La comptabilité, bien que parfois fastidieuse, est essentielle. Mais cela ne signifie pas que les processus répétitifs doivent être exécutés de la même manière qu'ils l'ont toujours été. Aujourd'hui, l'espace est transformé par l'introduction d'un nouvel acteur : l'automatisation robotique des processus.

La RPA est un logiciel codé par ordinateur qui émule les actions humaines et qui a de nombreuses applications dans le monde de la comptabilité. Plus précisément, le logiciel RPA imite la façon dont les humains interagissent avec d'autres technologies. Cela signifie que le logiciel RPA doit être capable de.. :

• Comprendre ce qui se passe sur l'écran de l'ordinateur
• Naviguer dans le logiciel, le programme ou le système
• Extraire et utiliser les données qu'il voit
• Déterminer l'action à entreprendre
• Effectuer des frappes pour réaliser ces actions

La RPA n'est pas considérée comme de l'intelligence artificielle ou de l'apprentissage automatique ; elle est basée sur des règles. Le logiciel ne saura quoi faire ensuite que s'il a été programmé pour comprendre ce qui suit dans le workflow. Cela signifie que la technologie RPA remplace parfaitement les humains qui effectuent des tâches répétitives. Par exemple, le logiciel RPA peut exécuter les processus d'affaires suivants :

• Lire et évaluer les CV
• Traiter les factures des fournisseurs
• Lire les informations d'un modèle (ou transcrire les informations dans un modèle)

• Répondre aux demandes du service clientèle ou du service d'assistance
• Traiter les demandes d'indemnisation
• Consolider et organiser des données externes, comme la recherche de la meilleure offre pour un service de nettoyage.
• Collecter des statistiques sur l'engagement dans les médias sociaux ou l'utilisation du site web

Cette technologie peut être utilisée dans tous les domaines de l'entreprise, mais les technologies RPA sont particulièrement utiles pour les fonctions comptables.

Qu'est-ce que l'automatisation des processus robotiques en comptabilité?

Le service comptable est souvent considéré comme l'épine dorsale d'une entreprise, car sans rapports financiers, les chefs d'équipe ne peuvent pas savoir comment ou où s'améliorer. Pour produire des données financières utiles, le service comptable doit enregistrer les transactions de manière régulière et cohérente. La RPA est l'outil idéal pour effectuer ces tâches répétitives.

Bien qu'il soit toujours sage qu'un humain supervise la technologie automatisée, voici quelques façons dont les projets RPA peuvent aider le département de la comptabilité :

La RPA pour la comptabilité

De nombreuses fonctions comptables de base peuvent être remplies grâce à la technologie RPA, et ce parce que la comptabilité est un processus basé sur des règles. Prenons l'exemple suivant :

• Comptabilité fournisseurs
  Lorsque vous recevez une facture, vous devez d'abord vous assurer qu'elle est valable, puis approuver son paiement. Ce n'est qu'après avoir approuvé le paiement que vous pouvez couper le chèque et enregistrer l'entrée. Les solutions RPA peuvent effectuer chacune de ces tâches à votre place (et sont suffisamment intelligentes pour les effectuer dans le bon ordre).
• Comptabilité clients
  De nombreuses fonctions de comptabilité clients utilisent le même processus de prise de décision "si-alors". Une solution RPA pourrait être créée pour que, lorsque vous recevez un paiement, le programme fasse correspondre la facture au bon de commande, trouve la créance impayée, dépose le paiement et enregistre l'entrée.
• Dépenses
  Lorsqu'un employé soumet des dépenses pour remboursement, le logiciel de RPA pourrait être programmé pour vérifier la dépense, comparer ces coûts à des indemnités prédéterminées pour l'employé/l'événement/le client, approuver le remboursement et enregistrer l'entrée dans le journal.
• Répartition des coûts

Lorsque des employés engagent des dépenses pour un projet, il incombe à quelqu'un d'affecter ces dépenses aux comptes appropriés. Avec la bonne configuration et la bonne programmation, la technologie RPA peut le faire pour vous.

