New Aim modernise la clôture de fin de mois avec FloQast

L'ascension fulgurante du géant du commerce électronique New Aim est devenue l'une des réussites commerciales les plus connues d'Australie. Toutefois, la forte croissance et l'expansion rapide au cours des dix dernières années ont entraîné des difficultés, notamment en ce qui concerne la gestion efficace du processus de clôture financière. Voici comment New Aim a gagné en rapidité, en visibilité et en travail d'équipe en automatisant les listes de contrôle de clôture, les rapprochements et les signatures avec FloQast.

Les plus grands vendeurs en ligne d'Australie utilisent la plateforme de bout en bout de New Aimpour agir rapidement, à grande échelle et avec précision. Connue pour sa technologie de pointe, New Aim a rendu le commerce électronique extraordinaire et sans stress pour des milliers de personnes depuis sa création en 2005.

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L'efficacité du suivi des tâches et l'intégration avec NetSuite ont tellement rationalisé nos processus qu'il ne nous faut plus que cinq jours pour clôturer, au lieu de sept. Cela représente deux jours de plus chaque mois pour notre équipe de dix personnes, qui peuvent désormais être utilisés pour améliorer les contrôles, gérer les risques et se préparer aux exigences en matière de rapports publics".

- Chris Peng, contrôleur financier

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Ce qui n'a pas toujours été extraordinaire ou sans stress, c'est la clôture mensuelle de l'entreprise.

‍ChrisPeng, contrôleur financier de New Aim, dirige la clôture du mois et explique qu'un manque de transparence et de suivi des tâches a causé plusieurs problèmes avant de trouver FloQast.

"Nous avions du mal à suivre les tâches, les progrès et les communications liés à la clôture du mois", explique Chris. "Nous utilisions des listes de contrôle dans des feuilles de calcul, ce qui était très difficile à vérifier et à gérer, et nous manquions de transparence, ce qui rendait difficile la collaboration entre les membres de l'équipe."

La lenteur du processus était sujette à des erreurs et à des omissions, faisant de la clôture une entreprise stressante et angoissante. Les problèmes de communication et de visibilité entre les membres de l'équipe répartis sur différents sites ont encore compliqué le processus.

Chris a examiné d'autres plateformes de gestion de projet pour l'aider à gérer la clôture, mais il a finalement choisi FloQast pour son expérience utilisateur adaptée.

"Lorsque j'ai vu FloQast, j'ai su que c'était la solution que je cherchais", a déclaré Chris. "Il est conçu pour la comptabilité, il est simple à comprendre et à mettre en place, et nous avons pu constater que le processus d'intégration et de mise en œuvre serait plus facile et plus rapide qu'avec d'autres systèmes."

La transparence et la confiance dans la proximité améliorent l'accessibilité de l'information

La mise en œuvre de FloQast pour Chris et son équipe a été un processus simple qui a pris environ 2 à 3 semaines. L'équipe FloQast Accounting Success a fourni un soutien essentiel, assurant une transition en douceur des feuilles de calcul vers un système plus dynamique et intégré. New Aim a également profité de l'intégration de FloQast à Oracle NetSuite, qui automatise les rapprochements et unifie le processus de clôture en permettant aux données financières du PGI de mettre à jour les balances de vérification et l'activité des comptes directement dans FloQast.

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C'est formidable de voir notre équipe améliorer sa façon de travailler, apprécier davantage son travail et progresser vers les objectifs de l'entreprise. Nous avons tellement appris et gagné avec FloQast que nous ne pourrions pas imaginer faire les choses autrement aujourd'hui".

- Chris Peng, contrôleur financier

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Les avantages ont été immédiatement visibles après la mise en œuvre. FloQast a apporté une visibilité indispensable au processus de clôture, permettant une meilleure coordination entre les 10 membres de l'équipe de Chris et améliorant considérablement la collaboration. Selon Chris, l'expérience utilisateur plus simple de FloQast s'est également avérée payante en termes d'intégration plus rapide et de satisfaction des utilisateurs. La formation en ligne via FloQademy est accessible à tous et est obligatoire pour les nouveaux membres de l'équipe.

"La formation en ligne via FloQademy est très utile pour trouver des réponses à nos questions, et nous l'incluons également dans le processus de formation des nouveaux employés", a déclaré Chris. "Cela aide nos employés à se mettre au diapason et à s'intégrer rapidement à notre équipe.

Chris a déclaré qu'il passait désormais moins de temps à déterminer la qualité et l'exhaustivité des tâches rapprochées, ce qui lui permet de faire davantage confiance au processus et de se concentrer sur d'autres choses qui requièrent son attention.

"L'équipe apprécie de pouvoir voir tous les membres de l'équipe et leurs tâches en un seul endroit, et moi aussi", a déclaré Chris. "Nous avons tous trouvé qu'il était facile de le comprendre, de l'adopter et de l'intégrer à notre travail quotidien.

Chris poursuit : "Je ne me demande plus si quelque chose a été vérifié, fait et signé... Je peux rapidement voir le statut dans FloQast et passer à d'autres choses que je dois faire".

Les auditeurs de New Aim ont également apprécié la nouvelle accessibilité des informations. Les auditeurs ayant besoin d'accéder à des informations financières détaillées, FloQast leur permet de récupérer les données nécessaires de manière indépendante, ce qui leur permet de gagner du temps et d'améliorer leur efficacité globale.

Améliorer la vitesse de clôture et la satisfaction en fin de mois

Chris et son équipe sont satisfaits des résultats de leur nouvelle clôture mensuelle. Non seulement les jours de clôture ont été réduits, mais ce temps supplémentaire peut désormais être utilisé pour des plans et des initiatives stratégiques.

"L'efficacité du suivi des tâches et l'intégration avec NetSuite ont tellement rationalisé nos processus que nous ne prenons plus que cinq jours pour clôturer, au lieu de sept", explique Chris. "Cela représente deux jours de plus chaque mois pour notre équipe de dix personnes, qui peuvent désormais être utilisés pour améliorer les contrôles, gérer les risques et se préparer aux exigences en matière d'information du public.

Qu'il s'agisse de la gestion de son équipe, de la gestion des ressources ou de la simplification de sa vie, Chris a déclaré que FloQast l'aidait à atteindre les objectifs généraux de l'entreprise en matière d'innovation et d'excellence.

"C'est formidable de voir notre équipe améliorer sa façon de travailler, apprécier davantage son travail et progresser vers les objectifs de l'entreprise", a déclaré Chris. "Nous avons tellement appris et gagné avec FloQast que nous ne pourrions pas imaginer faire les choses autrement aujourd'hui."