Alle Grundlagen abdecken: Prüfen Sie die FloQast-Checkliste zur SOX-Konformität

Ist Ihr Unternehmen mit dem Sarbanes-Oxley (SOX) Act von 2002 konform? Wenn Sie sich nicht sicher sind, machen Sie sich keine Sorgen - Sie sind nicht allein. Die gute Nachricht ist, dass die Einhaltung der Vorschriften weitgehend eine Frage der Organisation und der Verfahren ist.

Wenn Sie die verfügbaren Ressourcen nutzen und ein paar einfache Schritte befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen alle Anforderungen des SOX Act erfüllt. Dieser Blog-Beitrag bietet einen Überblick über die SOX-Compliance und eine Checkliste für die SOX-Compliance, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Warum brauchen Sie eine SOX-Compliance-Checkliste?

Öffentliche und private Unternehmen benötigen SOX-Compliance-Checklisten, um sicherzustellen, dass sie die SOX-Vorschriften einhalten. Der Sarbanes-Oxley Act ist ein umfassendes Gesetz, das für börsennotierte Unternehmen spezifische Anforderungen an die Finanz-Reporting, die Abschlussprüfung und die Unternehmensführung festlegt.

Auch Privatunternehmen können von einer SOX-Compliance-Checkliste profitieren, da sie ihnen helfen kann, bewährte Verfahren für die Finanz-Reporting und Abschlussprüfung einzuführen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, eine SOX-Compliance-Checkliste zu entwickeln und zu implementieren, kann sich Ihr Unternehmen im Falle einer Datenschutzverletzung, einer finanziellen Fehlbuchung(en) oder anderer Verstöße gegen die Vorschriften vor finanziellen und rufschädigenden Schäden schützen.

Wesentliche SOX-Compliance-Anforderungen

Wie bereits erwähnt, ist das SOX-Gesetz umfassend. Es gibt mehrere Abschnitte, von denen einige umfangreicher (und interessanter) sind als andere. Lassen Sie uns einen kurzen Blick auf diese Abschnitte werfen. 

Titel I - Aufsichtsbehörde für die Rechnungslegung öffentlicher Unternehmen (PCAOB) 

In diesem Abschnitt wird das PCAOB eingerichtet, eine unabhängige Aufsichtsbehörde, die für die Überwachung von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zuständig ist, die börsennotierte Unternehmen prüfen. Es wurde als Reaktion auf die Besorgnis über die Unabhängigkeit von Prüfer:in und Unregelmäßigkeiten in der Rechnungslegung geschaffen und ist damit ein wesentlicher Bestandteil der SOX-Compliance. Das PCAOB spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung der Qualität und Integrität der Finanz-Reporting von öffentlichen Unternehmen.

Titel II - Prüfer:in Selbständigkeit

Titel II befasst sich mit Prüfer:in Unabhängigkeit und Interessenkonflikten. Er schreibt strengere Regeln zur Wahrung der Unparteilichkeit der Prüfer vor, um das Risiko von Unternehmensbetrug zu verringern. 

Titel III - Unternehmerische Verantwortung

Dieser Abschnitt verpflichtet die Führungskräfte von Unternehmen, einschließlich der CEOs und CFOs, die Richtigkeit der Jahresabschlüsse zu bestätigen. Außerdem bietet er rechtlichen Schutz für Whistleblower, die Fehlverhalten von Unternehmen melden, was die Transparenz und die Verantwortung von Unternehmen erhöht. 

Titel III enthält den berüchtigten Abschnitt 302, der die Verantwortung der Unternehmen betont, indem er den CEO und den CFO von börsennotierten Unternehmen verpflichtet, die Richtigkeit der Quartals- und Jahresabschlüsse ihres Unternehmens persönlich zu bestätigen.

Titel IV - Verbesserte finanzielle Offenlegung 

Titel IV verschärft die Anforderungen an die Offenlegung von Finanzdaten für öffentliche Unternehmen. Er enthält Bestimmungen, die mehr Transparenz und Detailgenauigkeit in der Finanz-Reporting vorschreiben und sicherstellen, dass die Anleger Zugang zu umfassenden und genauen Informationen haben. 

In Titel IV ist Abschnitt 404 enthalten (ganze 139 Seiten; sehen Sie, was wir mit umfassend meinen?), der von der Unternehmensleitung verlangt, die Wirksamkeit der Abschlussprüfung der Finanz-Reporting eines Unternehmens zu bewerten und darüber Bericht zu erstatten, um die Richtigkeit zu gewährleisten und die Abstreitbarkeit in Betrugsfällen zu verhindern. Sie verlangt auch, dass externe Prüfer diese Bewertung unabhängig validieren.

