Buchhaltung
Versagende interne Kontrollen: Die hohen Kosten einer mangelhaften Compliance
Über den Autor: Katie Thomas, CPA, ist Autorin von Inhalten, 2021 & 2022 40 under 40 CPA Practice Advisor, Top 50 Women in Accounting und Inhaberin von Leaders Online, wo sie Fachleuten aus dem Bereich Rechnungswesen dabei hilft, ihre Wirkung, ihren Einfluss und ihr Einkommen durch Thought Leadership und digitales Marketing zu steigern. Besuchen Sie Leaders Online oder verbinden Sie sich mit ihr auf LinkedIn, um mit Katie in Kontakt zu treten.
Ein effektives Kontrollumfeld und ein effektives Managementprogramm sind für jede Organisation, unabhängig von ihrer Größe, unerlässlich, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten, Risiken zu minimieren und organisatorische Spitzenleistungen zu fördern. Angesichts der sich ständig ändernden Gesetze, der sich ständig ausweitenden Vorschriften und der unbeständigen Märkte ist ein flexibles und reaktionsschnelles Kontrollprogramm unerlässlich, um diese Veränderungen zu bewältigen.
Eine unzureichende Einhaltung der Vorschriften führt zu einer Fülle von unerwünschten Folgen, von denen einige zu nennen sind:
- Höhere Kosten
- Bußgelder und Strafen
- Interne Ineffizienzen
- Verlorenes Vertrauen der Stakeholder
- Verschlechterung der Unternehmensbewertung
- Schädigung von Marke und Ruf des Unternehmens
Den heutigen manuellen Kontrollprogrammen mangelt es oft an Transparenz und Flexibilität, um sich an schnelle Veränderungen im Kontrollumfeld des Unternehmens anzupassen. Aufsichtsbehörden und Gesetzgeber erwarten von den Unternehmen eine weitaus größere Flexibilität, als dies lange Zeit der Fall war.
Einige Probleme müssen angegangen werden, um die Erwartungen an die Einhaltung von Vorschriften und Kontrollen zu erfüllen, und es gibt keinen besseren Zeitpunkt als jetzt, um Ineffizienzen zu beseitigen. Dabei müssen jedoch große Herausforderungen bewältigt werden, um Effizienz zu erreichen.
Ihr Aufwand für die Einhaltung von Vorschriften nimmt zu
Heutzutage sehen sich Unternehmen mit einer erheblichen Erweiterung ihres Compliance-Rahmens konfrontiert, da sie aufgrund sich ständig ändernder Gesetze, Vorschriften und Richtlinien mehr Maßnahmen ergreifen müssen. Jede neue Maßnahme erhöht die Kosten und die Komplexität der Compliance und stellt eine wachsende Herausforderung für Unternehmen dar, die ohnehin schon mit Problemen zu kämpfen haben:
- Personalknappheit
- Unzureichende Sichtbarkeit und Koordination in der gesamten Compliance-Landschaft
- Manuelle Prozesse, Dokumentation und Berichterstattung
- Veraltete Technologie und unzusammenhängende Lösungen
- Konkurrierende Initiativen zur digitalen Transformation und zur Minderung von Marktrisiken
Die Einführung eines Compliance-Programms ist ein wichtiger erster Schritt. Ad-hoc-Compliance-Programme bereiten den Unternehmen jedoch eine Vielzahl von organisatorischen Problemen und sind ausgesprochen kostspielig. Es wurde festgestellt, dass die Kosten für die Einhaltung von Vorschriften bis zu 10.000 Dollar pro Mitarbeiter betragen können.
Die Compliance-Landschaft ist umfangreich und entwickelt sich ständig weiter
Die Compliance-Landschaft ist groß und komplex - zu komplex, als dass jeder alles wissen könnte. Externe Prüfer sind hilfreich, aber die Unternehmen können sich nicht darauf verlassen, dass sie alles finden.
Das Problem wird noch dadurch verschärft, dass sich die Einhaltung der Vorschriften ständig weiterentwickelt. Prozesse und Verfahren, die heute funktionieren, können im nächsten Quartal oder im nächsten Jahr nicht mehr funktionieren. Unternehmen, die es versäumen, sich an diese Veränderungen anzupassen, sehen sich schnell mit zunehmender Ineffizienz und fehlerhaften Prozessen konfrontiert.
