Buchhaltung

Perm Docs und das Problem der allgegenwärtigen Informationen

Es gibt ein ironisches Problem, wenn Informationen überall zu finden sind: Sie sind schwer zu finden.

Google sah die Chance, dieses Problem im großen Stil anzugehen. Und so lautet der Auftrag des Unternehmens, "die Informationen der Welt zu organisieren und sie universell zugänglich und nützlich zu machen".

Bei FloQast könnten wir unsere Arbeit mit ähnlichen, wenn auch mundgerechteren Worten beschreiben. Wir freuen uns, unseren Teil dazu beizutragen, dass die Finanzinformationen Ihres Unternehmens für das Buchhaltungsteam zugänglich und nützlich sind. Heute nehmen wir mit der Einführung unserer neuesten Funktion, den Perm Docs, einen großen Teil dieser Herausforderung in Angriff.

Perm Docs sind das, was alle Buchhalter als "permanente Dokumente" verstehen - diejenigen, die Sie für einen bestimmten Abschluss oder eine nachfolgende Prüfung benötigen, die aber nicht nur an einen bestimmten Zeitraum gebunden sind. Dabei kann es sich um die Dokumentation von Richtlinien und Verfahren, wichtige Verträge, Kontenpläne, Vorstandsprotokolle, Mietverträge oder sogar Satzungen handeln.

Alle Buchhaltungsabteilungen haben diese Dokumente. Leider werden sie überall in realen und virtuellen Aktenschränken aufbewahrt. An guten Tagen wissen wir genau, wo wir die Dokumente finden, die wir brauchen. An schlechten Tagen wissen wir nicht, wo sie sind. An den schlimmsten Tagen fragt man sich: Gibt es überhaupt ein Dokument für das, was ich suche?

Oft ist es ein Chaos, das um Ordnung bettelt.

Wäre es nicht großartig, wenn es einen einzigen zentralen Aufbewahrungsort für wichtige Buchhaltungsunterlagen gäbe, die über mehrere Abschlussperioden hinweg gültig sind?

Perm Docs eingeben.

Perm Docs ist ein vollständig konfigurierbares Datei- und Dokumentenspeichersystem, das im vorhandenen Cloud-Speicher Ihrer Buchhaltungsabteilung vorhanden ist und automatisch von FloQast aus angezeigt und aufgerufen werden kann. Mit "vollständig konfigurierbar" meinen wir, dass Benutzer Ordner einrichten können, um Dokumente nach Belieben zu organisieren. Es kann für Dokumente konfiguriert werden, die für alle oder nur für eine der Unternehmenseinheiten relevant sind, um sicherzustellen, dass die richtigen Dokumente immer an dem übersichtlichen Ort abgerufen werden können, der am sinnvollsten ist.

Wir haben bereits von den Plänen der Benutzer gehört, Perm Docs umfassend zu nutzen: für Buchhaltungsrichtlinien, Prüfungsberichte, Mietverträge und mehr. Einige Benutzer haben uns gegenüber im Stillen zugegeben, dass sie mit unserer Funktion "Perm Docs" eher einen kompletten Satz von Verfahrensdokumenten erstellen werden. Das liegt daran, dass diese Dokumente jetzt besser gefunden und über Perm Docs abgerufen werden können.

Wie bei allen unseren sich entwickelnden Diensten werden wir den Nutzern zuhören, lernen, wie sie Perm Docs verwenden, und die Funktion im Laufe der Zeit anpassen, damit sie so effektiv wie möglich genutzt werden kann. Wir haben bereits Ideen im Kopf, wie wir Perm Docs in Zukunft tiefer in FloQast integrieren können, z. B. indem wir das Vorhandensein eines Richtliniendokuments mit einem Link neben dem Verfahren, für das es gilt, hervorheben.

Über Perm Docs hinaus haben wir uns zum Ziel gesetzt, alle buchhaltungsbezogenen Daten Ihres Unternehmens für unsere Helden im Buchhaltungsteam leichter zugänglich und nützlicher zu machen. Wenn Sie eine Wunschliste haben, die wir berücksichtigen sollen, schreiben Sie uns bitte an [email protected].

Wer weiß, vielleicht ist unsere Mission ja gar nicht so viel weniger hoch gesteckt als die von Google.