Die Buchhaltung ist zwar manchmal mühsam, aber unerlässlich. Das heißt aber nicht, dass die sich wiederholenden Prozesse auf die gleiche Weise ausgeführt werden müssen, wie sie es immer getan haben. Heute wird der Raum durch die Einführung eines neuen Spielers verändert: Robotische Prozessautomatisierung.

RPA ist eine computercodierte Software, die menschliche Handlungen nachahmt, und sie hat viele Anwendungen in der Buchhaltungswelt. Insbesondere ahmt RPA-Software nach, wie Menschen mit anderen Technologien interagieren. Das bedeutet, dass RPA-Software in der Lage sein muss:

• Verstehe, was auf dem Computerbildschirm zu sehen ist
• Navigieren Sie durch die Software, das Programm oder das System
• Extrahieren und verwenden Sie die Daten, die es sieht
• Bestimmen Sie, welche Maßnahmen als Nächstes ergriffen werden sollten
• Machen Sie Tastatureingaben, um diese Aktionen abzuschließen

RPA wird nicht als künstliche Intelligenz oder maschinelles Lernen betrachtet; es basiert auf Regeln. Die Software weiß nur, was als Nächstes zu tun ist, wenn sie so programmiert wurde, dass sie versteht, was als Nächstes im Arbeitsablauf ansteht. Dies bedeutet, dass die RPA-Technologie der perfekte Ersatz für Menschen ist, die sich wiederholende Aufgaben ausführen. RPA-Software kann beispielsweise die folgenden Geschäftsprozesse ausführen:

• Lebensläufe lesen und bewerten
• Lieferantenrechnungen verarbeiten
• Informationen aus einer Vorlage lesen (oder Informationen in eine Vorlage transkribieren)

• Antworten Sie auf Fragen des Kundendienstes oder des Helpdesks
• Bearbeitung von Versicherungsansprüchen
• Konsolidieren und organisieren Sie externe Daten, z. B. die Suche nach dem besten Angebot für einen Reinigungsservice
• Sammeln Sie Statistiken über das Engagement in sozialen Medien oder die Nutzung der Website

Diese Technologie kann in allen Geschäftsbereichen eingesetzt werden, aber RPA-Technologien sind besonders hilfreich bei der Ausführung von Buchhaltungsfunktionen.

Was ist Robotic Process Automation in der Buchhaltung?

Die Buchhaltungsabteilung wird oft als das Rückgrat eines Unternehmens angesehen, da Teamleiter ohne Finanzberichte nicht wissen können, wie oder wo sie sich verbessern können. Um nützliche Finanzdaten zu erstellen, muss die Buchhaltung Transaktionen regelmäßig und konsistent aufzeichnen. RPA ist das perfekte Tool für diese sich wiederholenden Aufgaben.

Obwohl es für einen Menschen immer ratsam ist, automatisierte Technologien zu beaufsichtigen, finden Sie hier einige Möglichkeiten, wie RPA-Projekte in der Buchhaltung helfen können:

RPA für die Buchhaltung

Viele grundlegende Buchhaltungsfunktionen können mit der RPA-Technologie erfüllt werden, und das liegt daran, dass die Buchhaltung ein regelbasierter Prozess ist. Beachten Sie Folgendes:

• Verbindlichkeiten
  Wenn Sie eine Rechnung erhalten, stellen Sie zunächst sicher, dass sie gültig ist und dann genehmigen Sie es zur Zahlung. Erst nachdem Sie die Zahlung genehmigt haben, können Sie den Scheck ausstellen und den Eintrag aufzeichnen. RPA-Lösungen können jede dieser Aufgaben für Sie erledigen (und sind intelligent genug, um sie in der richtigen Reihenfolge zu erledigen).
• Forderungen
  Viele Debitorenbuchhaltungsfunktionen verwenden dasselbe wenn-dann Entscheidungsprozess. Eine RPA-Lösung könnte so erstellt werden, dass das Programm, wenn Sie eine Zahlung erhalten, die Rechnung der Bestellung zuordnet, die ausstehende Forderung findet, die Zahlung einzahlt und den Eintrag aufzeichnet.
• Aufwendungen
  Wenn ein Mitarbeiter Ausgaben zur Erstattung einreicht, könnte die RPA-Software so programmiert werden, dass sie die Ausgaben überprüft, diese Kosten mit den für den Mitarbeiter/die Veranstaltung/den Kunden festgelegten Zulagen abwägt, die Erstattung genehmigt und den Journaleintrag aufzeichnet.
• Kostenzuweisung

Wenn Mitarbeitern Kosten für ein Projekt entstehen, ist es die Aufgabe von jemandem, diese Ausgaben den entsprechenden Konten zuzuweisen. Mit der richtigen Einrichtung und Programmierung kann die RPA-Technologie dies für Sie erledigen.