Die Kosten einer mangelhaften Compliance sind zu hoch, um sie zu ignorieren
Die Kosten der Einhaltung von Vorschriften sind für Unternehmen hoch und steigen weiter an. Die Kosten einer mangelhaften Einhaltung sind jedoch noch höher. Es wurde festgestellt, dass die durchschnittlichen Kosten eines Verstoßes gegen die Vorschriften 4 Millionen Dollar oder mehr betragen.
Einem Bericht von Glass Lewis zufolge fielen die Aktienkurse 60 Tage, nachdem Unternehmen eine wesentliche Schwachstelle gemeldet hatten, um 4,06 Prozent.
Pathlock erklärte, dass Unternehmen, die eine wesentliche Schwachstelle meldeten, in den nächsten 12 Monaten einen Verlust von bis zu 19 % des Aktienkurses hinnehmen mussten.
Obwohl der Aufwand für die Einhaltung der Vorschriften zunimmt, haben die Unternehmen kaum eine andere Wahl, als sich anzuschließen und sich den Veränderungen anzupassen. Die Alternative - auch bekannt als mangelhafte Einhaltung der Vorschriften - ist viel kostspieliger.
Compliance-Programme sind schwierig
Unternehmen, die Programme zur Einhaltung von Vorschriften zusammenschustern, haben vielleicht das Gefühl, dass sie das Problem gelöst haben, aber das ist nicht immer der Fall.
Kürzlich durchgeführte Marktforschungen von FloQast haben ergeben, dass das Wissen über die Einhaltung von Vorschriften erstaunlich gering ist. Mit anderen Worten: Diejenigen, die diese Programme durchführen, haben nicht unbedingt ein großes Wissen über Compliance-Themen. Dieses Ergebnis überrascht mich nicht. Als ich selbst in der Rechnungsprüfung tätig war, wurde ich oft gebeten, Kontrolltests durchzuführen, ohne dass mir erklärt wurde, warum ich solche Tests durchführte. Wäre ich nicht neugierig gewesen und hätte nach dem Grund für diese Tests geforscht, hätte ich Tests durchgeführt, ohne zu wissen, warum sie wichtig waren.
Es versteht sich von selbst, dass mangelnde Compliance-Kenntnisse die Umsetzung und Anwendung von Compliance-Programmen erschweren können.
Überwindung der Compliance-Belastung durch Kontrollen, Bilanzen und Systeme
Der Bedarf an angemessenen Kontrollen wird nicht verschwinden. Wenn ein Unternehmen weiter wächst, steigen auch die Kosten für die Verwaltung von Kontrollen im Zusammenhang mit SOX, ESG, IT-Sicherheit, Betrug und mehr. Ineffizienzen bei der Einhaltung von Vorschriften sollten am besten jetzt angegangen werden, insbesondere in der aktuellen Situation, in der, wie bereits erwähnt, viele Unternehmen mit begrenzten Budgets und Teams konfrontiert sind.
Wie lautet also die Antwort?
Ein großer Teil des Aufwands für die Einhaltung der Vorschriften kann durch die Nutzung automatisierter Lösungen und geeigneter Technologien verringert werden. Wenn Ihr Unternehmen weiter wächst, sollte die Technologie skalierbar sein, um bestehende und zukünftige Anforderungen zu erfüllen. Die richtige Automatisierung und Technologie spart Unternehmen Zeit und Geld, da sie die Transparenz und Effizienz steigert.
Flexibilität und Verknüpfung sind etwas, was Software bieten kann, was manuelle Prozesse nicht können. Oft gibt es in den Arbeitsabläufen von Unternehmen, die für die Einhaltung von Vorschriften und die Kontrolle verantwortlich sind, eine anhaltende Unterbrechung.
Fortschrittliche Workflow-Lösungen können die Kontrolle und die Einhaltung von Vorschriften verbessern, die Kosten senken und die Effizienz von Audits mit Funktionen zur kontinuierlichen Überwachung von Kontrollen, PBC-Automatisierung und vielem mehr sicherstellen.