Titel V - Interessenkonflikte von Analysten 

Titel V konzentriert sich auf die Behandlung von Interessenkonflikten bei Wertpapieranalysten. Er zielt darauf ab, Voreingenommenheit abzuschwächen und sicherzustellen, dass Analysten den Anlegern objektive und unvoreingenommene Analysen liefern. 

Titel VI - Ressourcen und Befugnisse der Kommission

Dieser Abschnitt gewährt der SEC zusätzliche Ressourcen und Befugnisse. Er befähigt die SEC, die Wertpapiergesetze wirksamer durchzusetzen und Untersuchungen zu möglichen Verstößen durchzuführen, wodurch ihre Aufsichtsfunktion auf den Finanzmärkten gestärkt wird. 

Titel VII - Studien und Berichte

In Titel VII werden verschiedene Studien und Berichte zu Finanz- und Rechnungsprüfungsfragen in Auftrag gegeben, wobei der Schwerpunkt auf der kontinuierlichen Verbesserung und der Anpassung der Vorschriften an sich ändernde Marktbedingungen liegt. Er fördert die laufende Bewertung und Verbesserung der Finanzverwaltung.

Titel VIII - Unternehmens- und strafrechtliche Verantwortlichkeit bei Betrug 

Titel VIII befasst sich mit der Rechenschaftspflicht bei Unternehmensbetrug und Wirtschaftskriminalität. Er führt Strafen für Unternehmensbetrug und Wirtschaftskriminalität ein, einschließlich der Vernichtung und Manipulation von Finanzunterlagen, und wirkt so als starke Abschreckung gegen betrügerische Aktivitäten. 

Titel IX - Verschärfung der Strafen für Wirtschaftskriminalität

Titel IX verschärft die Strafen für Wirtschaftskriminalität, einschließlich Wertpapierbetrug. Durch die Verhängung strengerer Strafen wirkt es als starker Abschreckungsfaktor für betrügerische Finanzaktivitäten. 

Titel X - Körperschaftssteuererklärungen 

Dieser Abschnitt enthält Bestimmungen über die Aufbewahrung und Überprüfung von Körperschaftssteuererklärungen, die eine größere Transparenz und Rechenschaftspflicht bei der Steuerberichterstattung fördern.

Titel XI - Rechenschaftspflicht bei Unternehmensbetrug 

Titel XI konzentriert sich auf die Rechenschaftspflicht von Unternehmen bei Betrug, einschließlich Strafen für die Vernichtung von Dokumenten und die Manipulation von Unterlagen. Er verschärft die rechtlichen Konsequenzen für diejenigen, die in betrügerische Finanzpraktiken verwickelt sind, und fördert eine Kultur der Verantwortlichkeit.

Diese Abschnitte stärken gemeinsam die Säulen des SOX, die darauf abzielen, das Vertrauen der Anleger wiederherzustellen, die Transparenz der Finanz-Reporting zu gewährleisten und die Unternehmen und ihre Führungskräfte für ihre Handlungen zur Verantwortung zu ziehen.

Schlüsselkomponenten der SOX-Compliance

Das SOX enthält zwar viele Details, aber es gibt ein paar Schlüsselkomponenten, die besonders hervorstechen. Einer dieser Eckpfeiler ist Abschnitt 302, der den CEO und den CFO verpflichtet, die Richtigkeit der Quartals- und Jahresabschlüsse des Unternehmens persönlich zu bestätigen. Mit dieser Bestätigung wird sichergestellt, dass die Finanzberichte keine wesentlichen Falschdarstellungen enthalten und ein genaues Bild der finanziellen Lage des Unternehmens vermitteln. 

Abschnitt 404 steht ebenfalls im Mittelpunkt, indem er die Bewertung der Abschlussprüfung über die Finanz-Reporting vorschreibt. Diese Bewertung wird einer externen Prüfung unterzogen, die sicherstellt, dass die Abschlussprüfung des Unternehmens wirksam ist, um wesentliche falsche Angaben zu verhindern und aufzudecken. Diese Schlüsselkomponenten bilden zusammen einen soliden Rahmen, der nicht nur die Einhaltung der aufsichtsrechtlichen Vorschriften gewährleistet, sondern auch das Vertrauen der Anleger und Stakeholder stärkt, indem er die Grundsätze der Transparenz und Rechenschaftspflicht aufrechterhält.

