Buchhaltung
Was Controller und CFOs über ASC 606 wissen müssen
Fragen Sie einen Wirtschaftsprüfer, was für Controller und CFOs derzeit das schwierigste Problem ist, und die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass es die Grundsätze der Umsatzrealisierung sind. Wie Jim Loughmiller, CPA und Mitbegründer von ARC Consulting, sagte, geht es bei den neuen Richtlinien vor allem darum, "die Wirtschaftlichkeit der Transaktion besser mit der Rechnungslegung in Einklang zu bringen". Die Theorie zu verstehen ist eine Sache, sie in Ihren Büchern umzusetzen eine andere.
Ich habe mich kürzlich mit Loughmiller und seinem Kollegen Ryan Dillard, CPA, Direktor bei ARC Consulting, unterhalten, um ihre Einblicke in die Herausforderungen für Controller und CFOs bei der Umsetzung des neuesten FASB-Standards zur Umsatzrealisierung, ASC 606, zu erhalten.
Ihr Unternehmen hat Unternehmen bei der Bewältigung dieser Veränderungen unterstützt und kennt sich daher bestens aus. ARC Consulting bietet börsennotierten und privaten Unternehmen, vor allem in der San Francisco Bay Area, Unterstützung bei der Rechnungslegung, Berichterstattung und Einhaltung von Vorschriften auf hohem Niveau. Zu den Dienstleistungen gehören u. a. GAAP-Implementierung und -Analyse, Audit-Erleichterung, Due-Diligence-Prüfung bei Übernahmen, SEC-Berichterstattung und Vorbereitung auf den Börsengang.
Die ASC 606-Experten von ARC Consulting
Jim Loughmiller, CPA
Mitbegründer & Geschäftsführer @ ARC Consulting
Jim verfügt über mehr als 18 Jahre Erfahrung in den Bereichen Buchhaltung, Wirtschaftsprüfung, Beratung und Geschäftsentwicklung. Seine Erfahrung umfasst alle Dienstleistungsangebote des Unternehmens sowie die Implementierung neuer Rechnungslegungsvorschriften, einschließlich des neuen Ertragsstandards (ASC 606), komplexe technische Rechnungslegung, Prüfungsvorbereitung/-erleichterung, SEC-Berichterstattung, Due Diligence, Finanzierungstransaktionen und Compliance-Aktivitäten.
Ryan Dillard, CPA
Direktor @ ARC Consulting
Ryan verfügt über mehr als 13 Jahre Erfahrung in den Bereichen Buchhaltung, Rechnungsprüfung und Beratung. Seine Erfahrung umfasst die Arbeit an Finanzierungstransaktionen, SEC-Berichterstattung, die Erforschung komplexer Rechnungslegungsfragen, Börsengänge, die Vorbereitung und Erleichterung von Rechnungsprüfungen, externe Rechnungsprüfungen und die Dokumentation und Prüfung interner Kontrollen.
Wie bei jeder bedeutenden Änderung der Rechnungslegungsstandards sieht Loughmiller die größte Herausforderung für die Controller "im Mangel an Ressourcen". Neben dem Erlernen des neuen Standards "muss man immer noch seinen Tagesjob machen", so Loughmiller. "Ich muss also alles neu lernen, was ich vorher in Bezug auf die Umsatzrealisierung unter neuen Gesichtspunkten gemacht habe, und ich muss auch weiterhin die Bücher abschließen, Rechnungen ausstellen, Geld eintreiben und all die anderen Dinge, die Spaß machen."
Ein (einfacher?) 5-Schritte-Prozess
Im Gegensatz zu den alten GAAP, die branchenspezifische Regeln enthielten, ist ASC 606 ein prinzipienbasierter Ansatz für die Umsatzrealisierung. Kurz gesagt, die neue Richtlinie legt einen fünfstufigen Prozess für die Umsatzrealisierung fest:
- Schritt 1: Identifizieren Sie den Vertrag. Was versprechen Sie dem Kunden zu tun?
- Schritt 2: Identifizieren Sie die Leistungspflichten. Zerlegen Sie den Vertrag in seine einzelnen Bestandteile.