RPA für Investitionen

Ein RPA-Bot kann CFOs und Mitgliedern des Managementteams helfen, bessere Anlageentscheidungen zu treffen, indem er Anlageoptionen in einer Vorlage zusammenstellt, die nach den wichtigsten Werten des Managements organisiert und gewichtet ist. Und sobald das Management seine Auswahl getroffen hat, kann ein RPA-Bot verfolgen, wie erfolgreich diese Investitionen waren. Es könnte sogar in der Lage sein, Auswahlen mit besserer Performance für die Zukunft vorzuschlagen.

RPA für Abstimmungs- und Analyseverfahren

Versöhnungen sind wichtig, können aber zeitaufwändig sein und sich wiederholen. Zum Glück kann eine automatisierte RPA-Software Kontoauszüge herunterladen, diese Auszüge lesen, Salden mit Ihren Büchern vergleichen, häufig auftretende Abweichungen beheben und Unstimmigkeiten kennzeichnen, damit Sie sie überprüfen können.

RPA für die Erstellung von Jahresabschlüssen

Wenn die Buchhaltungsfunktionen auf dem neuesten Stand und korrekt sind, kann die Erstellung von Jahresabschlüssen problemlos automatisiert werden. RPA-Software kann einmal mit der Erstellung von Berichten beginnen Rechnungslegungsprozesse zum Monatsende sind abgeschlossen. Diese Software kann automatisch und sofort so viele Versionen der Finanzberichte erstellen, wie benötigt werden. RPA-Bots könnten beispielsweise Finanzausweise erstellen, die auf Folgendes zugeschnitten sind:

• Wirtschaftsprüfer: Wirtschaftsprüfer möchten möglicherweise einen Dreijahresvergleich von Einnahmen und Ausgaben sehen.

• Steuerberater: Der Bericht kann mithilfe steuerspezifischer Kontengruppierungen generiert werden, um die Steuererklärung zu erleichtern.

• Verwaltung: Das Management möchte möglicherweise finanzielle Ergebnisse im Vergleich zu seinem Budget sehen.

RPA für Prognosen

Prognosen können schwierig sein. Prognosen basieren auf Annahmen, Schätzungen und unvollständigen Daten. RPA-Software kann jedoch immer noch eine Rolle bei Prognosen spielen. Es kann:

• Verarbeiten Sie historische Daten
• Identifizieren Sie Trends in den Daten
• Abweichungen von Branchen-Benchmarks berechnen
• Ergebnisse mit Berichten der Wettbewerber vergleichen

Ein Mitglied Ihres Teams kann dem RPA-Bot mitteilen, was er tun soll, und die Software führt diese Aufgaben schnell, effizient und präzise aus. Am wichtigsten ist jedoch, dass RPA unvoreingenommen ist. Für das Management kann es schwierig sein, Vorurteile aus ihren Schätzungen herauszuhalten. Wenn die ihnen zur Verfügung gestellten Daten sauber und frei von Annahmen sind, können sie bessere finanzielle Entscheidungen treffen.

RPA für analytische Verfahren

RPA kann bei der Analyse von Daten eine große Hilfe sein. Die systematische Überprüfung großer Datenmengen ist für uns eine Herausforderung und zeitaufwändig, für die RPA-Technologie jedoch ein Kinderspiel. Zum Beispiel könnten RPA-Bots in der Lage sein:

• Zwei Datensätze vergleichen
• Finden Sie Ausreißer in einem Datensatz
• Varianzen und Verhältnisse berechnen
• Generieren Sie Grafiken
• Trendlinien anzeigen

Analytik ist ein so wichtiger Aspekt der Entscheidungsfindung für Managementteams, die die Finanzfunktion eines Unternehmens überwachen. Wenn Sie einen Bot bitten, diese Berechnungen durchzuführen, wird sichergestellt, dass Ihr Team genaue und zuverlässige Informationen erhält.

RPA für Audittests mit doppeltem Zweck

Wenn Ihr CPA vor Ort ist Durchführung eines Audits, sie können RPA-Technologie einsetzen, um bei einigen ihrer Testverfahren zu helfen. Audittests mit doppeltem Verwendungszweck, bei denen sowohl die Genauigkeit der Zahlen als auch die Wirksamkeit der internen Kontrollen Ihres Unternehmens gleichzeitig getestet werden, können von der RPA-Technologie profitieren. Ziehen Sie den Reperformance Test in Betracht. Bei der erneuten Durchführung einer Transaktion stellen Ihre Prüfer fest, ob das Ergebnis, das sie erzielt haben, mit den Angaben in Ihrem Hauptbuch zusammenhängt. Diese Tests können oft von RPA-Bots durchgeführt werden, sodass Ihre Auditoren Zeit für weniger regulierte Testverfahren aufwenden können.

