzt werden.
"Es gibt nicht mehr ganz so viele Engpässe", fügte Paczolt hinzu. "Der Einsatz von FloQast hat uns geholfen, die verbleibenden Engpässe zu identifizieren und die Gründe dafür zu ermitteln."
Laut Paczolt hat FloQast dem Team geholfen, die verbleibenden Engpässe zu erkennen und sie gemeinsam zu lösen, bevor sie sich selbst verstärken können.
"Eine meiner Lieblingsfunktionen ist, dass ich E-Mails erhalte, wenn die Abgleiche nicht ausgeglichen sind, was mich beruhigt", sagt sie. "Ich muss mich nicht um Anpassungen in letzter Minute kümmern.
Ein glücklicheres Team mit weniger Stress
Einer der wichtigsten Vorteile der Verwendung von FloQast ist der Abbau von Stress.
Durch die Schaffung eines organisierten Prozesses hat jeder einen genauen Überblick darüber, welche Aufgaben ihm zugewiesen sind, und die Person, die den Abschlussprozess verwaltet, kann auf einen Blick sehen, welche Konten abgeschlossen sind und welche offen bleiben. Die Teammitglieder wissen genau, was sie an einem bestimmten Tag zu tun haben, so dass sie ihre Arbeit planen können, ohne sich zu fragen, ob sie etwas übersehen haben.
"Keine Besprechungen mehr, um herauszufinden, wer was zugewiesen bekommen hat", erklärte Lett.
Aufgrund ihrer Erfahrungen mit FloQast ist Paczolt zu einer inoffiziellen Botschafterin der Marke geworden.
"Ich empfehle FloQast auf jeden Fall anderen Unternehmen - ich mache das ständig", sagt sie. "Ich erzähle ihnen von den Vorteilen: Man weiß, wenn die Konten nicht ausgeglichen sind, und man kann einen Überblick über den Stand des Monatsabschlusses erhalten."
