Buchhaltung

Der Unterschied zwischen US und UK Payroll

Die Vereinigten Staaten und das Vereinigte Königreich haben zwar viele gemeinsame gesellschaftliche und kulturelle Sitten und Gebräuche, doch ihre wirtschaftlichen und arbeitsrechtlichen Vorschriften weichen oft erheblich voneinander ab, was für Unternehmen, die versuchen, ihre Präsenz über den großen Teich zu erweitern, eine Herausforderung darstellen kann. 

Vor diesem Hintergrund sollte die Lohn- und Gehaltsabrechnung eine der wichtigsten geschäftlichen Prioritäten für Unternehmen sein, die sowohl in den USA als auch im Vereinigten Königreich tätig sind. Wir sind uns der Komplexität der Herausforderung bewusst: Lohnbuchhaltungen gehören zu den häufigsten Buchhaltungsabstimmungen, mit denen wir zu tun haben. Das Verständnis für die besonderen Anforderungen der jeweiligen Rechtsordnung, wie z. B. die Sozialversicherungssysteme der USA und des Vereinigten Königreichs, ist ebenso wichtig wie das Verständnis grundlegender Konzepte, wie z. B. Einkommenssteuer, Mindestlöhne, Rentensysteme und Anspruch auf Krankengeld. 

Wenn Sie sich mit den Unterschieden zwischen den US-amerikanischen und den britischen Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen für die globale Lohn- und Gehaltsabrechnung vertraut machen wollen, lesen Sie unseren Leitfaden. 

US-Lohnsumme vs. UK-Lohnsumme

Die größte Herausforderung bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung in den USA besteht darin, dass man verstehen muss, wie sich die Vorschriften auf Bundes- und Staatsebene auf den Prozess auswirken. Während die US-Bundesregierung beispielsweise eine progressive Bundeseinkommenssteuer erhebt, erheben die meisten US-Bundesstaaten auch ihre eigenen Einkommenssteuern zu unterschiedlichen Sätzen, die neben den staatlichen Steuern in die Gehaltsabrechnung integriert und an der Quelle einbehalten werden müssen. Ebenso erheben verschiedene Bundesstaaten eine Reihe zusätzlicher Lohnsteuern (z. B. für die Rückzahlung von Studiendarlehen) oder gewähren Arbeitnehmern besondere Steuerabzüge und Vergünstigungen. Neben der Bundeseinkommenssteuer erhebt die US-Regierung von Arbeitgebern und Arbeitnehmern auch Beiträge in Form von Sozialversicherungs- und Medicare-Beiträgen. US-Lohnbuchhaltungsteams müssen alle diese Informationen auf der Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter angeben. 

Im Vereinigten Königreich gibt es nicht dieselben Lohnsteuerregelungen diversity wie in den USA. Die Einkommenssteuer im Vereinigten Königreich ist progressiv und wird von der Regierung in England, Schottland und Nordirland erhoben, wobei die Arbeitnehmer je nach Höhe ihres Einkommens alle den gleichen Satz zahlen. Die einzige Abweichung bei den Einkommenssteuersätzen gibt es in Schottland, wo andere Steuersätze gelten als im Rest des Vereinigten Königreichs. Die Sozialsteuer im Vereinigten Königreich ist die National Insurance, die wie in den USA sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer gezahlt wird. Wie in den USA müssen auch im Vereinigten Königreich die Löhne und Gehälter auf den Lohnzetteln der Arbeitnehmer ausgewiesen werden. 

Schauen wir uns die Unterschiede zwischen den Gehaltsabrechnungen in den USA und im Vereinigten Königreich genauer an:

Lohnsummensteuer

US 

Bundeseinkommenssteuer: Die US-Bundeseinkommenssteuer ist progressiv, d. h. sie wird je nach dem Einkommen eines Arbeitnehmers zu unterschiedlichen Sätzen erhoben, wobei höhere Sätze für Einkommen gelten, die bestimmte Schwellenwerte überschreiten. Die Bundeseinkommenssteuer muss bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung an der Quelle einbehalten werden, und die Unternehmen müssen vierteljährlich mit dem Formular 941 Bundessteuererklärungen bei der US-Steuerbehörde ( Internal Revenue Service, IRS) einreichen. Das US-Steuerjahr läuft auf Kalenderbasis, vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. 

Andere Formen der Lohnsteuer auf Bundesebene in den USA sind die Sozialversicherung und Medicare, die beide ebenfalls an der Quelle einbehalten werden.