RPA für Steuerberichterstattung

Obwohl Steuergesetze komplex sein können, werden die Regeln fast immer unter Verwendung von wenn-dann Logik.

• „Wenn ich zwischen X und Y $ pro Jahr verdiene, beträgt mein Grenzsteuersatz Z%.“
• „Wenn ich weniger als 100 Mitarbeiter habe, habe ich Anspruch auf diese Steuergutschrift.“
• „Wenn ich diesen Vermögenswert 12 Monate oder länger halten würde, wäre der Gewinn aus dem Verkauf ein langfristiger Kapitalgewinn.“

Dies macht die Steuerberichterstattung zu einem großartigen Bereich für den Einsatz der RPA-Technologie. Denken Sie zum Beispiel an die Umsatzsteuer. Jeden Monat kann die RPA-Technologie möglicherweise Umsatzsteuererklärungen erstellen, die Sie überprüfen können, oder sie kann diese Daten so organisieren, dass ein Drittanbieter sie verwenden kann, um Steuererklärungen in Ihrem Namen zu erstellen.

Dieser Bereich ist derzeit besonders wichtig, weil in den letzten Jahren Die Bundesstaaten haben neue Umsatzsteuergesetze verabschiedet nach denen Unternehmen außerhalb des Bundesstaates in ihrem Bundesstaat Umsatzsteuern erheben und abführen müssen. Unternehmen sind mit den neuen Anmeldeanforderungen überfordert. Es ist fast eine Notwendigkeit, sich auf die RPA-Technologie verlassen zu können, um Steuerformulare zu erstellen oder Steuerdaten zu organisieren.

RPA für Cloud-basierte Anwendungen

Cloud-basierte Software ist in der Buchhaltung so gut wie allgegenwärtig, aber nicht alle Unternehmen waren in der Lage, ihre gesamte Softwaresuite in die Cloud umzustellen. RPA kann bei diesem Übergang helfen. Wenn Ihr Buchhalter beispielsweise Zugriff auf Ihre Finanzberichte haben möchte, Ihr ERP-System jedoch auf einem Desktop basiert, kann die RPA-Software Berichte ausführen und lade sie in die Cloud hoch damit Ihre Buchhalter sie überprüfen können.

Es ist leicht zu erkennen, wie vorteilhaft es für einen Softwareroboter wäre, diese Funktionen auszuführen. RPA-Lösungen würden Ihren Mitarbeitern nicht nur mehr Zeit für wichtigere, wertschöpfende Aufgaben in Ihrem Unternehmen verschaffen, sondern die Ergebnisse sind auch wahrscheinlicher, dass die Ergebnisse korrekt sind. Sie sollten zwar menschliche Eingriffe nicht ausschließen, aber wenn Sie einem Roboter die Ausführung einfacher und sich wiederholender Aufgaben ermöglichen, werden menschliche Fehler aus der Gleichung ausgeschlossen.

Wie sieht die Zukunft der robotergestützten Prozessautomatisierung aus?

Die RPA-Implementierung wird immer beliebter. Wenn Ihr Unternehmen RPA bereits in Ihren Buchhaltungs- und Finanzabteilungen eingeführt hat, sollten Sie damit rechnen, dass RPA auch in anderen Abteilungen eingeführt wird — und zwar bald. Der Kundenservice ist ein naheliegender nächster Schritt (Bots können häufig Anfragen der ersten Ebene bearbeiten), ebenso wie die Personalabteilung (für das Onboarding oder die Schulung von Mitarbeitern), aber die Möglichkeiten sind endlos.

Tatsächlich ist einer der größten Vorteile von RPA, wenn es verwendet werden kann neben anderen Technologien. Die Kombination von künstlicher Intelligenz mit dem regelbasierten Denken von RPA wird mächtig sein. Intelligent Automatisierung wird eine höherwertige Technologie sein als RPA allein. RPA kann beispielsweise problemlos einen Steuerbericht ausfüllen, aber wenn sich das Steuerformular ändert, müssen die Regeln neu programmiert werden. Der Einsatz von KI zum Lesen eines Steuerformulars und zur Änderung der RPA-Regeln auf der Grundlage ihrer Entdeckungen wird eine ganz neue Welt eröffnen Automatisierung der Buchhaltung.

Da der Einsatz von RPA zunimmt, sollten wir genau darauf achten, wie es unseren Buchhaltungsabteilungen ein höheres Serviceniveau bietet, und wir sollten bereit sein, diese neuen Technologien in unsere Geschäftsmodelle zu integrieren.