Vorteile der SOX-Konformität

Die Einhaltung der SOX-Vorschriften bringt erhebliche Vorteile mit sich. In erster Linie wird dadurch das Vertrauen der Anleger gestärkt. Wenn Unternehmen die SOX-Vorschriften befolgen, können sich die Aktionäre darauf verlassen, dass die Abschlüsse korrekt und vertrauenswürdig sind, wodurch das Risiko finanziellen Fehlverhaltens verringert wird. Dieses Vertrauen kann Investitionen anziehen, was das Wachstum der Unternehmen fördert und die Stabilität der Finanzmärkte erhält. Darüber hinaus wird durch die Einhaltung der SOX-Bestimmungen die Transparenz erhöht, da jeder Zugang zu genauen Finanzinformationen erhält. In einer Geschäftswelt, in der Vertrauen und Glaubwürdigkeit von entscheidender Bedeutung sind, hilft die Einhaltung der SOX-Vorschriften den Unternehmen nicht nur bei der Einhaltung der Vorschriften, sondern positioniert sie auch als zuverlässige und vertrauenswürdige Akteure auf dem Wettbewerbsmarkt.

Verwendung der SOX-Compliance-Checkliste

Der Sarbanes-Oxley Act schreibt keine spezifischen Kontrollen vor. Stattdessen wird von den Unternehmen verlangt, ihre eigenen Kontrollen zu entwickeln und zu implementieren, die den Zielen der Verordnung entsprechen.

Eine SOX-Compliance-Checkliste kann dazu beitragen, dass ein Unternehmen bewährte Verfahren und SOX-Compliance-Anforderungen einhält.

Bei der Verwendung einer SOX-Compliance-Checkliste ist es wichtig, dass Sie sich mit den Anforderungen des Sarbanes-Oxley Act vertraut machen. Das SOX-Gesetz deckt ein breites Spektrum an Themen ab. Stellen Sie also sicher, dass Sie wissen, welche Abschnitte auf Ihr Unternehmen zutreffen. Sie sollten Ihre SOX-Compliance-Checkliste an die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Nicht alle Unternehmen müssen alle in einer SOX-Compliance-Checkliste aufgeführten Kontrollen durchführen.

Es ist auch wichtig zu bedenken, dass die Einhaltung der SOX-Bestimmungen ein fortlaufender Prozess ist. Möglicherweise müssen Sie Ihre SOX-Compliance-Checkliste aktualisieren, wenn sich Ihr Unternehmen verändert.

SOX-Compliance-Checkliste

Die folgende SOX-Compliance-Checkliste wird Ihnen helfen, ein System der Abschlussprüfung über Ihr Finanz-Reporting aufrechtzuerhalten.

Aufgabe 1: Auswahl eines internen Kontrollrahmens

Mehrere Branchengruppen haben interne Kontrollrahmen entwickelt, die Organisationen dabei helfen sollen, einen systematischen Ansatz zur Einhaltung der SOX-Vorschriften zu verfolgen. Zwei häufig verwendete Rahmenwerke sind:

• Committee of Sponsoring Organizations (COSO). Das COSO-Rahmenwerk befasst sich mit fünf Komponenten der internen Kontrolle: Kontrollumfeld, Risikobewertung, Kontrolltätigkeiten, Information und Kommunikation sowie Überwachungsmaßnahmen.
• Control Objectives for Information and Related Technologies (COBIT). Das COBIT-Rahmenwerk basiert auf fünf Grundprinzipien, die für die IT-Unternehmensführung gelten: Erfüllung der Anforderungen der Interessengruppen, Abdeckung des gesamten Unternehmens, Anwendung eines einzigen integrierten Rahmenwerks, Ermöglichung eines ganzheitlichen Ansatzes und Trennung von Führung und Management.

Aufgabe 2: Identifizierung interner und externer Risiken

Der nächste Schritt bei der Befolgung der SOX-Compliance-Standards besteht darin, sowohl interne als auch externe Risiken zu ermitteln und zu untersuchen. Da sich die Risikofaktoren ständig ändern, z. B. aufgrund von Betriebserweiterungen, des aktuellen Wirtschaftsklimas oder neuer Industriestandards, sollte die Risikobewertung eine ständige Aufgabe sein.

Aufgabe 3: Durchführung von Kontrollen

Ermitteln Sie auf der Grundlage der von Ihnen identifizierten Risiken eine angemessene interne Kontrollstruktur und setzen Sie diese um, um die Integrität der Daten zu schützen, die in Ihre Jahresabschlüsse und andere Finanzberichte einfließen.

