Buchhaltung
Optimale Effizienz durch Buchhaltungs-Workflows
Wie gut funktioniert Ihre Buchhaltungsabteilung? Ist sie wie ein fein abgestimmtes Rennauto, das vor sich hin brummt, bei dem alle Fristen eingehalten werden und jeder effizient und effektiv arbeitet, wobei jedem Teammitglied klar ist, was es jeden Tag zu tun hat und wie es das erledigen soll?
Oder taumeln Sie von einer Krise zur nächsten, löschen ständig Brände und verpassen gelegentlich wichtige Termine, während alle immer länger arbeiten?
Wenn Ihr Team eher zur zweiten Alternative gehört, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie die Vorteile der Einrichtung von Standardabläufen in der Buchhaltung nicht genutzt haben. Wenn Ihr Team über standardisierte Arbeitsabläufe für alle Aufgaben und Projekte verfügt, beruhigt sich die Arbeit um ein Vielfaches.
Jeder weiß, was erwartet wird und wie die Arbeit zu erledigen ist. Selbst wenn eine Schlüsselperson ausfällt, kann ein anderer einspringen, ohne dass etwas passiert. Sehen wir uns einmal an, warum Sie für Ihr Team standardisierte Arbeitsabläufe in der Buchhaltung einrichten sollten.
Was ist der Workflow in der Buchhaltung?
Ein Arbeitsablauf in der Buchhaltung ist eine definierte und wiederholbare Abfolge von Schritten, die jeder befolgt, um ein bestimmtes Projekt oder eine Aufgabe auf die gleiche Weise zu erledigen. Arbeitsabläufe sind entscheidend für die Delegation von Arbeit, ohne dass ein Mikromanagement erforderlich ist. Sie schaffen einen Rahmen für die Rationalisierung und Optimierung Ihrer Prozesse.
Die Dokumentation Ihres Arbeitsablaufs dient als Sprungbrett für die Automatisierung. Sobald Sie alle beteiligten Aufgaben kennen, können Sie nach Anwendungen suchen, die einige oder alle dieser Schritte ausführen und sie zu einem automatisierten End-to-End-Prozess zusammenfügen.
Sobald Sie Standardverfahren entwickelt haben, können Sie mit einem Workflow-Management-System diese Prozesse für Ihr Team freigeben und organisieren. Die Einarbeitung und Schulung eines neuen Teammitglieds wird erheblich vereinfacht, wenn Sie es einfach auf Ihr System verweisen können. Die Entwicklung von Arbeitsabläufen für alle Ihre Geschäftsprozesse trägt dazu bei, dass Sie Ihren Kunden und Mitarbeitern eine bessere Erfahrung bieten können.
Beispiele für Buchhaltungs-Workflows
Unabhängig davon, ob Sie die Buchhaltung für ein kleines Unternehmen führen oder eine Buchhaltungspraxis betreiben, werden Ihre Leistungen durch eine Reihe von Schritten in einer bestimmten Reihenfolge erbracht. Im Allgemeinen folgen alle Arbeitsabläufe in der Buchhaltung und im Rechnungswesen diesen drei allgemeinen Schritten:
- Informationen sammeln
- Informationen verarbeiten
- Ergebnisse für die Verarbeitung von Informationen liefern
Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung erfasst ein Lohnbuchhalter beispielsweise zunächst die Zeiterfassungsdaten und andere Informationen für den betreffenden Lohn- und Gehaltszeitraum. Anschließend werden diese Daten zur Verarbeitung in ein Gehaltsabrechnungssystem eingegeben. Schließlich erhalten die Mitarbeiter ihre Gehaltsschecks.
Der erste Schritt bei der Erstellung einer Steuererklärung besteht darin, Informationen und Dokumente des Kunden zu sammeln. Bei einer Steuererklärung für Unternehmen kann dies bedeuten, dass der Steuerberater Zugriff auf die QuickBooks Online- oder Xero-Datei des Kunden sowie auf Bank- und Kreditkartenauszüge und andere Dokumente erhält. Nachdem er die entsprechenden steuerlichen und buchhalterischen Anpassungen vorgenommen hat, gibt der Buchhalter diese Informationen in die Steuersoftware ein oder importiert sie, wo sie verarbeitet werden. Nachdem er überprüft hat, ob die Daten korrekt eingegeben und verarbeitet wurden, wird die Steuererklärung an den Kunden übermittelt.
Es stimmt zwar, dass jeder Steuerberater - vom kleinen Einzelhändler bis hin zu den Big Four - denselben grundlegenden Arbeitsablauf befolgt, aber die Einrichtung eines soliden und gestrafften Arbeitsablaufs kann die Steuersaison ein wenig erleichtern. So kann beispielsweise die Aufgabe der Datenerfassung einem Verwaltungsmitarbeiter oder einem speziellen Kundenbetreuer übertragen werden, der sich auch um die Dateneingabe kümmern kann, so dass sich alle anderen auf die eigentliche Aufgabe konzentrieren können.
Der vielleicht wichtigste (und am meisten gefürchtete) Workflow-Prozess für Buchhalter in der Industrie ist der Monatsabschluss. Aber auch dieser kann durch die Entwicklung von Standardprozessen und deren Optimierung gebändigt werden.
Warum brauche ich ein Workflow-System?
Wenn Ihr Team klein ist, denken Sie vielleicht, dass Sie es schaffen können, indem Sie alles im Kopf behalten. Aber denken Sie an diese Fragen, und Sie werden Ihre Meinung vielleicht ändern:
- Haben Sie schon einmal eine Frist verpasst, weil eine Steuererklärung oder ein Satz von Finanzunterlagen im Posteingang eines Mitarbeiters verloren gegangen ist?
