Habit Health apporte structure et rapidité à la clôture du mois avec FloQast

Habit Health, le plus grand fournisseur intégré de soins de santé et de bien-être de Nouvelle-Zélande, a réduit son délai de clôture de 12 jours à 8 jours grâce à la plateforme de transformation comptable FloQast, en y ajoutant une nouvelle visibilité et un nouveau contrôle. Découvrez comment la rapidité et la communication se sont améliorées, comment les rapprochements de bilans ont été automatisés et pourquoi les demandes d'informations mensuelles répétitives ne prennent plus qu'une fraction du temps qu'elles prenaient auparavant.  

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FloQast a répondu à toutes nos attentes. Nous avons gagné beaucoup de temps, amélioré la collaboration au sein de l'équipe et la visibilité de nos processus financiers. FloQast a non seulement tenu ses promesses, mais les a dépassées".

- Akmal Idris, contrôleur financier

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Akmal Idris a besoin de plus de clarté sur l'état d'avancement de la clôture mensuelle.

La clôture était auparavant gérée à l'aide de feuilles de calcul individualisées, selon une approche en silo par entité plutôt qu'à l'aide d'une liste de contrôles centralisée.

"Avant FloQast, nous n'étions pas en mesure d'identifier les goulets d'étranglement ou les lacunes dues aux congés de maladie ou aux congés, ce qui retardait notre clôture mensuelle. Ce qui, à son tour, retardait les rapports de performance destinés à l'ensemble de l'entreprise.

Lorsqu'Akmal a été promu contrôleur financier, il a immédiatement perçu la nécessité d'un système plus consolidé et plus transparent. 

"Nous nous sommes concentrés uniquement sur les rapprochements clés du bilan en raison du manque de temps du préparateur et du réviseur. Ce manque de supervision et de contrôle était un problème important pour nous, empêchant la production de rapports financiers précis et en temps voulu. FloQast AutoRec nous a été d'un grand secours. Parce qu'il est lié à Excel, nous sommes sûrs que nos chiffres sont solides et que rien n'est désynchronisé. "

Akmal et son équipe ont mené la recherche d'une solution proche, et FloQast s'est imposé en raison de sa facilité d'utilisation et de ses fonctionnalités complètes.

"La plateforme de FloQast est intuitive et visuellement attrayante, ce qui a été un énorme avantage pour nous", a déclaré Akmal. "Le fait qu'elle soit conçue et prise en charge par des comptables qui comprennent nos besoins nous a confortés dans notre choix de FloQast."  

L'automatisation des Workflow et la collaboration permettent de réduire de 33 % le nombre de jours nécessaires à la conclusion d'un contrat.

"La mise en œuvre a été facile. Il nous a fallu deux ou trois heures pour gérer les intégrations avec nos comptes dans Intacct. Nous avons également appris à utiliser la plateforme par le biais du portail d'apprentissage FloQademy et, en l'espace d'un mois, FloQast était pleinement opérationnel", a déclaré M. Akmal.

L'équipe a rapidement tiré parti de l'attribution transparente des tâches et de la possibilité de suivre les progrès en temps réel. La fonction de chronologie de FloQast a permis à Akmal de voir la répartition des tâches par personne et par entité, améliorant ainsi la supervision et l'équilibrage de la charge de travail. Les résultats ont été immédiats et significatifs.

"Nous avons réduit notre délai de clôture à 10 jours au cours du premier mois et nous avons toujours conclu dans les huit jours depuis lors", a déclaré M. Akmal. "Le fait de passer d'un calendrier non défini à un délai structuré de huit jours a fait toute la différence pour nous."

Le module ReMind permet également de répondre plus facilement et plus rapidement aux demandes d'information.

"Les courriels mensuels de demande d'information, dont le nombre dépasse la centaine, étaient fastidieux à envoyer et à suivre, et il nous arrivait de les oublier ou de les envoyer en retard", a déclaré M. Akmal. "Maintenant, nous n'avons plus besoin d'y penser grâce à ReMind ; ils sont automatiques et standardisés, et vous pouvez les retirer de votre liste de tâches mentales.  

Un cadre pour l'amélioration continue et de meilleurs contrôles  

À l'avenir, M. Akmal prévoit d'exploiter d'autres fonctions de FloQast pour affiner la clôture mensuelle et les rapports financiers d'Habit Health.

"Nous sommes en train de mettre en œuvre l'analyse de variance FloQast et d'incorporer des mécanismes de révision et d'approbation plus robustes", a déclaré M. Akmal. "La flexibilité de FloQast nous permet d'adopter de nouvelles caractéristiques et fonctionnalités à notre propre rythme, et FloQademy facilite l'apprentissage et la mise en œuvre par nous-mêmes."

Les nouveaux gains d'efficacité amènent également Akmal à réfléchir à la valeur ajoutée que son équipe financière peut apporter à l'entreprise.  

"Nous voulons utiliser notre temps pour nous concentrer sur les rapports, les idées et les commentaires", a déclaré M. Akmal. "Nous voulons non seulement fournir des indicateurs de performance clés auxquels tout le monde peut se fier, mais aussi donner des conseils sur ces indicateurs et chercher des moyens de les atteindre et de les dépasser.  

Selon M. Akmal, l'expérience FloQast a été à la hauteur des attentes, ce qui est rare de nos jours.  

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La mise en œuvre a été facile. Il nous a fallu deux ou trois heures pour gérer les intégrations avec nos comptes dans Intacct. Nous avons également appris à utiliser la plateforme par le biais du portail d'apprentissage FloQademy et, en l'espace d'un mois, FloQast était pleinement opérationnel.

- Akmal Idris, contrôleur financier

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"FloQast a répondu à toutes nos attentes. Nous avons gagné beaucoup de temps, amélioré la collaboration au sein de l'équipe et la visibilité de nos processus financiers. FloQast a non seulement tenu ses promesses, mais les a dépassées", a déclaré Akmal.

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