So implementieren Sie erfolgreich neue Technologien am Arbeitsplatz

Über den Autor: Katie Thomas, CPA, ist Content Creator, 2021 erhielt 40 unter 40 CPA Practice Advisor und Inhaberin von Leaders Online, wo sie Buchhaltungsexperten dabei hilft, ihre Wirkung, ihren Einfluss und ihr Einkommen durch Thought Leadership und digitales Marketing zu steigern. Fühlen Sie sich frei, uns zu besuchen Führungskräfte online oder verbinde dich mit ihr auf LinkedIn um in Kontakt zu kommen mit Katie.

Die Wahl der richtigen Technologie für Ihren Arbeitsplatz ist eine bedeutende Leistung. aber Es gibt noch viel zu tun, bevor Sie die Vorteile Ihrer Auswahl nutzen können. Der nächste Schritt im Prozess ist entscheidend, um es richtig zu machen: Implementierung. Selbst die beste Software und Technologie scheitern an einem Unternehmen, das nicht über die richtige Implementierungsstrategie — und den richtigen Partner — verfügt.

Ich werde einen vierstufigen Prozess skizzieren, der Ihnen hilft, neue Technologien reibungslos an Ihrem Arbeitsplatz zu implementieren.

1. Stellen Sie ein Implementierungsteam zusammen

Die Implementierung ist kein Ein-Mann-Unterfangen. Vielmehr müssen Sie ein Implementierungsteam zusammenstellen, das mit dem Implementierungsteam Ihrer neuen Technologie zusammenarbeitet. Bevor Sie etwas anderes tun, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre wichtigsten Stakeholder (in der Regel dieselben Personen in Ihrem Auswahlausschuss) identifizieren und zuweisen sollten Meister wechseln in jeder Abteilung/jedem Team.

Champions helfen dabei, alle an den Wandel zu binden, und sind die Grundlage für Ihren Erfolg.

Wenn du Implementierungsteams bilden, es ist unerlässlich, diese Champions aus früheren Erfahrungen zu berücksichtigen. Sobald Sie die richtigen Leute für den Job gefunden haben, haben Sie noch viel zu tun:

1. Überwachen Sie das Team und stellen Sie sicher, dass Sie von Anfang bis Ende Teil der Implementierung sind.
2. Champions und Sie sind dafür verantwortlich, Unterstützung zu leisten und alle widersprüchlichen Prioritäten auf dem Weg zu verwalten.

Zu den wichtigsten Punkten und Rollen, die Sie bei der Zusammenstellung Ihres Implementierungsteams berücksichtigen sollten, gehören:

• Ziel oder ideales Setup
• Projektsponsor (en)
• Mitglieder des Ausschusses
• Projektmanager
• Mitglieder des Kernteams
• Zeitlinien
• Meilensteine
• Erfolgskennzahlen

Der Erfolg Ihres Teams hängt davon ab, dass Sie ihm genügend Ressourcen zur Verfügung stellen.

2. Einen Plan erstellen

Sobald Sie ein starkes Team zusammengestellt haben, ist es an der Zeit, einen Plan zu erstellen. Die Pläne müssen detailliert und zu Beginn der Implementierung vorliegen, um die Integration so reibungslos wie möglich zu gestalten. Bei der Integration neuer Technologien am Arbeitsplatz kann viel schief gehen, und Ihr Plan hilft dabei, das Risiko zu verringern, dass dabei Probleme auftreten. Wenden Sie sich an Ihren Anbieter, um Ihnen bei der Erstellung Ihres Plans und bei der Implementierung zu helfen.

Einige Dinge, die Sie und Ihr Anbieter im Rahmen Ihres Gesamtplans berücksichtigen müssen, sind:

• Datenmigration und Verwaltung
• Verwaltung von Änderungen
• Verwaltung von Projekten
• Anpassung der Technologie
• Plattformübergreifende Kommunikation
• Überprüfung und Verfeinerung nach der Implementierung

Softwareunternehmen bieten oft Einrichtung und Support das kann dazu beitragen, den Integrationsprozess zu vereinfachen. Wenn Ihr Plan jedoch erfolgreich sein soll, müssen Sie über Meilensteine und Zeitpläne verfügen, um Ihre Implementierungsfrist einzuhalten.

Der Scheinplan, den Sie und Ihr Anbieter sich ausgedacht haben, könnte ungefähr so aussehen:

1. Sammeln Sie während einer Testphase der Technologie Einblicke von Mitarbeitern
2. Erstellen Sie einen Machbarkeitsnachweis oder ein Pilotprogramm, um die Technologie mit nur einer kleinen Gruppe von Mitarbeitern zu testen
3. Beginnen Sie mit der Konvertierung von Daten, die von der Technologie verwendet werden
4. Testen und validieren Sie das System, um sicherzustellen, dass alle Prozesse wie vorgesehen funktionieren
5. Passen Sie Workflows und Prozesse nach Bedarf an und testen Sie sie erneut
6. Erstelle einen „Go-Live“ -Date, wenn alles glatt läuft
7. Planen Sie, Schulungen anzubieten (mehr dazu weiter unten)
8. Feedback von Mitarbeitern einholen
9. Entwickeln Sie eine Offboarding-Lösung für jede Technologie, die die neue Technologie ersetzen wird

Der obige Scheinplan ist nur ein Ausgangspunkt und sollte bei Bedarf ergänzt werden. Lassen Sie sich auch hier von Ihrem Anbieter beraten, um den Implementierungsplan zu erstellen und auszuführen. Sie sollten die Schwerstarbeit in diesem Prozess übernehmen.

