Verwaltungssoftware schließen konsolidiert die Aktivitäten zum Monatsende auf einer Plattform, die Workflow-Management, Abstimmungen und Checklisten umfasst, um Unternehmen zu unterstützen schließe die Bücher schneller und mit größerer Genauigkeit.Stellen Sie sich vor, Sie haben jeden Monat ein paar zusätzliche Tage — oder sogar eine zusätzliche Woche — für die strategische Arbeit, von der Sie wissen, dass Sie sie erledigen müssen. Stellen Sie sich vor, Sie verabschieden sich von den Papierordnern mit Versöhnungen, langwierigen Besprechungen zur Statusaktualisierung, Checklisten, die möglicherweise nicht auf dem neuesten Stand sind, und der Panik, die entsteht, wenn ein familiärer Notfall dazu führt, dass ein wichtiges Teammitglied eine Woche lang nicht erreichbar ist. Kneifen Sie sich, Sie träumen nicht. Diese neue Realität kann Ihnen mit einer Close-Management-Software gehören. Die Close-Management-Software nimmt Ihnen diese Kopfschmerzen ab und bietet Ihnen eine vereinfachte, transparente und standardisierte Methode, mit der Sie die Bücher jeden Monat schneller abschließen können. Durch die Nutzung der Automatisierung können viele der mühsamen und arbeitsintensiven manuellen Prozesse mit einem Klick auf eine Schaltfläche erledigt werden. Heute haben Sie viele Optionen, wenn es um Close-Management-Software geht. Hier sind zwölf Dinge, über die Sie nachdenken sollten, bevor Sie Ihre Wahl treffen:

12 wesentliche Funktionen der Close-Management-Software

1. Einfach zu verwenden

Ist die Oberfläche intuitiv und leicht zu verstehen, oder wird Ihr Team eine steile Lernkurve haben? Die besten Optionen machen es einfach, neue Mitarbeiter einzustellen und Aufgaben an Teammitglieder zu delegieren oder neu zuzuweisen. Die automatische Weiterleitung von Zeitplänen ist ein großes Plus, das Stunden manueller Arbeit sparen kann. Optionen, die manuelle Prozesse überflüssig machen, sparen Ihrem Team Stunden und machen den Abschluss noch genauer. Systeme, die Benachrichtigungen senden, wenn Aufgaben überfällig sind, erleichtern die Einhaltung des Zeitplans.

2. Funktioniert so wie du

Wie flexibel ist es? Einige Softwarepakete zwingen Sie, Ihre Prozesse an die von ihren Entwicklern erstellten anzupassen, was die Umstellung erschweren kann. Bei anderen können Sie jedoch Ihre vorhandenen Prozesse in das System integrieren, sodass Sie die Kontrolle über den Prozess behalten. Die Flexibilität, eigene Checklisten zu verwenden und sie für andere monatliche Aufgaben zu verwenden, ist ebenfalls ein großer Vorteil.

3. Vollständige Integration mit Excel

Einige Systeme zwingen Sie, von Excel zu Webformularen zu wechseln denen ein Großteil der Funktionalität des echten Geräts fehlt. Lösungen, mit denen Sie Ihre eigenen Checklisten und Arbeitsblätter mitbringen können, erleichtern das Erlernen des neuen Prozesses, da er bereits vertraut ist.

4. Einfache Integration mit Ihrer ERP- oder Buchhaltungssoftware

Systeme, die es einfach machen, Daten aus Ihrem ERP nach Excel zu exportieren, bedeuten, dass Sie die gewohnten Arbeitsmappen weiterhin verwenden können. Dynamische Verknüpfungen zwischen Ihrem ERP und Excel bedeuten, dass Ihre Ausfälle automatisch aktualisiert werden, wenn Journaleinträge veröffentlicht werden. Benachrichtigungen, wenn ein Abgleich nicht mehr stimmt, helfen Ihnen dabei, alles im Gleichgewicht zu halten.

5. Einfache Implementierung

Wie lange wird es dauern, bis Ihr Team mit Ihrer neuen Software vertraut ist? Und wer wird die Last der schweren Arbeit tragen — wird es Ihr bereits überlastetes Team sein, oder wird es ein Team des Softwareunternehmens geben, das Ihnen hilft? Bei einigen Systemen dauert die vollständige Implementierung Monate, bei anderen nur ein oder zwei Wochen.

6. Vereinfachte, automatisierte und gesicherte Abstimmungen

Die automatische Verknüpfung Ihrer Abgleichsarbeitsmappen mit der ERP-Testbilanz reduziert mühsame manuelle Prozesse und reduziert Fehler. Die Möglichkeit, bestimmte Konten automatisch abzugleichen, bedeutet, dass jeden Monat mehr Konten abgeglichen werden. Das Sperren von Ordnern, sobald die Arbeitsmappen verknüpft sind, verhindert versehentliche Änderungen. Die Möglichkeit, Abstimmungen in der Software zu unterzeichnen, macht Schluss mit dem administrativen Aufwand, Papiergarben zu drucken, manuell zu signieren und in Ordner zu legen. Der Zugriff auf frühere Abstimmungen innerhalb des Systems macht es einfach, sie später erneut zu überprüfen, wenn Fragen auftauchen.

