Kundengeschichten
"Das ist mein einfacher Knopf": Wie FloQast der Erzdiözese Cincinnati geholfen hat, einen Standard für exzellente Buchhaltung zu schaffen
Als Tom Twilling als Controller bei der Erzdiözese Cincinnati eingestellt wurde, dauerte es nicht lange, bis er erkannte, dass das Buchhaltungsteam Veränderungen brauchte - und zwar schnell.
Die Buchhaltungsabteilung der Erzdiözese mit Sitz in - Sie ahnen es - Cincinnati basierte auf Stammeswissen - vieles davon handschriftlich -, was zu einem schmerzhaft langsamen Monatsabschluss führte... und zu einer Menge toter Bäume.
"Als ich zur Erzdiözese kam, gab es keine schriftlichen Verfahrenshandbücher, also hatte jeder Notizbücher und Blöcke und handschriftliche Notizen, aber wir hatten einen kompletten Wechsel in der Abteilung, so dass wir eine Zeit hatten, in der niemand etwas wusste", sagte Twilling.
Twilling setzte schnell Sage Intacct als ERP-System für das Team ein, aber er war der Meinung, dass sie etwas mehr brauchten. Die Excel-Tabelle war zwar besser als die Nachverfolgung von Prozessen mit Hilfe von Notizbüchern und Haftnotizen, aber sie wurde bald zu umfangreich und für das Team unhandlich. Da entdeckte er FloQast.
Close Management Software als Lösung
Während der Teilnahme an Intacct Advantage stolperte Twilling über den FloQast-Stand und blieb für eine Demo. Er wusste sofort, dass die Software einen großen Einfluss auf sein Team von Buchhaltern haben könnte.
"Wir haben die Demo gemacht und ich habe mich fast am ersten Tag in das System verliebt", sagt Twilling.
Die Demo war jedoch nur der Anfang für Twilling. Um das Team dazu zu bringen, mit FloQast abzuschließen und sich auf ein Audit vorzubereiten - ein Prozess, der sich in den vergangenen Jahren als ziemlich schwierig erwiesen hat - setzte Twilling auf einen schnellen Implementierungsprozess. Wie sich herausstellte, wurde er nicht enttäuscht.
"Die Einrichtung war denkbar einfach", so Twilling. "Sie sagten mir im Grunde: 'Schicken Sie mir die Excel-Tabelle, die Sie erstellt haben, und wir erledigen das für Sie'".
Twilling, der mit dem Schlimmsten rechnete, fragte, wie lange die Einrichtung dauern würde, und rechnete mit mehreren Wochen bis zu mehreren Monaten. Ihm wurde gesagt, dass alles bis zum folgenden Montag fertig sein würde.
"Ich habe mich eingeloggt und dachte: 'Oh mein Gott, das ist alles, was ich mir hätte vorstellen können'", so Twilling.
Nachdem wir FloQast nun schon seit einiger Zeit nutzen, ist der Einfluss, den es auf das Buchhaltungsteam hat, kristallklar.
"Es ist wirklich mein einfacher Knopf", sagte Twilling.
Pünktlich und mit weniger Stress
Die Erzdiözese war sehr erfreut über die Auswirkungen von FloQast auf ihre Rechnungsprüfung, da der Monatsabschluss effizienter durchgeführt werden konnte.
"Letztes Jahr wurde die Prüfung mit Verspätung durchgeführt, und das, obwohl unser Team lange und hart gearbeitet hat", so Twilling. "Dieses Jahr sind wir ziemlich pünktlich und schneller fertig geworden", so Twilling.
"Das hat unsere Prüfung in diesem Jahr um Wochen verzögert", fügte er hinzu.
