Finanzielle Automatisierung
Maximierung der Effizienz bei der Erstellung von Jahresabschlüssen durch Automatisierung
Eine Umfrage der Technologiebewertungsplattform Capterra zeigt, dass 72 % der Unternehmen im Jahr 2024 mehr für Software ausgeben wollen als im Jahr 2023.
Unternehmen, die ihre Prozesse zur Erstellung von Jahresabschlüssen automatisieren, profitieren häufig von einer verbesserten Genauigkeit, Daten nahezu in Echtzeit und einer höheren Effizienz.
Tatsache: Unternehmen, die einen Teil ihrer Abschlusserstellung automatisieren, verkürzen die Zeit bis zum Abschluss um 33 % oder mehr.
Wenn Sie sich fragen, wie Sie die Effizienz bei der Erstellung von Jahresabschlüssen durch Automatisierung maximieren können, erfahren Sie es in diesem Artikel:
- Die Notwendigkeit der Automatisierung
- Die Finanzberichte, die Sie automatisieren können
- Die Vorteile einer automatisierten Erstellung von Jahresabschlüssen
Was ist Automatisierung der Finanzberichterstattung?
Bei der Automatisierung der Finanzberichterstattung werden Technologien eingesetzt, um die mit der Erstellung und Analyse von Finanzberichten verbundenen Aufgaben zu automatisieren.
Der Zweck der Automatisierung der Finanzberichterstattung besteht darin, die Effizienz und Genauigkeit zu erhöhen, indem die Anzahl der sich wiederholenden und manuellen Aufgaben verringert wird.
Warum ist eine Automatisierung bei der Erstellung von Jahresabschlüssen erforderlich?
Wir werden später noch näher darauf eingehen, aber bei der Automatisierung der Finanzberichterstattung geht es vor allem darum, Zeit für andere, sinnvollere strategische Aktivitäten zu sparen und freizusetzen.
Das Lebensmittelunternehmen Instacart beispielsweise wechselte von der Verwendung von Google Sheet-Checklisten für den Monatsabschluss zu einem automatisierten System, das einen vollständigen Prüfpfad für Änderungen bietet. Dies war etwas, was Google Sheets nicht effektiv leisten konnte.
Automation verringerte die Wahrscheinlichkeit, dass Änderungen an den Umsatzzahlen von Instacart nicht in die konsolidierte Gewinn- und Verlustrechnung einfließen würden.
Dank der Automatisierung müssen die Manager nicht mehr mehrere Versionen der konsolidierten Bilanzen prüfen.
Wie unterscheidet sich die Automatisierung von traditionellen Methoden der Finanzberichterstattung?
Herkömmliche Methoden zur Erstellung von Jahresabschlüssen und Berichten umfassen die manuelle Erfassung von Ausgaben, die Erfassung und Überprüfung von Finanzdaten sowie die Erstellung und Analyse von Jahresabschlüssen.
Die herkömmliche Methode der Finanzberichterstattung bedeutet, dass die Mitarbeiter der Buchhaltung die meiste Zeit mit der manuellen Eingabe von Daten in Software oder Tabellenkalkulationen verbringen und kaum die Möglichkeit haben, Daten in Echtzeit zu liefern.
Die herkömmliche Methode erfordert außerdem eine umfangreiche Dokumentation auf Papier, die als Prüfpfad dient.
Auf der anderen Seite werden bei der automatisierten Finanzberichterstattung viele manuelle Aufgaben von der Software übernommen.
Bankauszüge können automatisch mit dem Kassenbuch abgeglichen werden, so dass die Mitarbeiter nur noch die Ausnahmen untersuchen müssen.
Welche Funktionen der Finanzberichterstattung können Sie automatisieren?
Von der Bilanzanalyse bis zum Bankabgleich - die Palette der Funktionen, die Sie automatisieren können, ist vielfältig.
Betrachten Sie die folgenden Beispiele:
Analyse der Jahresabschlüsse
Die korrekte Erstellung von Jahresabschlüssen ist zwar wichtig, aber der eigentliche Clou liegt oft in der Analyse der Jahresabschlüsse. Bei der Analyse von Jahresabschlüssen erhalten Sie entscheidende Einblicke in die wichtigsten Finanzkennzahlen, bewerten Trends und vergleichen die Unternehmenskennzahlen mit dem Branchendurchschnitt.
