Wie die Erzdiözese Cincinnati ihr Audit mit FloQast rationalisierte

Der Betrieb der Buchhaltungsabteilung in einer großen gemeinnützigen Organisation ist oft ein schwieriges Unterfangen. Laut dem Stanford Review am Der gemeinnützige Hungerzyklus, viele der heutigen gemeinnützigen Organisationen ertrinken in einer versagenden Infrastruktur, in der es an „robusten Informationstechnologiesystemen“ mangelt. Für die Erzbistum Cincinnati, veraltete Rechnungsführungssysteme führten dazu, dass die jährliche Prüfung übermäßig viel Zeit in Anspruch nahm. Als sich das Audit regelmäßig über sechs Monate oder länger erstreckte, wusste das Team, dass ein ernstes Technologieproblem vorlag. Sie brauchten eine moderne Buchhaltungslösung, um die Dinge zu beschleunigen. Man könnte sagen, dass ihre Gebete erhört wurden, als die Erzdiözese das alte lokale ERP-System des Buchhaltungsteams durch ein Cloud-basiertes ersetzteSalbei Intacct. Nicht lange danach setzte das Team die CloqAst-Software für das Close Management ein, um sicherzustellen, dass der Monatsabschluss optimiert wurde und die Erzdiözese im darauffolgenden Jahr ein wesentlich reibungsloseres Audit durchführen konnte. Als diese Zeit gekommen war, stellten sie fest, dass sie ihre Prüfungszeit von sieben Monaten auf vier Monate verkürzen konnten, fast um die Hälfte.

BEENDIGUNG DES STAMMESWISSENS

Vor der Implementierung von FloQast fehlten der Erzdiözese formelle Checklisten, die die Abschlussprozesse zum Monatsende dokumentierten. Controller Tom Twilling wusste, dass seine Organisation das Stammeswissen hinter sich lassen musste, sonst würden sie in Schwierigkeiten geraten. „Wir hatten eine komplette Fluktuation in der Abteilung, also mussten wir wirklich tägliche, wöchentliche und vierteljährliche Aufgaben in einer Tabelle zusammenfassen“, sagte er. Tabellenkalkulationen waren jedoch nicht ideal, um den Monatsende nachzuverfolgen. Nachdem Twilling FloQast auf einer Sage-Konferenz in Aktion gesehen hatte, rief er aus: „Oh mein Gott, das ist alles, was ich wollte!“

BESEITIGUNG VON REDUNDANZEN

Twilling liebt, was er mit Sage Intacct bekommt, aber er wollte noch mehr. Er bemerkte: „Intacct funktioniert wunderbar, aber Sie haben immer noch Leute, die Einträge und Änderungen vornehmen, sodass Sie ständig die [Schließ-] Tabelle überprüfen, um sicherzustellen, dass sie mit Ihrer Prüfungsnummer übereinstimmt.“ Während des letztjährigen Audits sagt Twilling: „Ich habe diesen Prozess wahrscheinlich ein Dutzend Mal durchlaufen. Dieses Jahr musste ich das nicht tun. [FloQast] ist wirklich mein einfacher Button geworden.“

MEHR KONTROLLE UND BEWUSSTSEIN

Das Buchhaltungsteam der Erzdiözese schwärmt von der Kombination von Sage Intacct und FloQast. „Es ist wirklich Tag und Nacht“, bemerkte der stellvertretende Controller David Abele und verglich die Unterschiede nach der Implementierung ihrer neuen Software. „Die Zeit, die FloQast uns gespart hat, liegt eher in Monaten als in Tagen oder Stunden. Unser Audit hat zuvor doppelt so lange gedauert.“