- Schritt 3: Bestimmen Sie den Transaktionspreis. Wie hoch schätzen Sie den Betrag ein, den Sie vom Kunden erhalten werden?
- Schritt 4: Zuteilung des Transaktionspreises auf die einzelnen Leistungsverpflichtungen.
- Schritt 5: Verbuchen Sie die Einnahmen im Laufe der Zeit oder zu einem bestimmten Zeitpunkt.
Loughmiller fuhr fort, dass für Software- und SaaS-Unternehmen, die ASC 606 einführen, "die Auswirkungen auf den Umsatz vielleicht nicht so signifikant sind", aber da die neue Richtlinie eine Abgrenzung der Kosten verlangt, "wirken sich die Kosten oft viel stärker auf das Endergebnis aus als der Umsatz".
Nach der alten Richtlinie war die Aktivierung direkter und zusätzlicher Kosten für die Beschaffung eines Vertrags und deren Abschreibung über die Vertragslaufzeit ein Wahlrecht. Nach ASC 606 müssen die zusätzlichen Kosten für den Abschluss von Verträgen nun jedoch aktiviert werden. Inkrementelle Kosten sind "Kosten, die Ihnen nicht entstanden wären, wenn Sie den Vertrag nicht unterzeichnet hätten", erklärt Dillard.
Das bedeutet auch, dass sich diese zusätzlichen Kosten über den ursprünglichen Verkäufer hinaus auf die gesamte Verwaltungskette oder auf die Vertriebsunterstützung erstrecken können, da sie nicht mehr direkt mit einem bestimmten Vertrag verbunden sein müssen. "Wir beobachten, dass auch andere Provisionspläne aufgeschoben werden können", so Dillard weiter. Dazu können Managementprämien oder andere Anreizprämien gehören. "Das hat einen viel größeren Einfluss auf das Endergebnis, insbesondere bei unseren SaaS-Kunden."
Eine weitere wichtige Änderung im Vergleich zu den alten Leitlinien ist der zu verwendende Amortisationszeitraum, der auch als Zeitraum des Nutzens bezeichnet wird. Nach der alten Richtlinie wurden die Auftragskosten, wenn überhaupt, in der Regel über die Vertragslaufzeit abgeschrieben. Nach ASC 606 müssen die Auftragskosten nun über den Zeitraum abgeschrieben werden, in dem der Vermögenswert voraussichtlich direkt oder indirekt zu künftigen Cashflows beitragen wird, was auch erwartete Vertragsverlängerungen einschließen kann. Wie Dillard sagte, "sehen wir also, dass sogar die Unternehmen, die vorher Kosten abgegrenzt haben, jetzt wahrscheinlich nicht nur mehr abgrenzen, sondern sie werden wahrscheinlich auch über einen längeren Zeitraum abgeschrieben."
Wenn jedoch die bei der Vertragsverlängerung gezahlten Provisionen den ursprünglichen Provisionen ähnlich sind, oder, um die Terminologie des FASB zu verwenden, "angemessen" sind, dann ist die Abschreibungsdauer nur die Vertragsdauer des entsprechenden Vertrags.
SaaS-Verträge sind in der Regel beständig, und manche Kunden verlängern sie über Jahre oder sogar Jahrzehnte hinweg, aber es ist möglicherweise nicht sinnvoll, die Kosten über den Lebenszyklus der Technologie hinaus zu amortisieren. Fünf Jahre später haben die Funktionen und Dienstleistungen möglicherweise nur noch wenig mit der ursprünglichen Software im Vertrag zu tun. Nach Dillards Erfahrung neigen Unternehmen dazu, die ursprüngliche Vertragslaufzeit plus ein oder zwei Verlängerungen zu berücksichtigen und auch die Lebensdauer der Technologie zu betrachten, um den richtigen Zeitraum für den Nutzen abzuleiten.