7. Einfaches Dashboard mit klarem Überblick

Ein Dashboard mit Status-Updates in Echtzeit macht endlosen zeitraubenden Besprechungen ein Ende. Mit den besten Dashboards kann jeder leicht erkennen, was er als Nächstes tun muss und was noch getan werden muss. Und machen Sie sich keine Sorgen mehr, dass Sie in diesem Monat etwas Wichtiges verpasst haben.

8. Alle Ihre Unterlagen und Prozesse an einem Ort und leicht verfügbar

Mit einer Software, die einen einfachen Ort zum Speichern all Ihrer Arbeitspapiere und Dokumente in der Cloud bietet, können Sie Ihre Prozesse standardisieren und kontinuierlich verbessern. Die Möglichkeit, Notizen von Monat zu Monat weiterzugeben, bedeutet, dass Sie sich nicht nur auf das Gedächtnis verlassen müssen. Wenn das System es Ihnen ermöglicht, von der Übersicht aus ins Detail zu gehen, ist das Überprüfen von Arbeitspapieren ein Kinderspiel. Außerdem werden sich Ihre Auditoren freuen, wenn Sie sofort die gefürchteten PBC-Artikel produzieren können, die sie wollen.

9. Zusammenarbeit leicht gemacht

Einer der größten Vorteile von Close-Management-Software ist die Workflow- und Prozessverfolgung. Ein System mit einem übersichtlichen Dashboard macht es leicht zu erkennen, welche Aufgaben welchen Teammitgliedern zugewiesen sind und wann sie fällig sind. Bessere Sichtbarkeit verbessert die Rechenschaftspflicht. Cloud-Systeme machen es einfach, Telearbeiter zu integrieren, sodass sie sich mehr als Teil des Teams fühlen. Suchen Sie nach Tools, die es einfach machen, Abstimmungen zu genehmigen und Aufgaben den entsprechenden Teammitgliedern zuzuweisen. Ein weiterer wichtiger Aspekt, auf den Sie achten sollten, ist die Möglichkeit, das Hin und Her über Checklistenelemente und Überprüfungsnotizen aus E-Mails zu entfernen und sie im System zu konsolidieren, wo sie Teil der Dokumentation werden, die Ihren Auditoren zur Verfügung steht.

10. Exzellenter Kundensupport

Ein Support-Team, zu dem auch Buchhalter gehören, bedeutet, dass sie Ihre Sprache sprechen und Ihre Bedenken verstehen. Ein sehr reaktionsschnelles Kundenserviceteam sorgt für ein hervorragendes Kundenerlebnis und bedeutet, dass Sie einen Partner für Ihr Unternehmen haben, nicht nur einen Softwareanbieter. Suchen Sie nach einem Unternehmen, das seinen Kunden zuhört und die von ihnen gewünschten Verbesserungen und neuen Funktionen entwickelt.

11. SOX-Konformität vereinfacht

Achten Sie auf die Möglichkeit, die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Berechtigungen der Teammitglieder zu unterscheiden und gleichzeitig einen vollständigen Audit-Trail zu führen, der für Ihre Auditoren einfach exportiert werden kann. Systeme, die Prüfnotizen und Abstimmungen für einen einfachen Export konsolidieren, liefern die Nachweise, die Sie benötigen, um eine qualitative Überprüfung von Arbeitspapieren und Abstimmungen nachzuweisen, insbesondere in Kombination mit der Möglichkeit, Dateien zu sperren und zukünftige Änderungen zu verhindern. Das spart Zeit und reduziert die Prüfungskosten. Eine dynamische Synchronisation zwischen Ihren Excel-Arbeitsmappen und dem GL mit Warnmeldungen, wenn Anpassungen den Saldo aus dem Gleichgewicht bringen, sorgt dafür, dass alles im Lot bleibt.

12. Erschwinglich

Wie viel kostet es? Für mittelständische Unternehmen mit knappen Budgets ist dies möglicherweise die wichtigste Überlegung. Was beinhaltet das Paket? Wie viel kosten zusätzliche Sitze, wenn Ihr Team wächst? Wenn Sie die Bücher jeden Monat schneller schließen können, was ist diese zusätzliche Zeit für Ihr Unternehmen wert?Die Wahl der richtigen Close-Management-Software für Ihr Unternehmen kann einen großen Unterschied darin machen, wie Ihr Unternehmen jeden Monat läuft. Mit zusätzlicher Zeit jeden Monat können Sie an dem arbeiten, was wirklich wichtig ist. Wir bei FloQast sind überzeugt, dass wir das einzige Produkt haben, das unter all diesen Kriterien gute Noten erhält. Lesen Sie die Bewertungen und vereinbaren Sie eine Demo. Es wird dir nur leid tun, dass du es nicht früher getan hast.