Transformer l'efficacité de la comptabilité grâce à l'appariement des transactions par IA FloQast chez Doximity

Le parcours de Doximity avec le matching des transactions FloQast AI

Avant de mettre en œuvre FloQast, l'équipe comptable de Doximity était accablée par des rapprochements manuels qui demandaient beaucoup de temps et d'efforts. Deux membres de l'équipe ont travaillé à plein temps sur les rapprochements bancaires, tandis que deux autres ont consacré la moitié de leurs heures de travail à cette tâche.

La fin de période a été particulièrement éprouvante. Le premier jour du processus de clôture s'est traduit par une journée complète de 8 heures entièrement consacrée à l'appariement et à la résolution des transactions. Malgré ses efforts, l'équipe n'arrivait souvent pas à terminer les réconciliations dès le premier jour. Outre les difficultés de fin de période, l'équipe a régulièrement comparé les données tout au long du mois afin de contrôler les rapprochements, ce qui a alourdi sa charge de travail.

Automatiser les processus fastidieux et gagner du temps

Quand Alex Schlick, directeur principal de la comptabilité à Doximity, mis en œuvre Correspondance des transactions FloQast AI, l'objectif était clair : automatiser les tâches chronophages, telles que les rapprochements bancaires, afin de consacrer du temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Ayant travaillé chez Doximity pendant huit ans, Alex n'était pas étranger à l'effort manuel que ces tâches exigeaient. Avant FloQast AI Transaction Matching, les rapprochements bancaires manuels, associés au taux de correspondance limité de NetSuite à seulement 20 % à 30 %, impliquaient de longues heures pour l'équipe.

« Lorsque vous obtenez un extrait de NetSuite, il vous montre tout ce qui a été mis en correspondance dans NetSuite, mais il ne fait aucune référence au relevé bancaire.

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FloQast extrait les données bancaires et affiche les correspondances exactes en cours. Je suis à l'aise de donner des objets FloQast aux auditeurs, car je peux facilement défendre tous les matches que nous avons.

- Alex Schlick, Senior Director of Accounting

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Avant FloQast, l'équipe était confrontée à une énorme pénurie de temps lors de la clôture, en raison de rapprochements bancaires manuels à volume élevé. Tout a changé avec le widget Bank Connector de FloQast, alimenté par Trovata, qui a éliminé le travail fastidieux et a permis à l'équipe de gagner un temps précieux : « L'un des principaux problèmes pour nous a été de concilier des milliers de transactions chaque mois. Les rapprochements bancaires prenaient souvent jusqu'à 1 h du matin le premier jour de clôture », explique Alex. « C'était un travail fastidieux, et le personnel revenait souvent à la clôture des tâches le lendemain matin avec peu de repos. L'outil d'IA en temps réel de FloQast a changé la donne pour nous. »

Depuis l'adoption Correspondance des transactions FloQast AI, l'équipe a constaté des améliorations importantes. Grâce à cet outil, 75 % à 90 % des transactions bancaires sont automatiquement mises en correspondance, ce qui réduit considérablement les tâches manuelles.

« Le premier mois où nous avons officiellement utilisé FloQast AI Transaction Matching, nous avons terminé le rapprochement à 15 heures le premier jour », a partagé Hannah Ashenfelter-Bar, Senior Accounting Manager chez Doximity. « Le deuxième mois, nous avions terminé à midi, donc nous ne travaillions certainement pas tard du tout. Le plus gros avantage est d'aborder la première journée avec 80 % des matchs déjà disputés. »

« Il était tout à fait logique d'avoir des règles que vous pouvez écrire dans un anglais conversationnel », a noté Alex. « Les humains peuvent me dire comment ils créent des matchs, mais aucun système ne pouvait traduire cela en ce dont nous avions besoin avant FloQast. Si je ne sais pas comment décrire ce que je recherche pour établir un match, FloQast peut l'interpréter pour moi et je peux donner des commentaires en temps réel. »

Leur équipe a pu démarrer sans configuration technique approfondie ni codage personnalisé, ce qui a permis de raccourcir efficacement le temps de mise en œuvre et d'obtenir un retour sur investissement plus rapide.

Une approche proactive de l'automatisation

L'équipe comptable de Doximity ne se limite pas aux outils actuels. Dans le cadre d'une initiative à l'échelle de l'entreprise visant à automatiser dans la mesure du possible, menée par le directeur financier et le vice-président principal de la comptabilité, l'équipe cherche activement des moyens de mettre en œuvre de nouvelles technologies pour plus d'efficacité.