Einige Beispiele sind:

• Aufgabentrennung. Verteilen Sie die Verantwortung für das Finanz-Reporting auf mehrere Personen. Sie könnten zum Beispiel verlangen, dass Ihr Debitoren die Genehmigung eines Managers einholt, bevor er Zahlungen ausstellt.
• Verhaltenskodex. Unternehmen sollten einen Verhaltenskodex erstellen, der übergeordnete Verhaltensrichtlinien und Grundsätze für Guide Entscheidungsfindung enthält. Er könnte beispielsweise Hinweise zur Einhaltung der Vorschriften des Foreign and Corrupt Practices Act in Bezug auf Geschenke, Zuwendungen und Bewirtung für Mitarbeiter enthalten, die beruflich ins Ausland reisen. Vergewissern Sie sich, dass alle Mitarbeiter ein Exemplar des Verhaltenskodex haben, und nehmen Sie ihn in Ihre Schulungsprogramme auf.
• Kontoabstimmungen. Abstimmungen sind ein wichtiges internes Kontrollinstrument. Sie tragen dazu bei, Betrug im Unternehmen zu verhindern und aufzudecken, indem sie Informationen aus den Unternehmensunterlagen mit Drittquellen vergleichen, z. B. Bank- und Kreditkartenabrechnungen, Tilgungspläne für Darlehen, Fälligkeitspläne und Bestandsaufzeichnungen.

Die Automatisierung der Abschlussprüfung mit SOX-Compliance-Software trägt dazu bei, die konsequente Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und Ihren Compliance-Prozess zu optimieren.

Aufgabe 4: Festlegung einer Data-Governance-Richtlinie

Obwohl SOX nicht im Detail auf die IT- oder Finanzdaten-Governance eingeht, hilft eine Richtlinie für die Daten-Governance den Unternehmen, die Nichteinhaltung der Vorschriften zu verhindern, indem sie den Zugang zu sensiblen Finanzinformationen einschränkt und die Integrität der Finanzdaten gewährleistet.

Einige Bereiche, die in Ihrer Data-Governance-Richtlinie behandelt werden sollten, sind:

1. Wie das Unternehmen Sicherheitsverletzungen aufdeckt
2. Umsetzung einer Strategie zur Vermeidung von Datenverlusten
3. Schutz sensibler Daten in Echtzeit, 24/7
4. Verhinderung von Datenmanipulationen durch Kontrolle der Benutzeranmeldungen und Einrichtung eines rollenbasierten Datenzugriffs
5. Sicherstellung einer überprüfbaren Berichterstattung zur Datensicherheit
6. Wie Sie den SOX-Auditoren Zugang zu den Daten gewähren, die sie zur Durchführung der Prüfung benötigen
7. Wie Sie die Abschlussprüfung laufend bewerten, um sicherzustellen, dass sie wie beabsichtigt funktioniert, und um ihre Wirksamkeit zu bestätigen

Aufgabe 5: Regelmäßiges Testen der Kontrollen

Die Einhaltung der SOX-Bestimmungen erfordert ständige Wachsamkeit, und eine wichtige Methode, um sicherzustellen, dass Ihre Abschlussprüfung wirksam ist, besteht darin, sie regelmäßig zu testen. Tests helfen Ihnen, Probleme zu erkennen, bevor sie ernsthaften Schaden anrichten, und stellen sicher, dass Ihre Mitarbeiter die festgelegten Verfahren einhalten. Außerdem können Sie durch regelmäßige Tests die notwendigen Anpassungen an Ihren Kontrollen vornehmen und alle Mitarbeiter auf Trab halten.

Aufgabe 6: Terminierung und Planung einer externen Prüfung

Die Einhaltung des SOX-Gesetzes erfordert eine externe Prüfung, um sicherzustellen, dass die Unternehmen die im Sarbanes-Oxley-Gesetz festgelegten Vorschriften einhalten. Auch wenn die Abschlussprüfung einige Aspekte der SOX-Compliance übernehmen kann, ist es unerlässlich, dass eine unabhängige Partei Ihre Finanzunterlagen und sonstigen Berichte auf ihre Richtigkeit hin überprüft.

