Jenseits der Grenzen
Buchhaltung und Excel: Weitere Tipps und Tricks für vielbeschäftigte Buchhalter
Viele Buchhalter sind mit Excel aufgewachsen und verwenden es weiterhin täglich für Berechnungen, Diagramme, Pivots und vieles mehr. Aber auch erfahrene Excel-Benutzer können neue Tipps und Tricks lernen, um jeden Tag Stunden zu sparen.
In Teil 1 dieser Serie haben wir einen nützlichen Trick gezeigt, um Textfunktionen ohne Bearbeitung zu verwenden. Wenn Sie diesen Beitrag noch nicht gelesen haben, empfehlen wir Ihnen, dort anzufangen, denn der heutige Beitrag setzt dort fort, wo der erste aufgehört hat.
So verwenden Sie die Textfunktionen ohne Editieren
In Teil 1 haben Sie die Funktionen LEFT, FIND und MID verwendet, um Vor- und Nachnamen in einer Kalkulationstabelle zu trennen, ohne die Funktion Text in Spalten zu verwenden, die die Verknüpfung unterbrechen könnte, wenn die Daten mit einer Datenbank, einer anderen Kalkulationstabelle oder einer CSV-Datei verknüpft sind.
Unser nächster Schritt besteht nun darin, die vollständigen Namen wieder in dem gewünschten Format zusammenzuführen: "Vorname Nachname".
Schritt 1: Verwendung einer einfachen Kombinationsformel
Beginnen Sie damit, die nächste leere Spalte Full Name zu nennen. Viele Leute würden hier die Funktion KONKATENIEREN verwenden, aber wir zeigen Ihnen eine einfachere Methode. Geben Sie in der ersten Zelle die folgende Formel ein:
=D2&" "&C2
Diese Formel nimmt den Inhalt von Zelle D2, setzt ein Leerzeichen dahinter und gibt dann den Inhalt von Zelle C2 aus. Dann drückt man die Eingabetaste und erhält ... ein seltsames Ergebnis.
Jetzt haben Sie den Vornamen der Person, dann eine ganze Reihe von Leerzeichen, gefolgt von dem Nachnamen. Wenn Sie auf die Zelle A2 klicken und sich die Formelleiste ansehen, sehen Sie, dass es eine ganze Reihe unnötiger Leerzeichen gibt. Das kommt häufig vor. Natürlich könnten Sie Ihre gesamte Liste durchgehen und jedes Mal, wenn ein zusätzliches Leerzeichen erscheint, dieses manuell löschen. Aber das würde eine Menge Zeit in Anspruch nehmen und ist völlig unnötig.
Schritt 2: Verwendung der Funktion TRIM
Mit der TRIM-Funktion von Excel werden all diese überflüssigen Leerzeichen auf ein Leerzeichen reduziert. Um sie zu verwenden, ändern wir unsere einfache Formel in Schritt 1 und fügen die TRIM-Funktion wie folgt hinzu:
=TRIM(D2&" "&C2)
Wenn Sie die Eingabetaste drücken, sehen Sie, dass all diese zusätzlichen Leerzeichen entfernt werden.
Jetzt, wo unsere Funktionen gut aussehen, können wir die Formeln in jeder Spalte ganz nach unten kopieren.
(Wenn Sie eine schnelle Möglichkeit suchen, Ihre Formel über Hunderte, Tausende oder sogar Millionen von Zeilen zu kopieren, besuchen Sie unser kostenloses Webinar: Tipps & Tricks in Excel).
Aber dann stellen Sie fest, dass einige der Namen auf Ihrer Liste in Großbuchstaben geschrieben sind. Vielleicht kennen Sie bereits die Funktion UPPER, die alles in Ihrem Text in Großbuchstaben verwandelt, oder die Funktion LOWER, die alles in Kleinbuchstaben umwandelt. Da es sich jedoch um Namen handelt, möchten wir eine Funktion verwenden, die den ersten Buchstaben des Namens groß schreibt und den Rest der Buchstaben klein. Glücklicherweise verfügt Excel über genau die richtige Funktion für diese Aufgabe.
Schritt 3: Verwendung der Funktion PROPER
Wir brauchen für diese Funktion keine eigene Spalte zu erstellen. Wir können einfach die gesamte Formel in Spalte E innerhalb der Funktion PROPER einschließen, etwa so:
=PROPER(TRIM(D2&""&C2))
Wenn Sie die Formel in Ihre gesamte Spalte kopieren, werden Sie sehen, dass alle Großbuchstaben in Eigennamen umgewandelt wurden.
Wenn es Sie jedoch stört, dass Sie all diese zusätzlichen Spalten anstelle einer Spalte mit einer Formel haben, können Sie alle vier Funktionen in einer einzigen kombinieren und alle zusätzlichen Spalten löschen.
Diese und andere hilfreiche Möglichkeiten, die Funktion Daten ausfüllen zu nutzen, finden Sie in unserem kostenlosen Webinar: Tipps & Tricks in Excel!
In der Zwischenzeit bleiben Sie dran für Teil 3 dieser Serie, in dem wir Ihnen zeigen, wie Sie Boni mit VLOOKUP-Funktionen berechnen können.