- Haben Sie schon einmal Hochzeiten, den Sport Ihrer Kinder oder andere wichtige Veranstaltungen verpasst, weil niemand anderes für die Aufgaben einspringen konnte, die nur Sie erledigen konnten?
- Haben Sie schon einmal Arbeit an Ersteller zurückgeschickt, weil wichtige Schritte übersprungen wurden?
- Verbringen Sie zu viel Zeit damit, neuen Teammitgliedern beizubringen, wie sie die Arbeit erledigen sollen?
- Verbringen Sie Zeit mit sich wiederholenden oder administrativen Aufgaben, für deren Erledigung sicherlich kein CPA- oder Buchhaltungsabschluss erforderlich ist?
- Haben Sie Cashflow-Probleme, weil es schwierig ist, unbezahlte Rechnungen weiterzuverfolgen?
- Verbringen Sie viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten oder Arbeitsunterlagen?
Wenn Sie eine dieser Fragen mit Ja beantworten können, brauchen Sie ein Workflow-Management-System. Diese Systeme können zu leistungsfähigen Managementinstrumenten werden, indem sie Ihnen einen Überblick über den Projektstatus verschaffen und Engpässe durch die Verlagerung von Arbeiten beseitigen helfen.
Für kleine Teams mit einfachen Projekten kann Excel als sehr einfaches Projektmanagementsystem dienen. Aber wenn Ihr Team wächst und die Komplexität der Projekte zunimmt, müssen Sie möglicherweise auf ein Workflow-Management-System umsteigen. Die Umstellung auf den Remote-Arbeitsmodus - wie wir alle während des COVID - machte deutlich, dass ein Aufgabenverwaltungssystem erforderlich ist, das Echtzeittransparenz bietet.
Für CPA-Firmen bieten Anbieter von Buchhaltungssoftware wie Thomson Reuters, CCH, Intuit und Xero Software für das Praxismanagement an, mit der sich wiederkehrende Projekte wie Steuererklärungen oder Rechnungsprüfungen leicht einrichten lassen. Diese Angebote vereinfachen zwar die Bearbeitung von Kundenaufträgen und lassen sich häufig in Dokumentenmanagementsysteme integrieren, doch viele Unternehmen empfinden sie als umständlich und unflexibel, da sie in der Regel fest an die Angebote des jeweiligen Unternehmens gebunden sind. Beliebte plattformunabhängige Alternativen sind Jetpack Workflow und XCM. Die Big Four und andere große Wirtschaftsprüfungsunternehmen entwickeln im Allgemeinen ihre eigenen Workflow-Lösungen.
In der Industrie sind integrierte Workflow- und Dokumentenmanagementsysteme noch nicht so weit verbreitet.
Außerhalb der Welt der Buchhaltung werden Sie feststellen, dass Workflow-Lösungen wie Trello oder Asana besser geeignet sind, um Benachrichtigungen zu versenden oder Aufgaben einfach zu verschieben. Wenn Sie ein Workflow-System mit Teams oder Slack verbinden, können Sie auf Abruf chatten und endlose E-Mail-Ketten vermeiden.
Wie schreibt man einen Workflow?
Ein Workflow setzt sich aus diesen drei Komponenten zusammen:
- Vordefinierte Schritte - was passiert in jeder Phase und in welcher Reihenfolge
- Teilnehmer - wer macht was
- Auslösende Ereignisse - was löst den Arbeitsablauf aus, und wann ist jeder Schritt abgeschlossen?
Mit diesen Konzepten im Hinterkopf und den drei allgemeinen Schritten der oben erwähnten Arbeitsabläufe in der Buchhaltung sollten Sie damit beginnen, den gesamten Prozess von Anfang bis Ende zu skizzieren. Dies geschieht am besten im Team, so dass jeder seine besten Praktiken zur effizienten Erledigung der Arbeit einbringen kann. Ziel ist es, einen Arbeitsablauf zu erstellen, mit dem alle einverstanden sind und den sie auch tatsächlich befolgen werden. Sie können auch mit Vorlagen wie unserer Vorlage für den Monatsabschluss beginnen.
Überlegen Sie bei der Durcharbeitung der Schritte, ob einzelne Schritte vereinfacht oder ganz übersprungen werden können, ohne dass der Mehrwert verloren geht. Gibt es Anwendungen, mit denen Informationen einfacher in das Buchhaltungssystem eingegeben werden können? Fügen Sie dann die Teilnehmer und auslösenden Ereignisse hinzu.
Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe für intelligenteres Arbeiten
Der Test eines jeden Arbeitsablaufs besteht darin, ihn live auszuprobieren. Eine gute Möglichkeit, ihn zu testen, besteht darin, jemanden, der diese Aufgabe noch nie erledigt hat, zu bitten, sie durchzuarbeiten. Wundern Sie sich nicht, wenn Sie im Laufe des Prozesses Anpassungen vornehmen müssen.
Die Buchhaltungstechnologie verändert sich ständig, was bedeutet, dass kein Arbeitsablauf für immer in Stein gemeißelt ist. Die technischen Hilfsmittel von morgen - wie z. B. Software für die Verwaltung von Arbeitsabläufen - werden Ihnen helfen, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, indem sie teilweise oder ganz automatisiert werden. Also, automatisieren Sie und arbeiten Sie intelligenter!