Die Planung eines SOX-Compliance-Audits kann entmutigend wirken, aber die folgenden Tipps können helfen:

• Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung. Je mehr Zeit Sie haben, desto weniger Stress werden Sie haben. Planen Sie Ihre Prüfung mindestens sechs Monate im Voraus, damit Sie genügend Zeit für die Koordinierung haben.
• Sammeln Sie alle erforderlichen Unterlagen. Dazu gehören Jahresabschlüsse, Buchhaltungsunterlagen, Informationen über Ihre internen Kontrollsysteme und andere relevante Dokumente.
• Kooperieren Sie mit der Prüfer:in. Stehen Sie für Besprechungen zur Verfügung und stellen Sie angeforderte Informationen zeitnah zur Verfügung. Denken Sie daran, dass der Prüfer:in dazu da ist, Ihnen bei der Einhaltung der SOX-Anforderungen zu helfen, nicht um Fehler zu finden oder Schuld zuzuweisen.
• Follow-up nach der Prüfung. Überprüfen Sie die Ergebnisse des Audits und nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen an Ihrer Abschlussprüfung oder Ihren Verfahren vor.

Wie man sich auf Änderungen der Rechtsvorschriften vorbereitet und anpasst

Damit Unternehmen in der heutigen, sich ständig weiterentwickelnden Landschaft erfolgreich sein können, ist es wichtig, den Änderungen der Vorschriften immer einen Schritt voraus zu sein. Um sich effektiv vorzubereiten und anzupassen, sollten Sie zunächst die Aktualisierungen von Finanzvorschriften wie dem Sarbanes-Oxley Act (SOX) genau verfolgen. Behalten Sie offizielle Quellen, Aufsichtsbehörden und Branchennachrichten im Auge, um über neue Anforderungen oder Änderungen informiert zu bleiben.

Als Nächstes sollten Sie innerhalb Ihres Unternehmens einen klaren Prozess für die Einhaltung der Vorschriften einrichten. Weisen Sie Rollen und Zuständigkeiten zu und stellen Sie sicher, dass die richtigen Teams über ihre Verpflichtungen im Rahmen von SOX oder anderen relevanten Vorschriften informiert sind. Regelmäßige Schulungen und Sensibilisierungsprogramme können den Mitarbeitern helfen, die Bedeutung der Einhaltung von Vorschriften zu verstehen und zu wissen, wie sie neue Anforderungen erfüllen können.

Ziehen Sie bei Bedarf externen Sachverstand hinzu. Regulatorische Änderungen können komplex sein, und es ist oft sinnvoll, Rechts- oder Finanzexperten zu Rate zu ziehen, die auf die Einhaltung von Vorschriften spezialisiert sind. Sie können Sie beraten und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die neuesten Vorschriften einhält und gleichzeitig die Risiken wirksam minimiert.

Überprüfen Sie außerdem regelmäßig Ihre Abschlussprüfung und Ihre Prozesse, um sicherzustellen, dass sie mit den neuen gesetzlichen Anforderungen übereinstimmen. Dieser proaktive Ansatz hilft dabei, Lücken oder Bereiche zu erkennen, die möglicherweise angepasst werden müssen, um die Compliance-Standards zu erfüllen.

Und schließlich müssen Sie bereit sein, sich schnell anzupassen, wenn sich die Vorschriften weiterentwickeln. Das Geschäftsumfeld ist dynamisch, und Flexibilität ist der Schlüssel. Seien Sie darauf vorbereitet, notwendige Änderungen als Reaktion auf aktualisierte Vorschriften und Anforderungen vorzunehmen, und kommunizieren Sie diese Änderungen klar an alle relevanten Interessengruppen in Ihrem Unternehmen.

Indem Sie stets informiert, organisiert und anpassungsfähig bleiben, kann sich Ihr Unternehmen effektiv auf Änderungen der Vorschriften vorbereiten und sich an diese anpassen, so dass die Einhaltung der Vorschriften und der Erfolg in einer sich ständig weiterentwickelnden Vorschriftenlandschaft gewährleistet sind.

Wie kann FloQast Ihnen helfen?

Die Einhaltung der SOX-Vorschriften kann entmutigend wirken, aber die Befolgung von Best Practices und die Verwendung einer Checkliste können den Prozess erheblich erleichtern. Wir bei FloQast haben eine umfassende Checkliste zur Einhaltung der SOX-Richtlinien erstellt, um unsere Kunden bei der Einhaltung der Vorschriften zu unterstützen. Diese Checkliste deckt alles ab, von der Prüfung der Jahresabschlüsse bis hin zur Risikobewertung und dem Schutz von Hinweisgebern. 

Wir hoffen, dass Sie diese Ressource bei Ihren Bemühungen um die Einhaltung der SOX-Vorschriften hilfreich finden.