Derzeit gibt es in den USA für das Jahr 2022 sieben Bundeseinkommenssteuersätze: 

Hinweis: Diese Sätze basieren auf dem Status eines Alleinstehenden. Die Einkommensstufen variieren je nach Anmeldestatus, wobei Haushaltsvorstände und Verheiratete, die einen gemeinsamen Antrag stellen, bei gleichen Einkommenssteuersätzen mehr verdienen können. Hinweis: Bei spezielleren Fragen zu Steuern, z. B. zur Rückzahlung von Studentendarlehen, wenden Sie sich bitte an einen Steuerexperten.

Staatliche Einkommensteuer: Die meisten US-Bundesstaaten erheben ebenfalls Einkommenssteuern. Einige Bundesstaaten erheben einen pauschalen Einkommensteuersatz, andere einen progressiven Steuersatz und wieder andere erheben überhaupt keine Einkommensteuer. Die Steuersätze für die einzelnen US-Bundesstaaten werden wie folgt erhoben:

Staaten mit progressiver Einkommensteuer (einschließlich District of Columbia)

• Alabama - 2% bis 5%
• Arizona - 2,59% bis 4,5%
• Arkansas - 2% bis 5,5%
• Kalifornien - 1% bis 13,3%
• Connecticut - 3% bis 6,99%
• Delaware - 2,2% bis 6,6%
• Georgien - 1% bis 5,75%
• Hawaii - 1,4% bis 11%
• Idaho - 1% bis 6%
• Iowa - 0,33% bis 8,53%
• Kansas - 3,1% bis 5,7%
• Louisiana - 1,85% bis 4,25%
• Maine - 5,8% bis 7,15%
• Maryland - 2% bis 5,75%
• Minnesota - 5,35% bis 9,85%
• Mississippi - 4% bis 5%
• Missouri - 1,5% bis 5,4%
• Montana - 1% bis 6,75%
• Nebraska - 2,46% bis 6,84%
• New Jersey - 1,4% bis 10,75%
• New Mexico - 1,7% bis 5,9%
• New York - 4% bis 10,9%
• North Dakota - 1,1% bis 2,9%
• Ohio - 2,765% bis 3,99%
• Oklahoma - 0,25% bis 4,75%
• Oregon - 4,75% bis 9,9%
• Rhode Island - 3,75% bis 5,99%
• South Carolina - 0% bis 7%
• Vermont - 3,35% bis 8,75%
• Virginia - 2% bis 5,75%
• West Virginia - 3% bis 6,5%
• Wisconsin - 3,54% bis 7,65%
• District of Columbia - 4% bis 10,75%

Staaten mit pauschaler Einkommensteuer:

• Colorado - 4,55%
• Illinois - 4,95%
• Indiana - 3,23%
• Kentucky - 5%
• Massachusetts - 5%
• Michigan - 4,25%
• New Hampshire - 5% (nur Dividenden und Zinsen)
• North Carolina - 5,25%
• Pennsylvania - 3,07%
• Utah - 4,95%

Staaten ohne Einkommensteuer:

• Alaska
• Florida
• Nevada
• South Dakota
• Tennessee
• Texas
• Washington
• Wyoming

UK

Die Einkommensteuer im Vereinigten Königreich wird progressiv erhoben, und wie in den USA gelten unterschiedliche Steuersätze für die verschiedenen Gehaltsstufen der Arbeitnehmer. Auch im Vereinigten Königreich wird die Einkommenssteuer an der Quelle durch die Lohnabrechnung einbehalten. Die Einkommensteuer wird im Vereinigten Königreich auf der Grundlage des Lohnsteuerabzugs (PAYE) erhoben und muss der britischen Steuerbehörde HM Revenue and Customs (HMRC) jeden Monat in Form einer vollständigen Zahlung gemeldet werden. Das Steuerjahr im Vereinigten Königreich läuft vom 6. April bis zum 5. April. 

Die Sozialversicherungssteuer des Vereinigten Königreichs ist als National Insurance bekannt - und Arbeitnehmer müssen von ihrem Einkommen National Insurance-Beiträge (NIC) entrichten, die in die Gesundheitsversorgung und die staatliche Rente fließen. Wie die Einkommensteuer wird auch die NIC an der Quelle abgezogen. Wenn britische Arbeitnehmer ein Studentendarlehen aufgenommen haben, werden die Rückzahlungen für dieses Darlehen ebenfalls über die Lohnsteuer abgewickelt. 

