Strategien für ein effektives Zeitmanagement
Accounting

Behalten Sie die Kontrolle: Strategien für effektives Zeitmanagement

Über den Autor : Katie Thomas, CPA, ist Autorin von Inhalten, 2021 & 2022 40 under 40 CPA Practice Advisor, Top 50 Women in Accounting und Inhaberin von Leaders Online, wo sie Fachleuten aus dem Bereich Rechnungswesen dabei hilft, ihre Wirkung, ihren Einfluss und ihr Einkommen durch Thought Leadership und digitales Marketing zu steigern. Besuchen Sie Leaders Online oder verbinden Sie sich mit ihr auf LinkedIn, um mit Katie in Kontakt zu treten.

Als Buchhalter lieben wir es, organisiert zu sein. Aber selbst wenn man einen Zeitplan und eine Aufgabenliste hat, kann man das Gefühl haben, dass der Tag nicht genug Stunden hat, um alles zu erledigen.

Ein gutes Zeitmanagement kann Ihnen helfen, mehr zu erledigen. Wenn Sie jeden Tag nur zehn Minuten Zeit einplanen, können Sie bis zu zwei Stunden vergeudete Zeit einsparen. Aber wo soll man anfangen?

Zeitmanagement ist etwas, das ich im Laufe meiner Jahre als Accountant, CPA und Geschäftsinhaber immer weiter verbessert habe. Ich habe viele Dinge ausprobiert, von denen einige sehr erfolgreich waren, andere wiederum nicht so sehr. Heute werde ich meine effektivsten Zeitmanagement-Strategien vorstellen, die Sie und Ihr Team anwenden können, um die Produktivität zu steigern und sich weniger überwältigt zu fühlen.

Behalten Sie den Überblick über Ihren Zeitplan

Um Ihre Zeit besser zu verwalten, müssen Sie wissen, wofür Sie sie aufwenden müssen. Mit anderen Worten: Sie müssen Ihren Zeitplan im Auge behalten. 

Wie können Sie das tun?

  • Führen Sie wöchentliche Übersichten über die kommende Woche durch, damit Sie wissen, was auf Sie zukommt.
  • Erstellen Sie jeden Abend eine nach Prioritäten geordnete Aufgabenliste für den nächsten Tag.

Wenn Sie einen Überblick über die vor Ihnen liegende Woche haben, fällt es Ihnen viel leichter, die Aufgaben in tägliche To-Do-Listen aufzuteilen. Außerdem wird so sichergestellt, dass Sie die wichtigsten Aufgaben frühzeitig in Angriff nehmen und Ihr Arbeitspensum gleichmäßig (oder so gleichmäßig wie möglich) über die Woche verteilen. Achten Sie dabei darauf, dass Sie in Ihrem Kalender Leerstellen einplanen. Diese Zeit ist wichtig, denn wie wir alle wissen, verlaufen die Dinge nie wie geplant, und Sie wollen Zeit für das Unerwartete lassen. 

Es ist wichtig, daran zu denken, dass jeder Mensch anders ist, und dies ist nur eine allgemeine Empfehlung. Es kann sein, dass Sie mehrere Wochen oder Monate vorausschauen müssen, um Ihren Zeitplan besser planen zu können, und das ist auch in Ordnung. Ziel ist es, den Überblick über Ihren Zeitplan zu behalten, damit Sie Ihr Arbeitspensum besser bewältigen können, ohne überfordert oder ausgebrannt zu sein.

Ich stelle mir die Planung meines Terminkalenders ähnlich vor wie die Planung eines Urlaubs. Wenn man bei der Urlaubsplanung zu viele Dinge für jeden Tag einplant, ist man am Ende gestresst und kommt nicht zu allem. Wenn man sich jedoch nichts vornimmt, springt man im Urlaub oft wahllos von einer Aktivität zur nächsten. Stattdessen ist es wichtig, sich auf ein oder zwei Dinge (höchstens) für den Tag zu konzentrieren. So haben Sie einen Anker und einen Schwerpunkt, aber auch genügend Flexibilität, um etwas zu unternehmen. Das Gleiche gilt auch für die Arbeitszeiten.

Planen Sie Ihren Tag

Es sollte selbstverständlich sein, dass Sie Ihren Tag planen müssen. Aber es kommt darauf an, wie Sie Ihren Tag planen. 

Wenn Sie Ihre Aufgabenliste für den nächsten Tag erstellen, schauen Sie sich jede Aufgabe genauer an und fragen Sie:

  • Muss das jetzt sofort erledigt werden?
  • Muss diese Aufgabe von mir erledigt werden?
  • Ist dies überhaupt notwendig?