Ein guter Ausgangspunkt ist die Überprüfung Ihrer derzeitigen Arbeitsabläufe und Kontrollen. Halten Sie genau Ausschau nach Möglichkeiten, wie Sie Compliance-Kontrollen in kritische Geschäftsprozesse wie den Jahresabschluss, die Gehaltsabrechnung und die Finanzberichterstattung einbinden können. Geringfügige Änderungen, die Sie heute vornehmen, können sich in der Zukunft sehr bezahlt machen.
Effiziente Kontrollprogramme zahlen sich kurz- und langfristig aus
Pre-IPOs und große börsennotierte Unternehmen können die Vorteile effizienter, automatisierter Kontrollprogramme nutzen. Die Verbesserung der Effizienz und die Nutzung automatisierter Lösungen bietet Unternehmen:
- Organisatorische Agilität: Mit den richtigen Kontrollprogrammen können Unternehmen schnell auf die sich ständig verändernde Geschäftslandschaft reagieren und sich sicher durch das Unbekannte bewegen.
- Zufriedenheit der Anleger: Pre-IPOs, die vor dem Börsengang auf Investorengelder angewiesen sind, brauchen das Vertrauen der Anleger, um voranzukommen. Strenge und effiziente Kontrollprogramme ermutigen zu Investitionen und tragen dazu bei, mögliche Ängste durch eine zuverlässige Finanzberichterstattung abzubauen. Auch bei börsennotierten Unternehmen wollen die Anleger wissen, dass sie den Finanzberichten vertrauen können, und gleichzeitig darauf vertrauen, dass das Unternehmen in der Lage ist, sowohl auf Chancen als auch auf Herausforderungen zu reagieren, die sich möglicherweise am Horizont abzeichnen.
- Finanzielle Risikominderung: Kontrollen sparen Unternehmen Geld, da sie das Risiko von Bußgeldern und Strafen verringern. Die Einhaltung von Vorschriften und Gesetzesänderungen ist einfacher, wenn die richtigen Systeme vorhanden sind, die sich leicht an neue Anforderungen oder Änderungen anpassen lassen. Darüber hinaus tragen angemessene Kontrollen dazu bei, das Risiko von Fehlern und Betrug zu verringern, die beide für ein Unternehmen tödlich sein können.
- Bessere Entscheidungsfindung: Wenn es Fehler bei der Einhaltung der Vorschriften und Ineffizienzen gibt, können Entscheidungen schnell zu kostspieligen Fehlern führen. Zuverlässige und genaue Informationen, die durch eine strenge Compliance-Kontrolle bereitgestellt werden, verbessern die Entscheidungsfindung und verringern diese Risiken.
- Transparenz: Transparenz und Vertrauen der Stakeholder sind entscheidend für einen erfolgreichen Börsengang und für börsennotierte Unternehmen. Kontrollprogramme bieten ein hohes Maß an Unternehmenstransparenz und helfen Ihnen, das Vertrauen der Anleger zu gewinnen, indem sie Daten über Ihre Tätigkeiten liefern. Ein verbessertes öffentliches Image ist ebenfalls eine Folge von Transparenz und Rechenschaftspflicht.
- Glücklichere Fachkräfte: Da Fachkräfte mit weniger manuellen und sich wiederholenden Arbeiten betraut werden, können sie sich auf höherwertige und lohnendere Aufgaben konzentrieren.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass geeignete Kontrollprogramme Unternehmen stärken und das Risiko von Betrug und Fehlern verringern, während sie gleichzeitig die Effizienz, die Einhaltung von Vorschriften und das Vertrauen des Marktes verbessern. Es gibt keinen besseren Zeitpunkt als jetzt, um die richtige Technologie und Automatisierung zu implementieren, um Ihre aktuelle Kontrollumgebung zu verbessern. Dies kann Ihnen helfen, die steigenden Kosten für die Einhaltung von Vorschriften zu senken, den Fachkräftemangel zu überwinden und die nötige Transparenz über Ihre Compliance-Programme zu schaffen.