« L'IA et l'automatisation font partie de la stratégie de notre équipe », explique Alex. «Correspondance des transactions FloQast AI nous permet de réduire de manière fluide les interventions humaines sur les tâches répétitives tout en maintenant des contrôles robustes. »

L'utilisation avant-gardiste de l'automatisation s'est également étendue au-delà des rapprochements bancaires. Hannah a expliqué à l'équipe comment les outils d'IA de FloQast pouvaient être utilisés dans d'autres domaines, tels que les rapprochements de cartes de crédit ou la mise en correspondance des revenus des filiales dans Salesforce avec NetSuite.

« J'ai bon espoir que nous intégrerons cela à d'autres flux de travail », a déclaré Alex. « Nous étudions des moyens d'automatiser les demandes de paiement des clients et d'autres processus. C'est passionnant de voir l'équipe innover et grandir grâce à cet outil. »

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L'IA et l'automatisation font partie de la stratégie de notre équipe. FloQast AI TransactionMatching nous permet de réduire de manière fluide les interventions humaines sur les tâches répétitives tout en maintenant des contrôles robustes.

- Alex Schlick, Senior Director of Accounting

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Améliorer le moral des employés grâce à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Chez Doximity, le moral des employés est une priorité. En automatisant les tâches répétitives, FloQast a considérablement amélioré l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée pour l'équipe comptable.

« Notre direction attache une grande importance au moral des employés », a déclaré Alex. « Avant, les gens se couchaient tard pendant la clôture mensuelle et travaillaient de longues heures sur les transactions correspondantes. Maintenant, ils terminent à des heures raisonnables, ce qui améliore à la fois leur productivité et leur bien-être général. En tant que manager, je me sens beaucoup plus en sécurité en sachant que les gens ne travaillent pas tard. Il est toujours préférable de les faire travailler pendant les heures de bureau ; ils sont capables de faire de leur mieux et de faire de leur mieux. »

Hannah s'est fait l'écho de ce sentiment en soulignant que le changement avait eu une incidence positive sur le point de vue de l'équipe sur le travail comptable.

« L'examen des rapprochements est désormais beaucoup plus rapide et intuitif. L'outil montre exactement ce qui a été égalé, jusqu'au niveau du relevé bancaire, ce qui nous donne confiance », a déclaré Hannah. « FloQast a transformé ce qui semblait être un travail de routine en un outil qui favorise l'efficacité et la précision. »

Développement de carrière grâce à l'automatisation

L'un des impacts les plus marquants de FloQast Correspondance des transactions par IA a joué un rôle dans le développement professionnel. Grâce à l'automatisation des tâches chronophages, les membres de l'équipe ont désormais plus d'opportunités de développer de nouvelles compétences et de prendre en charge des projets ambitieux.

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Cet outil a fait du processus de rapprochement bancaire un tremplin de carrière. Les comptables peuvent désormais acquérir les connaissances de base plus rapidement et consacrer plus de temps à devenir des experts en la matière ou à travailler sur des tâches liées à l'avancement de carrière. Cela a un impact profond sur la rétention et le recrutement de notre équipe.

- Alex Schlick, Senior Director of Accounting

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Pour Hannah, le gain de temps a permis d'encadrer d'autres personnes et d'affiner davantage les processus.

« Je me suis profondément investie dans la formation et la collaboration interfonctionnelle », a-t-elle déclaré. « FloQast m'a donné la bande passante nécessaire pour mettre en place de meilleurs processus et aider l'équipe à se développer. »

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FloQast a été un allié pour nous aider à réduire le travail manuel, à maintenir un effectif stable et à innover en permanence. C'est cette approche axée sur la technologie qui distingue Doximity et nous aide à montrer l'exemple dans le secteur.

- Alex Schlick, Senior Director of Accounting

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Bâtir une équipe résiliente et adaptée à la technologie

Alex et Hannah conviennent tous deux que les outils d'automatisation tels que FloQast sont essentiels pour l'avenir de la comptabilité, en particulier pour les jeunes comptables qui entrent dans ce domaine.

« De nombreuses tâches manuelles, comme les rapprochements bancaires, sont automatisées. Les nouveaux comptables doivent apprendre à penser de manière créative avec des systèmes et des outils d'IA tels que FloQast », explique Alex. « Cet état d'esprit vous permettra non seulement de réussir aujourd'hui, mais aussi de garantir la résilience de votre carrière à long terme à mesure que le domaine évolue. »

Il a également souligné que FloQast s'inscrit parfaitement dans la culture de Doximity dans la Silicon Valley, qui consiste à tirer parti des technologies de pointe.

« Notre équipe de direction nous encourage à rester à la pointe de l'automatisation », a déclaré Alex. « FloQast a été un allié pour nous aider à réduire le travail manuel, à maintenir un effectif stable et à innover en permanence. C'est cette approche axée sur la technologie qui distingue Doximity et nous aide à montrer l'exemple dans le secteur. »