Im Jahr 2022 gelten im Vereinigten Königreich die folgenden Einkommensteuersätze:

Wichtige Gesetze zur Gehaltsabrechnung

US

Der wichtigste Artikel der US-Lohnsteuergesetzgebung ist der Federal Income Contributions Act (FICA ), der die Erhebung von Lohnsteuern von Arbeitnehmern vorschreibt. FICA schreibt auch die Erhebung von Sozialversicherungs- und Medicare-Beiträgen vor. Während in den einzelnen Bundesstaaten unterschiedliche Gesetze gelten, gibt es eine Reihe zusätzlicher Bundesgesetze, die US-Unternehmen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung berücksichtigen sollten, darunter:

• Der Fair Labor Standards Act: Legt einen bundesweiten Mindestlohn und Überstundenvergütung fest. 
• Das Bürgerrechtsgesetz: Verbietet die Diskriminierung bei der Zahlung von Löhnen aufgrund der Rasse. 
• Das Gesetz zur Lohngleichheit: Verbietet die Diskriminierung bei der Zahlung von Löhnen aufgrund des Geschlechts. 
• Der Americans With Disabilities Act: Verbietet die Diskriminierung bei der Zahlung von Löhnen aufgrund einer Behinderung. 
• Der Family Medical Leave Act: Gibt Arbeitnehmern das Recht, aus familiären oder medizinischen Gründen unbezahlten, geschützten Urlaub pro Jahr zu nehmen. 

Wie bei der Einkommensteuer sollten US-Unternehmen auch bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung die Gesetze der einzelnen Bundesstaaten berücksichtigen. Die Gesetze der einzelnen Bundesstaaten können sich auf die Bezahlung von Urlaubstagen oder Urlaubsarten wie nationale Feiertage auswirken.

UK

Das wichtigste britische Gesetz zur Lohn- und Gehaltsabrechnung ist der Employment Rights Act, der die faire Behandlung von Arbeitnehmern am Arbeitsplatz gewährleisten soll, einschließlich des Schutzes vor ungerechtfertigter Entlassung. Das Gesetz enthält eine Reihe von lohnabrechnungsspezifischen Details, darunter den Anspruch auf Krankengeld und Urlaubsgeld sowie die Frage, welche Abzüge vom Gehalt eines Arbeitnehmers vorgenommen werden dürfen. 

Weitere britische Gesetze, die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung relevant sind, sind: 

• Gesetz über den nationalen Mindestlohn (National Minimum Wage Act): Legt den Mindestlohn für Arbeitnehmer im gesamten Vereinigten Königreich fest. 
• Verordnungen über Teilzeitbeschäftigte (Verhinderung einer ungünstigeren Behandlung) und über Leiharbeitnehmer: Schützt Teilzeitbeschäftigte vor Lohndiskriminierung. 
• Gesetz über die Einkommensteuer (Einkommen und Rente): Legt progressive Einkommenssteuersätze für die Einkünfte von Arbeitnehmern fest. 
• Gesetz über die nationalen Versicherungsbeiträge: Legt die Regeln für die Zahlung von Beiträgen zur britischen Sozialversicherung fest. 
• Rentengesetz: Legt die Regeln für die automatische Anmeldung von britischen Arbeitnehmern bei einem Pensionsfonds fest. 

Arbeitsverträge

US

In den USA ist es nicht gesetzlich vorgeschrieben, dass Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern einen schriftlichen Arbeitsvertrag aushändigen. In der Regel stellen US-Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern jedoch einen schriftlichen Vertrag aus, in dem die Bedingungen ihres Arbeitsverhältnisses einschließlich der Pflichten und Verantwortlichkeiten des Arbeitnehmers, der Arbeitstage, der Vergütung, des Anspruchs auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, bezahlten Urlaub und Urlaubsgeld sowie etwaiger mit dem Arbeitgeber ausgehandelter Leistungen festgelegt sind. 

UK

Anders als in den USA müssen Arbeitgeber nach britischem Recht ihren Mitarbeitern vor deren erstem Arbeitstag einen schriftlichen Vertrag aushändigen, in dem die Arbeitsbedingungen festgelegt sind. Der Vertrag sollte die Pflichten und Verantwortlichkeiten des Arbeitnehmers, die Arbeitszeiten, das Gehalt und alle anderen Leistungen enthalten, die der Arbeitnehmer mit seinem Arbeitgeber ausgehandelt hat. 

Urlaubsansprüche

US

Nach dem US-Arbeitsrecht sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, ihren Arbeitnehmern bezahlten Urlaub zu gewähren, selbst wenn es sich um bundesweite Feiertage wie den Unabhängigkeitstag oder Thanksgiving handelt. Bezahlter Urlaub ist in den USA in der Regel eine Leistung, die in der Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer festgelegt und in einem Arbeitsvertrag kodifiziert wird. In den USA ist es üblich, dass Arbeitgeber 10 Urlaubstage pro Jahr anbieten.