La RPA au service de l'investissement

Un robot RPA peut aider les Directeurs financiers et les membres de l'équipe de direction à prendre de meilleures décisions d'investissement en compilant les options d'investissement dans un modèle organisé et pondéré en fonction des éléments auxquels la direction accorde le plus d'importance. Une fois que la direction a fait son choix, un robot RPA peut suivre la réussite de ces investissements. Il pourrait même être en mesure de suggérer des sélections plus performantes pour l'avenir.

RPA pour Reconciliation and Analytical Procedures (procédures de rapprochement et d'analyse)

Les rapprochements sont importants, mais ils peuvent être longs et répétitifs. Heureusement, les logiciels de RPA automatisés peuvent télécharger les relevés bancaires, les lire, comparer les soldes avec ce qui figure dans vos livres, résoudre les divergences les plus courantes et signaler les écarts pour que vous puissiez les examiner.

RPA pour la préparation des états financiers

Si les fonctions comptables sont à jour et précises, la préparation des états financiers peut facilement être automatisée. Le logiciel RPA peut commencer à créer des rapports une fois que les processus comptables de clôture du mois sont terminés. Automatiquement et instantanément, ce logiciel peut produire autant de versions des rapports financiers que nécessaire. Par exemple, les robots RPA peuvent créer des états financiers personnalisés pour :

• Auditeurs: Les auditeurs pourraient souhaiter une comparaison triennale des recettes et des dépenses.

• Comptables-fiscalistes: Le rapport peut être généré en utilisant des groupes de comptes spécifiques à la fiscalité pour faciliter les déclarations fiscales.

• La direction: La direction peut vouloir voir les résultats financiers comparés à leur budget.

La RPA au service de la prévision

Les prévisions peuvent s'avérer délicates. Elles reposent sur des hypothèses, des estimations et des données imparfaites. Mais les logiciels de RPA peuvent jouer un rôle dans les prévisions. Il peut :

• Traiter les données historiques
• Identifier les tendances dans les données
• Calculer les écarts par rapport aux valeurs de référence du secteur
• Comparer les résultats aux rapports des concurrents

Un membre de votre équipe peut dire au robot RPA ce qu'il veut qu'il fasse, et le logiciel exécutera ces tâches rapidement, efficacement et avec précision. Mais le plus important, c'est que la RPA est exempte de biais. Il peut s'avérer difficile pour les dirigeants de ne pas introduire de biais dans leurs estimations. Si les données qui leur sont fournies sont propres et exemptes d'hypothèses, ils peuvent prendre de meilleures décisions financières.

RPA pour les procédures analytiques

La RPA peut être d'une grande aide lors de l'analyse des données. L'examen systématique de grandes quantités de données est un défi et prend du temps pour nous, mais c'est un jeu d'enfant pour la technologie RPA. Par exemple, les robots RPA peuvent être capables de.. :

• Comparer deux ensembles de données
• Trouver des valeurs aberrantes dans un ensemble de données
• Calculer les écarts et les ratios
• Générer des graphiques
• Afficher les lignes de tendance

Les analyses constituent un aspect important de la prise de décision pour les équipes de direction qui supervisent la fonction financière d'une entreprise. En demandant à un robot d'effectuer ces calculs, vous vous assurez que votre équipe dispose d'informations précises et fiables.

RPA pour les tests d'audit à double finalité

Si votre expert-comptable effectue un audit sur place, il peut avoir recours à la technologie RPA pour l'aider dans certaines de ses procédures de test. Les tests d'audit à double objectif, qui vérifient simultanément l'exactitude des chiffres et l'efficacité des contrôles internes de votre entreprise, peuvent bénéficier de la technologie RPA. Prenons l'exemple du test de réexécution. Lors de la ré-exécution d'une transaction, vos auditeurs vérifient si le résultat qu'ils ont obtenu correspond à ce qui figure dans votre grand livre. Ces tests peuvent souvent être effectués par des robots RPA, ce qui permet à vos auditeurs de consacrer du temps à des procédures de test moins rigoureuses.