In automatisierten Finanzsystemen erstellt die Buchhaltungssoftware automatisch Schlüsselkennzahlen und vergleicht sie mit früheren Perioden, wobei bemerkenswerte Veränderungen auf der Grundlage der von Ihnen gewählten Kriterien hervorgehoben werden.
Berichte zum Finanzbericht
Eine automatisierte Buchhaltungssoftware kann bei der Erstellung verschiedener Finanzberichte helfen, sei es monatlich, vierteljährlich, jährlich oder sogar aus einer Laune heraus.
Wenn Sie an mehreren Standorten tätig sind oder mehrere Produkte verkaufen, kann die Software Ihren Bericht aufschlüsseln, so dass Sie ein klareres Bild von der Leistung der einzelnen Segmente erhalten. Dies kann einen großen Beitrag zur Verbesserung der Managementberichte leisten.
Beispiele für Finanzberichte, die mit automatisierter Buchhaltungssoftware erstellt werden können, sind:
- Bilanz
- Gewinn- und Verlustrechnung
- Kapitalflussrechnung
- Aufstellung der Veränderungen im Eigenkapital
Abstimmungen
Automatisierte Buchhaltungssoftware kann sowohl Bankabstimmungen als auch Abstimmungen zwischen Unternehmen durchführen.
Bei Bankabstimmungen gleicht die Buchhaltungssoftware automatisch die entsprechenden Buchungen (zwischen der Bank und dem Kassenbuch) ab, entfernt doppelte Transaktionen und ermittelt ausstehende Transaktionen.
Intercompany-Aktivitäten können automatisch abgeglichen werden, wobei Differenzen in einem Ausnahmebericht gemeldet werden.
Steuerverwaltung
Die Automatisierung der Steuerberechnung und -berichterstattung gewährleistet, dass das Unternehmen die Vorschriften einhält. Und die Automatisierungssoftware wird automatisch mit den neuesten Steuergesetzen und -sätzen aktualisiert.
Finanzplanung
Funktionen wie Budgetierung und Finanzprognosen lassen sich am besten mit automatisierter Buchhaltungssoftware durchführen, die auf historische Daten zurückgreifen kann, um vernünftige Zukunftsprognosen zu erstellen.
Durch die Verwendung historischer Daten kann die automatisierte Software eine Abweichungsanalyse durchführen, um signifikante Abweichungen von den Prognosen aufzuzeigen.
Außerdem können einige Buchhaltungssoftwareprogramme Funktionen zur Szenariomodellierung durchführen, einschließlich Was-wäre-wenn-Analysen.
Funktionen der Gehaltsabrechnung
Mit automatisierten Abrechnungsprozessen können Sie Gehälter und Abzüge für Mitarbeiter, einschließlich Prämien und Überstunden, automatisch berechnen.
Zahlungsvorgänge
Unternehmen, die automatisierte Finanzsysteme verwenden, können Rechnungen nach ihrem Status (ob bezahlt oder fällig) verfolgen, Rechnungen mit Bestellungen abgleichen und Zahlungen an Lieferanten planen.
Was sind die Vorteile der Automatisierung der Finanzberichterstattung?
Einem von Bloomberg veröffentlichten Bericht zufolge halten 96 % der befragten Buchhalter die Automatisierung für die Zukunft des Buchhaltungsberufs für wichtig.
Warum also sind Buchhalter optimistisch, was die Automatisierung angeht?
Die Antwort liegt in den Vorteilen, die die Automatisierung bietet.
Automatisierung verschafft Zeit
Wie bereits erwähnt, ermöglicht die Automatisierung manueller Aufgaben den Teammitgliedern, sich auf wertvolle strategische Aufgaben zu konzentrieren, die menschliches Urteilsvermögen oder Kreativität erfordern.
Automatisierung verbessert die Effizienz
Abgesehen von der Zeitersparnis und dem Zeitgewinn kann die Automatisierung auch die Effizienz steigern. Wir sprechen hier von schnelleren Prozessen und Arbeitsabläufen anstelle von langwierigen und ermüdenden manuellen Prozessen.
Als das Berliner Unternehmen GetYourGuide große Teile seines Abschlussprozesses automatisierte, verringerte sich die Dauer des Abschlusses von 20 auf 7 Tage.