UK

Die meisten Arbeitnehmer im Vereinigten Königreich, die fünf Tage pro Woche arbeiten, haben Anspruch auf 28 Tage bezahlten Urlaub pro Jahr, was 5,6 Wochen entspricht. Teilzeitbeschäftigte haben Anspruch auf die gleiche Anzahl bezahlter Urlaubstage, allerdings im Verhältnis zu ihrer Arbeitszeit. Wie ihre US-amerikanischen Kollegen können Arbeitgeber im Vereinigten Königreich eine größere Anzahl bezahlter Urlaubstage als Zusatzleistung anbieten und diese Regelung im Arbeitsvertrag festhalten. 

Soziale Programme

US

Das einzige gesetzliche Sozialprogramm der USA ist Medicare, das durch die FICA vorgeschrieben ist. Medicare ist eine staatliche Krankenversicherung für Menschen über 65 und einige jüngere Menschen mit Behinderungen. Arbeitnehmer zahlen 1,45 % ihres Gehalts in Medicare ein, die Arbeitgeber leisten einen Beitrag von insgesamt 2,9 %. 

Der größte Teil der Gesundheitsversorgung in den USA wird über private Versicherungsprogramme erbracht (etwa 2 zu 1 im Vergleich zur öffentlichen Versorgung). Arbeitgeber, die mehr als 50 Mitarbeiter beschäftigen, müssen einen privaten Gesundheitsplan für ihr Unternehmen anbieten. Dementsprechend müssen Unternehmen, die eine private Krankenversicherung anbieten, die entsprechenden Beiträge als Teil ihrer Gehaltsabrechnung abrechnen. 

In den USA sind die Arbeitgeber nicht verpflichtet, ihren Arbeitnehmern einen bezahlten Krankenurlaub zu gewähren - viele bieten jedoch einen bezahlten Urlaub als Zusatzleistung an, in der Regel etwa sieben Tage pro Jahr. Es gibt auch keine Verpflichtung für US-Arbeitgeber, Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub zu gewähren, aber wie beim Krankenurlaub tun die meisten dies als Teil ihres Sozialleistungsprogramms. 

UK

Das Vereinigte Königreich bietet seinen Einwohnern über den Nationalen Gesundheitsdienst (NHS) eine allgemeine Gesundheitsversorgung, die bei Inanspruchnahme kostenlos ist und durch Beiträge zur Sozialversicherung finanziert wird. Arbeitgeber im Vereinigten Königreich können ihren Arbeitnehmern eine private Gesundheitsversorgung über ihr Unternehmen als Zusatzleistung anbieten. Arbeitnehmer im Vereinigten Königreich haben bis zu 28 Wochen lang Anspruch auf gesetzliches Krankengeld (SSP) in Höhe von 99,35 £ pro Woche. 

Auch britische Arbeitnehmer erhalten einen gesetzlich geregelten bezahlten Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub. Die Dauer des Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaubs und die Höhe des Entgelts, das der Arbeitnehmer erhält, hängen von der Dauer der Betriebszugehörigkeit ab. 

Checkliste Gehaltsabrechnung

Wichtige Überlegungen zum Ausfüllen der Gehaltsabrechnung in den USA und im Vereinigten Königreich: 

Die Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung in den USA und im Vereinigten Königreich kann die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Arbeitgeber, die in beiden Regionen tätig sind, zu einem erheblichen Verwaltungsaufwand machen. Vor diesem Hintergrund ist die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen Buchhaltungs- oder Lohnabrechnungsdienstleister eine Möglichkeit, Ressourcen freizusetzen und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen unnötige und potenziell kostspielige Compliance-Probleme vermeidet. 

FloQast ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die gängigsten Buchhaltungsprozesse zu beschleunigen und so den Druck von der Lohnbuchhaltung zu nehmen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir Ihnen dabei helfen können, Ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren und auf jeder Unternehmensebene intelligenter zu arbeiten, nehmen Sie noch heute Kontakt auf. 

Stefan van Duyvendijk

Stefan van Duyvendijk ist der Accounting Operations Evangelist bei FloQast. Zuvor war Stefan van Duyvendijk als Corporate Controller bei Kodiak Cakes, einem führenden Unternehmen für verpackte Lebensmittel im Besitz von Private Equity, und als Controller bei Skullcandy, einem multinationalen Kopfhörerhersteller, tätig. Diese Positionen folgten auf seine fünfjährige Tätigkeit bei KPMG. Seine Erfahrung umfasst die Implementierung von ASC 606, die Verkürzung der Abschlussfristen, operative Verbesserungen in der Buchhaltung, Unternehmenszusammenschlüsse, Jahresabschlussprüfungen, SOX-Prüfungen und -Implementierung, Management-Reporting, Schulden, Treasury und Systemintegration/-implementierung.