Anhand Ihrer Antworten können Sie Ihre arbeitsbezogenen Aufgaben wie folgt priorisieren:

  • Für Aufgaben, die wichtig und dringend sind: Setzen Sie sie an den Anfang Ihrer Aufgabenliste
  • Für wichtige Dinge, die nicht dringend sind: Planen Sie, sie in der Zukunft zu erledigen (legen Sie ein Datum fest)
  • Für Aufgaben, die erledigt werden müssen, aber nicht unbedingt von Ihnen: Delegieren Sie
  • Alles, was nicht wichtig ist, wird weggeworfen.

Alle oben genannten Punkte sind zwar wichtig, aber ich möchte, dass Sie über den letzten Punkt wirklich nachdenken. Tun Sie Dinge, die Sie abschaffen können? Als ich in der Rechnungsprüfung arbeitete, ließ mich mein Vorgesetzter montags einen wiederkehrenden Budgetbericht an ihn schicken. Nach ein paar Monaten bemerkte ich, dass er nicht mehr auf meine Montags-E-Mails antwortete. Schließlich fragte ich ihn, ob ich ihm den Bericht weiterhin schicken sollte. Seine Antwort war, dass derselbe Bericht, den ich wöchentlich zusammenstellte, ihm nun automatisch über ein Dashboard zur Verfügung stand. 

Davon abgesehen hätte er mir wahrscheinlich sagen sollen, dass er diesen Bericht nicht mehr braucht, aber es versteht sich von selbst, dass auch Sie Dinge tun könnten, die nicht mehr notwendig sind.

Sobald Sie eine Prioritätenliste der Dinge haben, die Sie erledigen müssen, können Sie Ihren Tag blockieren und planen. Hier sind einige Tipps:

  • Konzentrieren Sie sich darauf, gleichartige Aufgaben in Gruppen zusammenzufassen. Von einer Aufgabe zu einer völlig anderen zu springen, kann viel Zeit und (noch schlimmer) Gehirnleistung vergeuden. 
  • Planen Sie bei der Erstellung Ihres Zeitplans Zeit für die Erledigung der Aufgaben auf Ihrer Liste ein. Parkinsons Gesetz ist das alte Sprichwort, dass sich die Arbeit ausdehnt, um die für ihre Erledigung vorgesehene Zeit auszufüllen, und das ist absolut wahr, wenn es um die Arbeit geht, die wir als Buchhalter machen. 
  • Überlegen Sie, zu welchen Zeiten Sie am produktivsten sind, und nutzen Sie diese Zeit optimal. Wenn Sie z. B. morgens am produktivsten sind, können Sie dann Ihre härteste und anspruchsvollste Arbeit priorisieren? 
  • Machen Sie über den Tag verteilt Pausen. Niemand ist dafür geschaffen, 8 Stunden am Stück zu arbeiten. Ihr Gehirn (und Ihr Körper) werden es Ihnen danken. Stehen Sie alle ein bis zwei Stunden auf und machen Sie einen kurzen Spaziergang. Schon fünf bis zehn Minuten können Wunder bewirken! 

Wenn Sie diese Tipps zur Priorisierung von Aufgaben und zur Erstellung eines realistischen Zeitplans befolgen, können Sie Ihr Arbeitspensum besser bewältigen und dabei effizienter arbeiten. 

Aufgaben delegieren

An jedem Arbeitstag verbringen Arbeitnehmer 51 % ihrer Zeit mit Aufgaben, die wenig oder gar keinen Wert haben. Vielleicht müssen Sie diese Aufgaben von Ihrer Liste abhaken, aber das bedeutet nicht, dass Sie derjenige sein müssen, der sie erledigt. Wie wir bereits erwähnt haben, sollten Sie bei der Planung Ihres Tages berücksichtigen, was Sie an andere delegieren können.

Ich möchte Sie ermutigen, nicht nur die täglichen Aufgaben zu delegieren, sondern noch einen Schritt weiter zu gehen. Zumindest sollten Sie sich alle paar Wochen fragen: "Was kann ich als nächstes delegieren?" Damit ist nicht gemeint, was Sie jetzt delegieren können, sondern was Sie in der Zukunft delegieren wollen. Überlegen Sie sich, was Sie Tag für Tag, Woche für Woche und Monat für Monat tun und was Sie in naher Zukunft delegieren können. 

Mit der Zeit wollen Sie Ihre Zeit auf höherwertige Aufgaben konzentrieren können. Natürlich braucht das Delegieren Zeit, und Sie müssen sicherstellen, dass Sie über die richtigen Schulungen und Arbeitsanweisungen verfügen, um diesen Prozess zum Erfolg zu führen.

Rationalisierung von Aufgaben mit den richtigen Tools und Software

Jeder kann von den richtigen Tools und der richtigen Software profitieren. Technologie kann:

  • Zeit sparen
  • Reduzieren Sie Fehler
  • Steigerung der Produktivität
  • Förderung der Zusammenarbeit
  • Unterstützung einer effektiven Entscheidungsfindung
  • Sie können Ihre Aufmerksamkeit auf höherwertige Arbeit richten
  • Und so viel mehr 

Wenn es um Software geht, sollten Sie sowohl bestehende als auch neue Software in Betracht ziehen. Bei vorhandener Software sollten Sie sich fragen, ob es Möglichkeiten gibt, Ihre derzeitige Technologie besser zu nutzen. Auf der anderen Seite sollten Sie überlegen, welche Software Sie angesichts aktualisierter Prozesse oder neuer Technologien abschaffen können. 


