Comment Curis a économisé plus de 100 000 dollars en frais d'audit en combinant la conformité et la clôture à l'aide de FloQast

Jusqu'à récemment, le programme de clôture de fin de mois et de conformité de l'innovateur biopharmaceutique Curis dépendait fortement de rames de papier, de classeurs à trois anneaux et d'auditeurs internes externalisés. Depuis la mise en œuvre de FloQast, Curis a rationalisé son processus de clôture et son programme de conformité et a réalisé des économies substantielles, de l'ordre de 110 000 dollars par an. Voici comment Curis a tiré parti de l'automatisation et de la plateforme connectée de FloQast pour économiser de l'argent et établir de nouvelles normes en matière de précision, de visibilité et de responsabilité.

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Le concept de gestion et de test des contrôles SOX était facile à mettre en œuvre ; nous avions juste besoin de FloQast pour nous aider à l'organiser et à l'automatiser. Cela nous a permis d'économiser 110 000 dollars en frais d'audit externe.

‍- Jake Burgess, vice-président et contrôleur de gestion

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Lorsque Jake Burgess, vice-président et contrôleur de gestion chez Curis à Lexington, Massachusetts, a rejoint l'entreprise il y a quatre ans, il a apporté avec lui une vision claire d'un processus de clôture de fin de mois idéal.

Ayant expérimenté les avantages de FloQast Close dans sa précédente société cotée en bourse, Jake a reconnu ses avantages significatifs. Malgré la tendance initiale de l'équipe à donner la priorité à la transition vers un ERP plutôt qu'à la mise en œuvre d'une solution de clôture, Jake a fermement plaidé en faveur de l'investissement dans FloQast Close.

Son raisonnement était simple : FloQast Close offre un solide retour sur investissement, établit des processus reproductibles et facilite la transition vers un nouveau système ERP. Jake a souligné : "Je ne veux plus jamais gérer une clôture de fin de mois sans FloQast".

La mise en œuvre de FloQast a été rapide et efficace grâce à une liste de contrôles rapprochée et à une intégration avec Microsoft Dynamics GP. Jake et son équipe ont remplacé les feuilles de calcul manuelles, les rames de papier et les classeurs à trois anneaux par des rapprochements automatisés de balance générale des comptes , des listes de contrôle centralisées et des tableaux de bord conçus à cet effet.

"Auparavant, nous procédions à des approbations manuelles et utilisions beaucoup de papier", explique Jake. "Aujourd'hui, nous n'utilisons plus de papier et nous disposons de la structure et de l'automatisation de FloQast pour nous guider et nous maintenir sur la bonne voie."

Les contrôles de conformité, combinés à la clôture, réduisent les frais de test et d'audit

Un autre domaine qui préoccupait Jake du point de vue de l'efficacité et des dépenses était celui de la conformité. La propriété et l'exécution des contrôles fonctionnaient bien, mais le processus "Provided by Client" ("PBC") prenait trop de temps, et les tests effectués par les auditeurs internes externalisés coûtaient trop cher.

Kayli Walker, responsable de la comptabilité, a géré la clôture mensuelle de Curis et a répondu aux demandes de PBC des auditeurs internes externalisés. La combinaison de FloQast Compliance Management et de FloQast Close a permis de gagner un temps considérable dans le processus PBC.

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Il me fallait auparavant quelques heures par mois pour télécharger la documentation PBC. Il s'agissait d'un simple glisser-déposer, mais cela restait fastidieux. Désormais, avec FloQast Compliance, il me suffit de fournir une description et un lien dans le portail PBC de l'auditeur, ce qui prend environ cinq minutes".

- Kayli Walker, gestionnaire comptable

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"Avant, il me fallait quelques heures par mois pour télécharger la documentation de la PBC. C'était facile, par glisser-déposer, mais cela restait fastidieux", explique Kayli. "Désormais, avec FloQast Compliance, il me suffit de fournir une description et un lien dans le portail PBC de l'auditeur, ce qui prend environ cinq minutes."

Une fois la clôture mensuelle optimisée, Burgess s'est concentré sur le programme SOX, y compris la gestion globale, l'exécution des contrôles et les tests. Les auditeurs internes externalisés ont fourni des services de test et de gestion du cadre de conformité.

"Nous dépensions beaucoup d'argent chaque année avec des auditeurs internes externalisés et nous n'avions pas l'impression d'en avoir pour notre argent", explique Jake. "Nous avons donc décidé de le faire en interne et d'essayer FloQast Compliance Management".

En reliant les contrôles aux éléments de la liste de contrôles et aux rapprochements déjà effectués dans la clôture, Burgess et son équipe ont pu intégrer les contrôles directement dans les processus opérationnels, donnant accès à une validation en temps réel de l'exécution des contrôles. En outre, ils ont apporté des documents de travail de test et ont poussé la responsabilité vers les propriétaires, le tout dans FloQast.

"Le concept de gestion et de test des contrôles SOX était facile à mettre en œuvre ; nous avions juste besoin de FloQast pour nous aider à l'organiser et à l'automatiser", a déclaré Jake. "Cela nous a permis d'économiser 110 000 dollars en frais d'audit externe.

M. Burgess a indiqué que les auditeurs des états financiers peuvent accéder à FloQast pour obtenir des informations sur la clôture et la conformité, avec une vue adaptée qui ne montre que ce que les auditeurs demandent à voir dans leur liste PBC. Grâce à cette transparence accrue, les frais sont restés stables.

"FloQast nous aide à collaborer plus efficacement avec nos auditeurs des états financiers, car il offre une visibilité très claire sur l'exhaustivité, les résultats des tests, les preuves et la propriété", a déclaré Jake. "Ils savent où tout se trouve et peuvent y accéder à tout moment.

La clôture et la conformité au sein d'une plateforme unique génèrent une valeur ultime

Burgess et Walker s'accordent à dire que le fait de regrouper les programmes de conformité Close et SOX au même endroit a rendu la supervision et le workflow beaucoup plus pratiques et efficaces.

"Avec FloQast, tous les membres de notre équipe, y compris les vérificateurs des états financiers, savent où aller pour obtenir des informations, et cela élimine la duplication des efforts", a déclaré Kayli. "Je n'ai pas à faire quelque chose une fois pour la clôture et une deuxième fois pour la SOX. C'est ce qui est formidable.

Jake a résisté aux plateformes de conformité autonomes parce qu'il n'en voyait pas l'intérêt. Cependant, le fait d'avoir la conformité et la fermeture dans une seule plateforme comme FloQast fait toute la différence.

"J'apprécie le fait d'avoir une source unique pour les contrôles de fermeture et de conformité connectés dans FloQast", a déclaré Jake. "Dans ce cas, le tout est vraiment plus grand que la somme de ses parties en termes de valeur et de productivité."

FloQast + AWS

L'infrastructure de FloQast est construite et déployée sur le cloud public AWS. FloQast utilise AWS CloudWatch pour sécuriser, maintenir et surveiller l'environnement AWS afin de garantir une base stable pour l'application FloQast.