VelocityEHS: FloQast optimiert Prozesse und macht unser Team glücklicher

https://www.youtube.com/watch?v=yVcSbyUy0gYCustomers schwärmen von der Zeit, die sie mit FloqAST sparen, aber Zeit ist nicht der einzige Vorteil, von dem wir hören. Kürzlich haben Krissi Paczolt und Victoria Lett vom in Chicago ansässigen Softwareunternehmen VelocityEHS detailliert beschrieben, welche Auswirkungen FloqAST seit der Implementierung auf ihr Buchhaltungsteam hatte. „Bisher gab es keine Möglichkeit, den Überblick darüber zu behalten, welche Aufgaben mir zugewiesen wurden oder wann meine Aufgaben einer anderen Person zugewiesen wurden“, so Lett. „Jetzt kann ich ganz einfach eine Liste meiner Aufgaben aufrufen. Ich gehe glücklicher nach Hause. Ich bin nicht mehr gestresst.“

Ein wachsendes Team mit großem Volumen braucht einen besseren Prozess

Das 16-köpfige Team von VelocityEHS bearbeitet jeden Monat ein großes Rechnungsvolumen — mindestens 1.100. Aus diesem Grund müssen mehrere Teammitglieder beim Monatsabschluss helfen. Aber ein manueller Prozess, der auf Tabellenkalkulationen beruhte, die auf einem gemeinsam genutzten Laufwerk gespeichert waren, richtete Chaos an. Es wurden mehrere widersprüchliche Dateien erstellt, und Paczolt, Accounting Manager bei VelocityEHS, musste jeden Monat Zeit damit verbringen, das Chaos zu organisieren. Erschwerend kam hinzu, dass VelocityEHS als Tochtergesellschaft einer Aktiengesellschaft dem Sarbanes-Oxley Act (SOX) unterliegt. Der manuelle Prozess funktionierte mit ihren SOX-Steuerelementen nicht gut. „Der Prozess war lang“, sagte Lett. „Und wenn es eine Notiz gab, konnte man nicht erkennen, dass sie da war — es gab keine Koordination oder Zusammenarbeit.“

VelocityEHS verkürzt den Geschäftsschluss um vier Arbeitstage

Um diesen Herausforderungen zu begegnen und einen nachhaltigeren Abschluss zu erreichen, entschied sich das Team für FloQast. „Wir waren innerhalb von vier Wochen einsatzbereit“, so Paczolt. „Die Implementierung verlief reibungslos.“ Nach Abschluss der Implementierung standen mehr Mitarbeiter zur Verfügung, um beim Abschlussprozess zu helfen, sodass Hindernisse beseitigt wurden, die sie zuvor gebremst hatten. Dies half ihnen, die Abschlusszeit um vier Arbeitstage zu verkürzen. „Es gibt nicht mehr ganz so viele Engpässe“, fügte Paczolt hinzu. „Die Verwendung von FloQast hat uns dabei geholfen, die verbleibenden Engpässe zu identifizieren und herauszufinden, warum.“ Laut Paczolt hat FloQast dem Team geholfen, die verbleibenden Engpässe zu identifizieren und gemeinsam daran zu arbeiten, sie zu lösen, bevor sie sich verschlimmern können. „Eine meiner Lieblingsfunktionen ist es, E-Mails zu erhalten, wenn die Abstimmungen aus dem Gleichgewicht geraten, was mir Sicherheit gibt“, sagte sie. „Ich muss mir keine Gedanken über Anpassungen in letzter Minute machen.“

Ein glücklicheres Team mit weniger Stress

Einer der wirkungsvollsten Vorteile der Verwendung von FloQast ist, dass es Stress reduziert. Durch die Erstellung eines organisierten Prozesses hat jeder eine genaue Übersicht darüber, welche Aufgaben ihm zugewiesen sind, und die Person, die den Abschlussprozess leitet, kann auf einen Blick sehen, welche Konten geschlossen sind und welche offen bleiben. Die Teammitglieder wissen genau, was sie an einem bestimmten Tag tun müssen, sodass sie ihre Arbeit planen können, ohne sich zu fragen, ob ihnen etwas fehlt. „Keine Meetings mehr, in denen versucht wird, herauszufinden, wem was zugewiesen wurde“, rief Lett aus. Aufgrund ihrer Erfahrung mit FloQast wurde Paczolt zu einer inoffiziellen Verkünderin der Marke. „Ich empfehle FloQast auf jeden Fall anderen Unternehmen — ich mache das ständig“, sagte sie. „Ich erzähle ihnen von den Vorteilen: Sie wissen, wann Ihre Konten aus dem Gleichgewicht geraten sind, und Sie können sich einen Überblick darüber verschaffen, wo Sie sich im Monatsabschluss befinden.“