Buchhaltung

5 Strategien zur Vereinfachung von Abstimmungen in Excel - Auf vielfachen Wunsch

Apr 17, 2017 Katrin Kitzmann

Viele von Ihnen haben uns wiederholt gesagt, dass Sie unsere Webinare mögen. Wir versuchen, sie lehrreich zu gestalten und praktisches, praxisnahes Buchhaltungswissen zu vermitteln. Zu unseren beliebtesten Webinaren gehört nach wie vor "5 Strategien zur Optimierung von Abstimmungen in Excel" von unserem Mitbegründer und Geschäftsführer Mike Whitmire. Mike ist CPA und hat sowohl für die Big Four als auch intern gearbeitet und verfügt über einen reichen Erfahrungsschatz in der Buchhaltung. Er teilt auch gerne seine Ideen und Vorschläge mit, wie Buchhaltungsabteilungen ihre Monats- und Quartalsabschlüsse rationalisieren können.

Ich werde hier nur die wichtigsten Punkte erwähnen, aber wenn Sie mal eine Stunde Zeit haben, können Sie sich das Playback ansehen.

Okay, das Wichtigste zuerst: Wir bei FloQast lieben Excel, und deshalb haben wir unsere Lösung darauf aufgebaut. Trotz aller Hasser da draußen ist es nach wie vor eines der besten und leistungsfähigsten Tools, die Buchhaltungsteams verwenden. Für den Fall, dass Sie eine Auffrischung benötigen, haben wir in diesem Webinar eine Handvoll der Vorteile von Excel behandelt:

  • Es ist einfach, Daten zu organisieren, zu massieren und zu manipulieren
  • Verfügt über eine Vielzahl von Funktionen für die Buchhaltung und Finanzmodellierung
  • Fähigkeit, einen großen Datenbestand zu verwalten
  • Es ist die gemeinsame Sprache von Buchhaltung, Rechnungsprüfung und Steuern
  • Hinter dem Produkt stecken 30 Jahre Entwicklung

Wir geben zu, dass Excel auch seine Schwächen hat, vor allem in Bezug auf fehlende Kontrollen, Zusammenarbeit und Projektmanagement. Wir werden versuchen, diese Schwächen in diesen Strategien zu beheben.

Apropos Strategien, lassen Sie uns in diese eintauchen. Diese mögen trügerisch einfach erscheinen, aber Sie sollten wissen, dass das so gewollt ist! Buchhaltung ist schon schwer genug, also sollten wir versuchen, den Prozess einfach zu halten.

  • Prüfen Sie die Probebilanz auf Vollständigkeit - Dies mag für Sie eine Selbstverständlichkeit sein, aber die Gewissheit, dass alle Ihre Bilanzkonten berücksichtigt werden, ist für einen korrekten Abschluss unerlässlich. Jedes Team muss die wichtigsten Konten für den entsprechenden Zeitraum ermitteln und sollte sich bei der Bewertung der Vollständigkeit diese Schlüsselfragen stellen:
    • Wird die Bilanz am Ende eines jeden Monats erstellt?
    • Wie werden die einzelnen Konten derzeit gebunden?
    • Wie ist jeder Abgleich strukturiert?
    • Warum ist die Versöhnung auf diese Weise strukturiert?

Nach der Beantwortung dieser Fragen kann Ihr Team die Vollständigkeit Ihrer Bilanz bei jedem Abschluss richtig bewerten.

  • Standardisierung von Vorlagen mit Dokumentation - Konsistenz ist entscheidend für die Rationalisierung jedes Prozesses in einem Team, und das gilt auch für den Abschluss. Durch die Standardisierung Ihrer Abstimmungsvorlagen lassen sich zahlreiche Effizienzgewinne erzielen:
    • Ausrichtung des Teams
    • Ein konsistentes, rationalisiertes Verfahren für Ersteller
    • Bietet Ihrem Team eine gewisse Rollenflexibilität
    • Ein beschleunigtes Überprüfungsverfahren
    • Reduzierte Fehler
    • Es ist einfacher für Ihre Prüfer

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Vorlagen für Abstimmungen zu erstellen, können Sie einige unserer Beispiele herunterladen und sie an Ihre speziellen Bedürfnisse anpassen.

  • Organisieren Sie die Dokumentation auf logische Weise - Wir sehen, wie unsere Kunden zusammenarbeiten, und sind zu dem Schluss gekommen, dass alle glücklichen Buchhaltungsteams gleich sind, während alle unglücklichen Teams auf ihre eigene Art unglücklich sind. Nun, meistens jedenfalls.