Die Aufzeichnungen verschärfen
Dieser neue prinzipienbasierte Ansatz für die Umsatzrealisierung ist in gewisser Weise einfacher, aber auch sehr viel komplexer, da es viel Ermessensspielraum gibt und sehr viel mehr Details erfasst werden müssen - die Provisionen, Produkte und Dienstleistungen. Die Aufzeichnungen müssen also sehr viel strenger sein.
Loughmiller sagte, das Ideal sei "eine Art großes System mit vorgelagerten Prozessen, die sowohl die Datenerfassung als auch ein gewisses Maß an Buchhaltung, Berechnungen und sogar Buchungen ermöglichen". Die Herausforderung für die Buchhaltungsteams besteht darin, dass sie "ohnehin schon über eine geringe Bandbreite verfügen und die Einrichtung eines brandneuen Systems schwierig und komplex sein kann."
Derzeit beobachtet Loughmiller im Allgemeinen, dass die Unternehmen bei der Einführung langsam vorankommen. Zunächst ergänzen sie ihre Tabellenkalkulationen, dann erfassen sie detailliertere Informationen, indem sie in eine Systemumgebung wechseln, und fügen nach und nach alle Berechnungen und schließlich Buchungseinträge über neue Tools/Systeme und Prozesse hinzu. "Ich glaube, jeder möchte so weit kommen, dass er Systeme nutzen kann, denn das ist der effizienteste Weg, um Transaktionen auf einer konsistenten Basis zu erstellen. Aber zuerst muss man die Daten richtig erfassen und sicherstellen, dass sie für die spätere Verarbeitung korrekt zusammengestellt werden."
Darüber hinaus müssen sich die Buchhaltungs- und Finanzteams mit Personen aus dem gesamten Unternehmen abstimmen, von denen einige nur selten mit der Buchhaltung sprechen. Dazu können der Deal Desk, die Rechtsabteilung, der Vertrieb und andere gehören, um sicherzustellen, dass alle eine gemeinsame Definition der Vertragsbedingungen haben, damit diese frühzeitig erkannt und im gesamten Unternehmen effektiv kommuniziert werden können.
Auf der Kostenseite beobachtet Loughmiller jedoch, dass die meisten Unternehmen entweder ihre derzeitigen Prozesse weiter nutzen oder einige Tabellenkalkulationen hinzufügen und noch nicht so weit sind, dass sie neue Systeme einführen, um diesen Teil der Einführung zu bewältigen. Um herauszufinden, welche Kosten abgeschrieben werden sollen, müssen Bilanzierungsrichtlinien entwickelt werden, die die Kosten für die Identifizierung und Nachverfolgung von Transaktionen gegen die Wesentlichkeit abwägen, und es muss entschieden werden, welche Transaktionen es wert sind, nachverfolgt zu werden, um die neuen Richtlinien zu erfüllen.
Cloud-ERPs als Retter in der Not
Die zusätzlichen Informationen, die verfolgt werden müssen, ermutigen immer mehr Menschen dazu, ihre Systeme von QuickBooks und ähnlichen Systemen auf Cloud-ERP-Systeme zu aktualisieren, die über Module zur Umsatzrealisierung verfügen. "Wenn Sie ein hohes Volumen an Verträgen oder einfach ein hohes Volumen an Transaktionen haben, brauchen Sie ein System, das all das genau verarbeiten kann", so Dillard.
Auf der Ebene der Unternehmensleitung stellt Loughmiller fest, dass die Führungskräfte "einfach nur wissen wollen, dass es konsistente Prozesse für die Nachverfolgung all dieser Daten gibt", was "besser ist, als wenn jemand in der Buchhaltung die Tabellen durchgeht und nachschaut, welche Daten sich in welchen Ordnern befinden, was vielleicht schon geschehen ist". Wie wir bei FloQast predigen, hat die Integration mit Excel einen enormen Wert, aber wenn man sich ausschließlich auf manuelle Prozesse verlässt, erhöht sich das Risiko, dass etwas falsch läuft.