Wenn es um neue Software geht, sollten Sie sich darüber informieren, was verfügbar ist und was Sie am Arbeitsplatz einsetzen können, um Ihre Aufgaben und Arbeitsabläufe weiter zu rationalisieren. Dies ist ein großartiger Blog über die Auswahl neuer Technologien für Ihre Buchhaltungsabteilung.

Software wie FloQast kann Buchhaltungsabteilungen dabei helfen, Aufgaben zu rationalisieren, Fehler zu reduzieren und alltägliche Teile ihres Arbeitsablaufs zu automatisieren. Die Rationalisierung des Prüfungsprozesses und die Erleichterung des Monatsabschlusses sind nur einige der Möglichkeiten, wie die richtige Technologie Ihnen und Ihrem Team helfen kann, das Zeitmanagement zu meistern.

Bremsen Sie die Zeitverschwender aus

Zeitfresser gibt es überall um uns herum. Software kann helfen, einen Teil dieser verlorenen Zeit zu eliminieren, aber viele Punkte auf der folgenden Liste erfordern eine Änderung der Gewohnheiten. Seien Sie ehrlich zu sich selbst und Ihrem Team, um herauszufinden, ob das Zeitmanagement durch folgende Faktoren gestört wird:

  • Multitasking und Task Hopping 
  • Zu viel Zeit mit sozialen Medien verbringen 
  • Ablenkung durch Teamchats oder zu viele E-Mails
  • Ansetzen oder Teilnahme an langen, unnötigen Sitzungen
  • Aufschieben von Dingen, die wir nicht tun wollen, durch Aufschieben

Unabhängig von den Strategien, mit denen wir unseren Tag planen, oder von den Tools und Technologien, die wir einsetzen, können wir kein gutes Zeitmanagement erreichen, wenn wir die größten Zeitfresser nicht ausbremsen. Vielleicht können wir die Social-Media-Kanäle nur einmal am Tag überprüfen oder E-Mails ein paar Mal über den Tag verteilt abrufen, anstatt jede Stunde. Für Besprechungen sollten Sie einen strikten Zeitplan aufstellen und immer eine Agenda haben.

Die Beseitigung von Zeitfressern ermöglicht es den Teams, produktiver zu arbeiten und Aufgaben schneller zu erledigen, so dass sie mehr Zeit haben, sich auf das zu konzentrieren, was ihnen wirklich am Herzen liegt - sowohl innerhalb als auch außerhalb des Büros.

Nachdenken, Verbessern und Wiederholen

Zeitmanagement erfordert Zeit und Geduld. Leider kann es vorkommen, dass Ihr ursprünglicher Plan anders verläuft, als Sie es sich vorgestellt haben. Aber das können und sollten Sie:

  • Denken Sie über jede Woche nach. Was ist gut gelaufen? Was ist nicht gut gelaufen? Was kann verbessert werden?
  • Probieren Sie neue Dinge aus. Alternative Lösungen funktionieren vielleicht besser als das, was Sie jetzt tun.
  • Schaffen Sie eine Feedback-Schleife, die es Ihnen und Ihrem Team ermöglicht, Ihnen mitzuteilen, was funktioniert und was sich nicht wie geplant entwickelt.

Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn Ihr Plan, ein Meister des Zeitmanagements zu werden, diese Woche nicht funktioniert hat. Denken Sie stattdessen nach, verbessern Sie sich und wiederholen Sie es, bis Sie ein produktives Arbeitsumfeld geschaffen haben.

Abschließende Überlegungen

Sie haben eine Menge getan, um diesen Punkt zu erreichen. Vergessen Sie nicht, sich selbst und Ihr Team für all die Anstrengungen zu belohnen, die sie unternommen haben, um ihr Zeitmanagement in den Griff zu bekommen. Sie können die Leistungen Ihres Teams anerkennen, Geschenkgutscheine verteilen oder ein gemeinsames Mittagessen veranstalten, um alle zu ermutigen, am Ball zu bleiben.

Zeit ist Geld, und als Accountant wissen Sie, wie wichtig es ist, effizient zu sein. Die Anwendung der oben genannten Tipps zum Zeitmanagement kann Ihnen und Ihrem Team helfen, produktiver zu sein, weniger Zeit zu verschwenden und Fristen leichter einzuhalten.

Kürzlich haben Katie und ein Gremium von Frauen aus der Buchhaltung in einem Live-Webinar anlässlich des Women's History Month die dringendsten Themen diskutiert, mit denen Frauen in der Buchhaltung heute konfrontiert sind, und den Beitrag gewürdigt, den Frauen weiterhin in der Branche leisten.