RPA pour les déclarations fiscales

Bien que les lois fiscales puissent être complexes, les règles sont presque toujours rédigées selon une logique "si-alors".

• "Si je gagne entre X et Y dollars par an, mon taux marginal d'imposition sera de Z %.
• "Si j'ai moins de 100 employés, je peux bénéficier de ce crédit d'impôt.
• "Si j'ai détenu ce bien pendant 12 mois ou plus, la plus-value résultant de sa vente sera une plus-value à long terme.

C'est pourquoi les déclarations fiscales constituent un domaine privilégié pour l'utilisation de la technologie RPA. Prenons l'exemple des taxes sur les ventes. Chaque mois, la technologie RPA peut être en mesure de générer des déclarations de taxes sur les ventes que vous pouvez examiner ou d'organiser ces données de manière à ce qu'un service tiers puisse les utiliser pour générer des déclarations en votre nom.

Ce domaine est particulièrement important à l'heure actuelle car, ces deux dernières années, les États ont adopté de nouvelles lois sur la taxe sur les ventes qui obligent les entreprises situées en dehors de l'État à collecter et à verser la taxe sur les ventes dans leur État. Les entreprises sont débordées par les nouvelles exigences en matière de déclaration. Pouvoir compter sur la technologie RPA pour générer des formulaires fiscaux ou organiser des données fiscales est presque une nécessité.

La RPA pour les applications Cloud

Les logiciels Cloud sont pratiquement omniprésents dans la comptabilité, mais toutes les entreprises n'ont pas été en mesure de faire passer l'ensemble de leurs logiciels sur le cloud. La RPA peut faciliter cette transition. Par exemple, si votre comptable veut avoir accès à vos rapports financiers mais que votre système ERP est basé sur un ordinateur de bureau, le logiciel RPA peut exécuter des rapports et les télécharger sur le cloud pour que vos comptables puissent les consulter.

Il est facile de comprendre à quel point il serait avantageux qu'un robot logiciel exécute ces fonctions. Non seulement les solutions RPA libéreraient le temps de votre personnel pour des tâches plus importantes et à valeur ajoutée dans votre organisation, mais les résultats seraient également plus susceptibles d'être exacts. Bien qu'il ne faille pas éliminer l'implication humaine, permettre à un robot d'effectuer des tâches simples et répétitives éliminera l'erreur humaine de l'équation.

Quel est l'avenir de l'automatisation des processus robotiques ?

La mise en œuvre de la RPA ne fait que gagner en popularité. Si votre entreprise a déjà adopté la RPA dans ses services comptables et financiers, vous devez vous attendre à ce qu'elle soit adoptée dans d'autres services - et bientôt. Le service client est une prochaine étape évidente (les robots peuvent souvent traiter les demandes de premier niveau), tout comme les ressources humaines (pour l'intégration ou la formation des employés), mais les possibilités sont infinies.

En fait, l'un des plus grands avantages de la RPA est qu'elle peut être utilisée parallèlement à d'autres technologies. La combinaison de l'intelligence artificielle et de la pensée fondée sur des règles de la RPA sera puissante. L'automatisation intelligente sera une technologie de plus grande valeur que la RPA seule. Par exemple, la RPA peut facilement remplir une déclaration d'impôts, mais si le formulaire fiscal change, ses règles doivent être reprogrammées. L'utilisation de l'IA pour lire un formulaire fiscal et modifier les règles de la RPA en fonction de ses découvertes ouvrira un tout nouveau monde d'automatisation de la comptabilité.

Au fur et à mesure que l'utilisation de la RPA se développe, nous devrions être très attentifs à la manière dont elle fournit un niveau de service plus élevé à nos services comptables, et nous devrions être prêts à incorporer ces nouvelles technologies dans nos modèles d'entreprise.