Das zusätzliche Urteilsvermögen und die Schätzungen, die nach dem neuen prinzipienbasierten Standard erforderlich sind, sowie der Druck, es richtig zu machen, setzen die Finanzteams noch mehr unter Druck. "Systeme sind der Weg, dies zu beheben. Wenn man ein System einführt, wird es das auch konsequent tun", so Loughmiller. Allerdings müssen die Systeme sorgfältig konzipiert und durchdacht implementiert werden, damit sie den Anforderungen aller Beteiligten gerecht werden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiter zu manuellen Verfahren zurückkehren, was das Problem überhaupt nicht löst.
Jetzt loslegen
Obwohl das FASB diese neuen Standards bereits 2014 veröffentlicht hat, mussten öffentliche Unternehmen sie erst am 1. Januar dieses Jahres umsetzen. Nicht börsennotierte Unternehmen haben bis 2019 Zeit, sich auf den neuesten Stand zu bringen.
Aber, wie Dillard sagte, "die Zeit ist jetzt gekommen, um damit anzufangen". Die Finanzteams müssen damit beginnen, die Fähigkeiten ihrer Systeme und ihre derzeitige Arbeitsweise zu bewerten, und werden "höchstwahrscheinlich eine Änderung vornehmen müssen."
Loughmiller merkte auch an, dass "wenn Sie noch nicht damit begonnen haben, sich damit zu befassen, Sie wahrscheinlich zur Mehrheit der Privatunternehmen gehören. Das heißt aber nicht, dass Sie nicht schon längst dort sind, wo Sie sein sollten". Er empfahl, mit einer ersten Bewertung zu beginnen, um zu verstehen, wo die Auswirkungen am wahrscheinlichsten zu spüren sein werden. Die Betrachtung größerer Verträge sowie von Standardverträgen, um die Art der Leistungsverpflichtungen im Rahmen dieser Verträge zu verstehen, wird den Kontrolleuren helfen, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, welche Systeme und Prozesse benötigt werden.
Vielleicht ist ein komplexes System gar nicht erforderlich, wenn das bestehende System so angepasst werden kann, dass es zumindest die Daten erfasst, die für ASC 606 benötigt werden, wobei im Allgemeinen von weniger komplexen Anwendungsfällen ausgegangen wird. Es kann sechs bis neun Monate dauern, bis ein neues System oder ein neues Tool implementiert ist. In der Zwischenzeit ist es daher wichtig, jetzt mit der Erfassung der erforderlichen Daten zu beginnen und in der Zwischenzeit Überbrückungsprozesse zu entwickeln. Selbst wenn ein Unternehmen plant, so lange wie möglich zu warten, bis es zum ersten Audit nach dem neuen Standard kommt, wird die Erfassung der Daten jetzt den Aufwand verringern, alle Verträge zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß erfasst wird.
Die wichtigste Empfehlung von Loughmiller an Privatunternehmen lautet: "Machen Sie es am Anfang. Finden Sie heraus, wo die Risikobereiche liegen. Identifizieren und erfassen Sie die Daten. Nutzen Sie die vorhandenen Systeme und Prozesse, damit Sie nicht die ganze Arbeit im Nachhinein machen müssen. Sie ersparen sich eine Menge Kopfzerbrechen, wenn Sie die Risiken frühzeitig erkennen und einen Plan aufstellen, anstatt im Nachhinein aufholen zu müssen.
Das Finanzwesen braucht mehr Ressourcen
All die zusätzliche Arbeit verschärft die Probleme der ohnehin schon überlasteten Finanzteams. Und da ASC 606 für alle gilt, "denke ich, dass die Leute das als Hammer benutzen, um zu sagen, dass wir wirklich mehr Struktur und mehr Prozesse brauchen", sagt Loughmiller. "Wir müssen mehr in Systeme und Mitarbeiter investieren."
Zwei Umsetzungsmethoden, aber beide bedeuten zusätzliche Arbeit
Das FASB lässt zwei Methoden für die Umsetzung zu: die vollständige rückwirkende Methode und die modifizierte rückwirkende Methode. Bei der vollständig rückwirkenden Methode werden die Jahresabschlüsse aller Jahre, die im Jahr der Einführung vorgelegt wurden, an den neuen Standard angepasst. Dies bedeutet jedoch, dass die Unternehmen die gesamte alte Rechnungslegung in den angepassten Zeiträumen neu erstellen müssen, um die Einführung von ASC 606 zu Beginn des frühesten dargestellten Zeitraums zu berücksichtigen.
