Excel für Buchhalter: Tipps und Tricks, um Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern

Viele Buchhalter sind mit Excel aufgewachsen und verwenden es weiterhin täglich für Berechnungen, Grafiken, Pivots und mehr. Aber auch erfahrene Excel-Benutzer können neue Tipps und Tricks entdecken, um jeden Tag Stunden zu sparen.

Vor Kurzem FloQast hat ein Webinar veranstaltet mit dem renommierten Excel-Guru Jim Cline. Heute zeigen wir Ihnen einen nützlichen Trick, um Textfunktionen ohne Bearbeitung zu verwenden.

So verwenden Sie die Textfunktionen ohne Bearbeitung

Nehmen wir an, Sie haben eine Tabelle mit einer Reihe von Namen. Sie haben wahrscheinlich so etwas gesehen, egal ob es sich um eine Liste von Kunden, Mitarbeitern oder Anbietern handelt.

Wie Sie sehen, hat die Liste das Format „Nachname, Vorname“. Sie möchten jedoch eine Formel schreiben, die diese Liste in ein Format „Vorname, Nachname“ konvertiert.

Du denkst vielleicht: „Ich weiß, wie das geht. Alles, was Sie tun müssen, ist auf Spalte A zu klicken und die Funktion „Text in Spalten“ zu verwenden, um den Vor- und Nachnamen voneinander zu trennen.“

Das ist zwar möglich, aber wenn diese Daten mit einer Datenbank oder einer anderen Tabellenkalkulations-/CSV-Datei verknüpft sind, kann es sein, dass Sie die Verknüpfung unterbrechen. Hier ist ein besserer Weg.

Schritt 1: Verwenden der LEFT-Funktion

Sie beginnen mit der Benennung von Spalte B Ihrer Tabelle „Nachname“ weil das am einfachsten zu bewerkstelligen ist. In Spalte B brechen Sie den Nachnamen auf, indem Sie eine Formel mit einigen Textfunktionen schreiben, beginnend mit der LINKS-Funktion.

Sie beginnen mit der Eingabe der folgenden Formel in Spalte B:

=links (A2,6)

Der Text befindet sich in Zelle A2, das ist der erste Teil Ihres Arguments. Der zweite Teil Ihres Arguments ist die Anzahl der Zeichen. Da der Vorname auf Ihrer Liste Casson ist. Dieser Name besteht aus sechs Zeichen. Geben Sie vorerst einfach die Zahl sechs ein und geben Sie eine schließende Klammer ein. Wenn Sie die Eingabetaste drücken, wird der Nachname Casson zurückgegeben.

Um diese Formel nun in die anderen Zeilen zu kopieren, halten Sie den Mauszeiger über das kleine schwarze Feld in der unteren rechten Ecke von Zelle B2, und Ihr Cursor wird zu einem fetten Pluszeichen. Wenn Sie darauf klicken, es einige Zellen nach unten ziehen und loslassen, kopieren Sie die Zellen von B2 nach unten bis zu dem Punkt, an dem Sie es loslassen.

Jetzt werden Sie feststellen, dass die Formel für Casson gut funktioniert hat, weil Casson sechs Buchstaben hat. Hewel hat jedoch nur fünf Zeichen im Nachnamen, also enthält er das Komma. Und es schneidet das letzte N im Namen Huntzen ab. Das möchten Sie nicht — Sie möchten, dass Ihre Formel den gesamten Nachnamen zurückgeben kann.

Schritt 2: Verwenden der FIND-Funktion

Was Sie tun müssen, ist ein gemeinsames Zeichen in all diesen Namen zu identifizieren und die LINKS-Funktion auf diesem gemeinsamen Zeichen zu basieren. Dieses gemeinsame Zeichen ist das Komma.

Sie beginnen damit, links neben der Spalte Nachname eine Spalte einzufügen und sie Suchen zu nennen, da dies der Name der Funktion ist, die Sie verwenden werden.

In Zelle B2 geben Sie die folgende Formel ein:

=finden („,“, A2)

Da Sie das Komma finden möchten und das Komma keine Zahl oder ein Datum ist, müssen Sie es in Anführungszeichen setzen. Wenn Sie die Eingabetaste drücken, erhalten Sie ein Ergebnis von 7, da das Komma in „Casson, Daymond“ das siebte Zeichen ist.

Wenn Sie nun diese Formel nach unten kopieren, sehen Sie, dass das Komma je nach Name an verschiedenen Positionen erscheint.

Jetzt gehen Sie zu Ihrer Formel in der Spalte Nachname über. Anstatt die Zahl Sechs in Ihrer Formel zu verwenden, können Sie diesen Teil der Formel so ändern, dass Sie das erhalten, was in Zelle B2 minus eins steht. Ihre neue Formel in der Spalte Nachname lautet:

=LINKS (A2, B2-1)

Wenn Sie das runterkopieren, werden Sie sehen, dass alle richtigen Nachnamen zurückgegeben werden.

Schritt 3: Verwenden der Datenfüllfunktion

Jetzt haben wir die Funktion zum Ausfüllen von Daten verwendet und sie einfach über die erforderlichen Zeilen gezogen, was in Ordnung ist, wenn wir nur ein paar Dutzend Zeilen haben. Sie können es zwar für Tausende von Zeilen nach unten kopieren, aber das würde eine Weile dauern. Es gibt einen besseren Weg.

Anstatt zu klicken und zu ziehen, halten Sie den Mauszeiger über die Funktion zum Ausfüllen von Daten und doppelklicken Sie darauf. Excel kopiert diese Formel bis zur allerletzten zusammenhängenden Zeile.

Jetzt können Sie die Ende-Taste auf Ihrer Tastatur drücken oder zum Ende Ihrer Liste scrollen und sehen, dass alle Nachnamen gut geworden sind.

Als Nächstes müssen wir die Vornamen auf unserer Liste heraussuchen. Wie das geht, erfahren Sie im zweiten Teil unserer Blogserie Excel-Tipps und -Tricks oder schauen Sie sich unser kostenloses Webinar an: Exzellente Tipps & Tricks!