Als Nächstes müssen Sie mit der Schulung Ihrer Mitarbeiter beginnen, damit Sie Ihrem Go-Live-Ziel näher kommen können.

3. Schulung von Mitarbeitern

Jetzt, da du ein Team hast und einen Plan erstellt hast, ist es an der Zeit, mit dem Training zu beginnen. Die Schulung ist einer der wichtigsten Schritte im Implementierungsprozess. Wenden Sie sich, ähnlich wie bei der Erstellung des Implementierungsplans, an Ihren Anbieter, um Unterstützung bei der Schulung. Sie sollen Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter in Bezug auf Best Practices geschult werden und sicher mit der Software umgehen können.

Lassen Sie uns vor diesem Hintergrund über bewährte Trainingsmethoden sprechen.

Die Mitarbeiter müssen an Bord, engagiert und bereit sein, Ihre neue Technologie zu übernehmen. Stellen Sie sicher, dass das Team Folgendes versteht:

• Was die Software macht und warum sie so wichtig ist
• Warum Sie sich für diese Softwarelösung entschieden haben

Auch wenn die Software benutzerfreundlich ist, ist es dennoch wichtig, Schulungen in den Mix einzubeziehen. Halten Sie Trainingseinheiten ab und gestalten Sie sie so ansprechend wie möglich. Das Engagement der Mitarbeiter ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Umsetzung.

Wie macht man Ausbildung fesselnder?

• Bieten Sie eine Vielzahl von Optionen und Materialien zum Lernen an. Denken Sie daran, dass jeder hat verschiedene Lernstile und Bedürfnisse, also tun Sie Ihr Bestes, um diesen Bedürfnissen gerecht zu werden, indem Sie eine Vielzahl von Schulungsmöglichkeiten anbieten.
• Machen Sie das Training persönlicher. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter verstehen, wie die neue Software ihnen zugute kommt, und verbessern Sie ihre tägliche Arbeit.
• Halten Sie Schulungsveranstaltungen ab. Diese Veranstaltungen bieten Ihnen die Möglichkeit, zu demonstrieren, wie die Software funktioniert und wie sie zu Ihrem aktuellen Technologie-Stack und um den Dialog zwischen Ihnen und dem Team zu erleichtern. Es ist eine hervorragende Gelegenheit für Mitarbeiter, Fragen zu stellen und ihre Bedenken zu äußern, und ermöglicht es den Mitarbeitern auch, aus erster Hand zu sehen, wie die Technologie ihren Arbeitsablauf verbessern wird.
• Benutzen Gamification und interaktive Demos, um den Mitarbeitern zu helfen, die Software wirklich zu verwenden. Vorlesungsbasierte Schulungen können hilfreich sein, aber praktische, interaktive Schulungen können wirklich dazu beitragen, dass die Informationen erhalten bleiben.

In einigen Fällen können Ausbildungsanreize von Vorteil sein, aber sie müssen selektiv und qualitativ hochwertig sein, um erfolgreich zu sein. Es ist wichtig, dein Team gut zu kennen und zu verstehen, was es dazu bringt, engagiert zu bleiben und das Training abzuschließen.

Zu den Prämien oder Anreizen können gehören:

• Monetäre Prämien wie Geschenkkarten oder Boni
• Freizeit, z. B. freitags ein oder zwei Stunden früher abreisen
• Anerkennung und Anerkennung für den Abschluss der Ausbildung

Niemand kennt Ihr Team besser als Sie. Stellen Sie also sicher, dass Sie Prämien oder Anreize wählen, die die Mitarbeiter schätzen und zu deren Erhalt sie motiviert sind.

4. Neue Technologie auf den Markt bringen

Die Zeit ist endlich da. Sie sind bereit, Ihre Technologie auf den Markt zu bringen. Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um Ihr Team für seine harte Arbeit und sein Engagement für das Training zu feiern und anzuerkennen. Machen Sie den Start also aufregend und unterhaltsam für das Team. Dies erneuert ihr Interesse an der Technologie und ihr Engagement, sie zu übernehmen.

5. Monitor-Technologie

Sobald die neue Technologie eingeführt ist, können Sie sie nicht einfach einrichten und vergessen. Stellen Sie sicher, dass Überwachungs- und Feedback-Schleifen implementiert werden, um sicherzustellen, dass die Technologie ordnungsgemäß funktioniert. Im Laufe der Zeit sollten Sie auch Ihre Technologie überprüfen, verfeinern und bei Bedarf Änderungen vornehmen.

Letzte Gedanken

Die richtige Technologie zu finden, ist nur ein Teil des Puzzles. Die Implementierung Ihres neuen Systems ist ein mehrstufiger Prozess, der sorgfältig durchdacht und geplant werden sollte. Mit dem richtigen Team, Plan und Training können Sie Ihre neue Technologie mit so wenig Stress und Problemen wie möglich auf den Markt bringen.