Nach der modifizierten retrospektiven Methode gilt der neue Standard nur für das Jahr der Einführung und wirkt sich nur auf neue Verträge und solche Verträge aus, die zum Zeitpunkt der Erstanwendung noch nicht abgeschlossen sind. Die Bilanz wird angepasst, um bestehende laufende Verträge mit dem neuen Standard in Einklang zu bringen. Vergleichszeiträume aus früheren Jahren werden nicht angepasst, aber die zusätzlich erforderlichen Angaben werden zeigen, wie die Zahlen im Jahr der Einführung nach dem alten Standard ausgesehen hätten.
Bei beiden Methoden müssen die Unternehmen also für eine gewisse Zeit beide Standards in ihren Büchern befolgen. Glücklicherweise verfügen Cloud-ERP-Systeme seit einigen Jahren über eine Mehrbuchhaltung, die es ermöglicht, dieselben zugrunde liegenden Daten nach verschiedenen Rechnungslegungsstandards darzustellen. Diese Funktion wurde von multinationalen Unternehmen genutzt, die ihre Daten nach unterschiedlichen Rechnungslegungsstandards darstellen müssen. Mit der Mehrbuchhaltung entfallen fehleranfällige manuelle Anpassungen oder die Herausforderung, zwei Systeme parallel zu betreiben.
Das bedeutet, dass Unternehmen ihre Systeme so einrichten können, dass sie sowohl nach den alten GAAP als auch nach ASC 606 arbeiten können. Dillard wies darauf hin, dass es entscheidend ist, die Einrichtung richtig vorzunehmen, da sonst "Müll reinkommt und Müll rauskommt".
Bei FloQast sind wir immer auf der Suche nach Möglichkeiten, Buchhaltern das Leben leichter zu machen, und ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können, dass wir an einem neuen Tool arbeiten, das unseren Kunden helfen soll, die die Vorteile der Mehrbuchhaltung in Intacct und NetSuite nutzen. Wie alles in FloQast wird auch dieses Tool einfach einzurichten und zu verwenden sein, und es wird Ihnen ermöglichen, einfach zwischen Abstimmungen nach verschiedenen Standards zu wechseln.
Unternehmen, die noch nicht bereit sind, auf eine Buchhaltung mit mehreren Büchern umzusteigen, empfiehlt Dillard, "zumindest die Daten zu identifizieren, die Sie brauchen werden, und zu versuchen, sie jetzt zu erfassen, damit Sie sie bereits haben, wenn Sie 606 darüber legen, und nicht erst im Nachhinein".
Controller und CFOs haben bei der Umsetzung des neuen Standards zur Umsatzrealisierung noch viel zu tun. "Die Leute denken, dass es einfach sein wird, weil sie es als mathematisch ansehen", warnte Loughmiller. "Es ist jedoch eine Menge Arbeit. Es ist mehr, als man denkt, und man weiß wirklich nicht, womit man es zu tun hat, bis man sich damit beschäftigt.
Wo erhalten Sie weitere Informationen?
Wenn Sie noch nicht mit der steilen Lernkurve begonnen haben, schlägt Loughmiller vor, als erste Ressource mit der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ihres Unternehmens zu sprechen. Die Big Four und andere große Wirtschaftsprüfungsgesellschaften verfügen ebenfalls über eine Fülle hilfreicher Informationen.
- Die FASB-Website ist eine weitere wichtige Quelle.
- Die Transition Resource Group des FASB hat über 60 Memos zu diesem Thema verfasst, die die SEC öffentlichen Unternehmen dringend ans Herz legt.
- Viele Erstanwender geben ihre Erfahrungen großzügig an andere weiter.
- Und natürlich sind die Berater von ARC Consulting gerne bereit, ihr Wissen weiterzugeben. Sie können Loughmiller, Dillard oder andere Mitglieder des Teams unter ARCconsultingLLC.com kontaktieren.