Wir beraten diese nicht so glücklichen Teams über einige bewährte Verfahren zur Organisation ihrer Dokumentation, und der häufigste Ansatz sieht folgendermaßen aus:

Bild1

Je nach Unternehmen, Geschäftsbereichen, Prozessen und Konten kann diese Struktur variieren, aber im Großen und Ganzen empfehlen wir Ihnen, Ihre Dateistruktur so zu organisieren. Wenn Sie in einem sehr kleinen Team arbeiten, kann es sinnvoller sein, die Dokumentation nach Personen zu organisieren, aber wenn das Team wächst und das Unternehmen eine gewisse Fluktuation erfährt, ist eine statischere Struktur wie die oben beschriebene besser geeignet.

  • Probebilanz ausgleichen - Wie macht Ihr Team das? Wir haben festgestellt, dass Buchhaltungsabteilungen ihre Probebilanz hauptsächlich auf drei Arten abwickeln:
    • Alt: Bedruckte Bindemappe - Hier das Handbuch, ankreuzen und mit roten Stiften binden. Wenn Sie ironisch veranlagt sind, könnten Sie das interessant finden, aber die Nostalgie lässt schnell nach.
    • Jetzt: Konsolidierte Excel-Arbeitsmappe - Viele Teams haben ihre Kontenabgleiche auf Excel verlagert, was eine Verbesserung gegenüber dem alten Verfahren darstellt, aber wenn die Anzahl der Konten in Ihrer Bilanz wächst, wird dies schnell unhandlich.
    • Zukunft: Dedizierte Software - Das ist die Zukunft des Verkaufsabschlusses und unser persönlicher Favorit. Wir sind natürlich voreingenommen, aber es wird den Teams viel Zeit sparen, wenn viele Aspekte des Abschlusses automatisiert und die Kommunikation rationalisiert werden.
  • Bewertungen zentralisieren - Finden alle Ihre Überprüfungen an einem einzigen Ort statt? Nein, natürlich nicht. Die Prüfer stellen den ganzen Tag über und auf viele verschiedene Arten Fragen, was zu allen möglichen Problemen führen kann. Durch die Zentralisierung Ihres Überprüfungsprozesses können Sie alle Arten von Problemen beseitigen, z. B:
    • Uneinheitliche Formate der Abstimmungen
    • Uneinheitliche Systeme, Daten und Prozesse
    • Verlorene Klarstellungen in E-Mails.
    • Kommunikationsbarrieren (z. B. globale Operationen)
    • Verlust von Prozesswissen durch Mitarbeiterfluktuation

Und hier sind die Ideen für Lösungen:

    • Standardisierung von Checklisten und Abstimmungen - Durch die Erstellung von Formularen mit einheitlichen Formaten, Layouts und Parametern können sich die Teams an die Struktur gewöhnen. Dies verkürzt die Zeit für die Erledigung der einzelnen Aufgaben und verringert die Lernkurve für neue Teammitglieder.
    • Angleichung der Prozesse im Team - Ähnlich wie bei den standardisierten Checklisten und Empfehlungen sorgt die Festlegung von Erwartungen im Vorfeld dafür, dass Ihr Team auf dem gleichen Stand ist. Regelmäßige Auffrischungen, wenn neue Prozesse oder Teammitglieder auftauchen, helfen Ihnen dabei, sich zu konzentrieren, ohne einen Schritt zu verlieren.
    • Cloud-Systeme ermöglichen die Integration - Eine Möglichkeit, die Standardisierung und die Abstimmung im Team zu fördern, ist die Verwendung von Tools, die eine einfache Zusammenarbeit ermöglichen. Cloud-basierte Lösungen wie Google Docs oder Box ermöglichen den Zugriff für jeden und erlauben Echtzeit-Updates von jedem Teammitglied. Keine verlorene Arbeit, keine mehrfachen Versionen, kein E-Mail-Versand. Das wird Ihre Einstellung zur Teamarbeit verändern.
    • Spezielle Lösungen für Nischenfunktionen - Wenn Sie bereit sind, Ihren Abschluss zu optimieren, werden Sie über Tools nachdenken, die Ihnen bei all diesen Aufgaben helfen können. Hier kommt FloQast ins Spiel!

Das war's! Nichts Besonderes, oder? Ich hoffe, dass diese Strategien dazu beitragen, Ihre Excel-Abstimmungen zu rationalisieren. Wir werden in Zukunft weitere Beiträge veröffentlichen, in denen wir einige dieser Punkte im Detail behandeln, aber für den Moment sollten Sie sich unsere Abstimmungsvorlagen besorgen, und wenn Sie einen Moment Zeit haben, hören Sie Mike zu, wie er jeden dieser Punkte durchgeht, wenn Sie Hilfe für den Einstieg brauchen.