Excel

Excel für Buchhalter: Tipps und Tricks, um Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern

26. Mai 2020 John Siegel

Viele Buchhalter sind mit Excel aufgewachsen und verwenden es weiterhin täglich für Berechnungen, Diagramme, Pivots und vieles mehr. Aber auch erfahrene Excel-Benutzer können neue Tipps und Tricks entdecken, mit denen sie jeden Tag Stunden sparen können.

Kürzlich veranstaltete FloQast ein Webinar mit dem bekannten Excel-Guru Jim Cline. Heute zeigen wir Ihnen einen nützlichen Trick zur Verwendung von Textfunktionen ohne Bearbeitung.

So verwenden Sie die Textfunktionen ohne Editieren

Nehmen wir an, Sie haben eine Kalkulationstabelle mit einer Reihe von Namen. Wahrscheinlich haben Sie so etwas schon einmal gesehen, egal ob es sich um eine Liste von Kunden, Mitarbeitern oder Lieferanten handelt. 

Wie Sie sehen können, hat die Liste das Format "Nachname, Vorname". Sie möchten jedoch eine Formel schreiben, die diese Liste in das Format "Vorname, Nachname" umwandelt. 

Vielleicht denken Sie: "Ich weiß, wie man das macht. Sie müssen nur auf Spalte A klicken und die Funktion "Text in Spalten" verwenden, um den Vor- und Nachnamen aufzuteilen.

Das ist zwar möglich, aber wenn diese Daten mit einer Datenbank oder einer anderen Tabellenkalkulation/CSV-Datei verknüpft sind, könnte die Verknüpfung unterbrochen werden. Hier ist ein besserer Weg.

Schritt 1: Verwendung der Funktion LEFT

Sie beginnen damit, die Spalte B Ihrer Kalkulationstabelle "Nachname" zu nennen, da dies am einfachsten ist. In Spalte B werden Sie den Nachnamen aufschlüsseln, indem Sie eine Formel mit einigen Textfunktionen schreiben, beginnend mit der Funktion LEFT.

Sie beginnen mit der Eingabe der folgenden Formel in Spalte B:

=links(A2,6)

Der Text steht in Zelle A2, das ist der erste Teil Ihres Arguments. Der zweite Teil deines Arguments ist die Anzahl der Zeichen. Da der erste Name in Ihrer Liste Casson ist. Dieser Name besteht aus sechs Zeichen, also geben Sie vorerst nur die Zahl sechs ein und setzen eine schließende Klammer. Wenn Sie die Eingabetaste drücken, wird der Nachname Casson zurückgegeben. 

Um diese Formel nun in die anderen Zeilen zu kopieren, halten Sie den Cursor über das kleine schwarze Kästchen in der rechten unteren Ecke der Zelle B2, und Ihr Cursor verwandelt sich in ein fettes Pluszeichen. Wenn Sie darauf klicken, es ein paar Zellen nach unten ziehen und dann loslassen, kopieren Sie die Zellen von B2 bis zu dem Punkt, an dem Sie es loslassen.

Sie werden feststellen, dass die Formel für Casson gut funktioniert hat, weil Casson sechs Buchstaben hat. Hewel hat jedoch nur fünf Buchstaben im Nachnamen, also wird das Komma mitgerechnet. Und es schneidet das letzte N im Namen Huntzen ab. Das wollen Sie nicht - Sie wollen, dass Ihre Formel den gesamten Nachnamen zurückgibt. 

Schritt 2: Verwendung der FIND-Funktion

Was Sie tun müssen, ist ein gemeinsames Zeichen in all diesen Namen zu identifizieren und die Funktion LEFT auf dieses gemeinsame Zeichen zu stützen. Dieses gemeinsame Zeichen ist das Komma. 

Fügen Sie zunächst eine Spalte links von der Spalte Nachname ein und nennen Sie sie Suchen, da dies der Name der Funktion ist, die Sie verwenden werden.

In Zelle B2 geben Sie die folgende Formel ein:

=find(",",A2)

Da Sie das Komma suchen und das Komma weder eine Zahl noch ein Datum ist, müssen Sie es in Anführungszeichen setzen. Wenn Sie die Eingabetaste drücken, erhalten Sie ein Ergebnis von 7, da das Komma in "Casson, Daymond" das siebte Zeichen ist.

Wenn Sie diese Formel nun abschreiben, sehen Sie, dass das Komma je nach Name an unterschiedlichen Stellen erscheint. 

Jetzt gehen Sie zu Ihrer Formel in der Spalte Nachname. Anstatt die Zahl sechs in Ihrer Formel zu verwenden, können Sie diesen Teil der Formel so ändern, dass Sie den Wert in Zelle B2 minus eins erhalten. Ihre neue Formel in der Spalte "Nachname" lautet dann:

=LEFT(A2,B2-1)

Wenn Sie das kopieren, werden Sie sehen, dass alle Nachnamen richtig sind.

Schritt 3: Verwendung der Datenausfüllfunktion

Bisher haben wir die Funktion "Daten ausfüllen" verwendet und sie einfach über die erforderlichen Zeilen gezogen, was gut ist, wenn wir nur ein paar Dutzend Zeilen haben. Sie können es zwar für Tausende von Zeilen nach unten kopieren, aber das würde eine Weile dauern. Es gibt einen besseren Weg.

Anstatt zu klicken und zu ziehen, halten Sie den Cursor über die Funktion Daten ausfüllen und doppelklicken Sie darauf. Excel kopiert die Formel bis in die letzte zusammenhängende Zeile.

Jetzt können Sie die Endetaste auf Ihrer Tastatur drücken oder bis zum Ende der Liste blättern und sehen, dass alle Nachnamen gut ausgefallen sind. 

Als Nächstes müssen wir die ersten Namen auf unserer Liste herauslösen. Wie das geht, erfahren Sie im zweiten Teil unserer Blogreihe Excel-Tipps und -Tricks oder in unserem kostenlosen Webinar: Excel-verliehene Tipps & Tricks!