Automatisierung führt zu besserer Produktivität
Das sollte offensichtlich sein. Mit verbesserter Effizienz steigt oft auch die Produktivität.
Laut einer kürzlich durchgeführten Studie berichten 70 % der Unternehmen, die mindestens ein Viertel ihrer Buchhaltungsfunktionen automatisiert haben, über eine mäßige oder beträchtliche Investitionsrendite (ROI).
Automatisierung verbessert die Datengenauigkeit
Buchhalter sind Menschen. Sie werden müde. Sie lesen Zahlen falsch. Sie machen Tippfehler.
Da die Automatisierung die menschliche Beteiligung reduziert oder eliminiert, garantiert sie oft genauere Daten.
Natürlich ist immer noch ein Mensch erforderlich, um die Genauigkeit der Systemausgabe zu überprüfen.
Automatisierung verbessert den Datenabruf
Physische Zeitschriften werden ausgedruckt und in Lagerräumen in nicht automatisierten Systemen abgelegt.
Diese Abstellräume sind schnell mit Unmengen von Akten gefüllt. Die Suche nach einem Tagebucheintrag oder einem Abgleich, um Belege zu finden, gleicht in der Regel einem Jagdausflug.
In automatisierten Systemen können Sie jedoch jeden Journaleintrag in Sekundenschnelle abrufen. Und auch der Prüfpfad ist beigefügt und schnell wiederherstellbar.
Automatisierung verbessert die Datensicherheit
Je nachdem, ob es sich um ein privates oder öffentliches Unternehmen handelt, müssen die Finanzunterlagen oft mehrere Jahre lang aufbewahrt werden.
Dies ist oft mit einer Herausforderung verbunden. Bei manuellen Systemen können Rechnungen und Journale verloren gehen oder verunstaltet werden.
Digitale Kopien von Dokumenten können jedoch sofort in automatisierten Buchführungssystemen abgerufen werden.
Wie man das beste Tool für die Automatisierung der Finanzberichterstattung auswählt
Die Wahl der besten Automatisierungssoftware erfordert eine sorgfältige Evaluierung der Bedürfnisse, Ressourcen und Ziele Ihres Unternehmens.
Vorausgesetzt, Sie arbeiten innerhalb Ihres Budgets, finden Sie hier das beste Tool für die Automatisierung der Buchhaltungsberichte.
- Datenintegration: Die Buchhaltungsautomatisierungssoftware, die Sie auswählen, sollte Daten aus verschiedenen Quellen sammeln und integrieren, sei es Slack, Teams, Excel, das ERP oder das CRM.
- Transparenz: Die Software sollte leicht zugängliche Dashboards bereitstellen, um den Status aller Arbeitsabläufe zu überprüfen und sicherzustellen, dass Sie jederzeit für Audits gerüstet sind.
- Qualitätsberichte: Das von Ihnen gewählte Tool sollte Ihnen helfen, auf einer einzigen Seite einen Überblick über alle Einheiten zu erhalten oder detaillierte Leistungsdaten und tiefergehende Analysen zu erhalten. Die Berichte sollten anpassbar sein und in Echtzeit bereitgestellt werden.
- Sicherheit: Um die Sicherheit zu gewährleisten, sollte Ihr Automatisierungstool über Funktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung, Datenverschlüsselung und regelmäßige Backups verfügen.
- Skalierbarkeit: Das von Ihnen gewählte Tool sollte in der Lage sein, mit den gestiegenen Anforderungen Ihres Unternehmens Schritt zu halten und die sich ständig ändernden Bedürfnisse zu erfüllen.
- Kundenbetreuung: Sie möchten nicht mit einem Unternehmen zusammenarbeiten, das für seinen schlechten Kundenservice bekannt ist. Um auf Nummer sicher zu gehen, sollten Sie immer die Bewertungen des Unternehmens lesen.
Wie kann FloQast bei der Implementierung der Automatisierung der Finanzberichterstattung helfen?
Das Finanzberichtstool von FloQast entwickelt sich zunehmend zum Goldstandard in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit, Effektivität, Sicherheit (das Tool von FloQast erfüllt Compliance-Standards wie GDPR und CCPA) und Flexibilität und ist es wert, eine Demo zu planen.
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