L'échec des contrôles internes : Les coûts élevés d'une mauvaise conformité

À propos de l'auteure : Katie Thomas, CPA, est une créatrice de contenu, lauréate de 2021 & 2022 40 under 40 CPA Practice Advisor, lauréate du Top 50 Women in Accounting, et propriétaire de Leaders Online, où elle aide les professionnels de la comptabilité à accroître leur impact, leur influence et leurs revenus par le biais du leadership éclairé et du marketing numérique. N'hésitez pas à visiter Leaders Online ou de la contacter sur LinkedIn pour entrer en contact avec Katie.

Un environnement de contrôle et un programme de gestion efficaces sont essentiels pour toute organisation, quelle que soit sa taille, afin de garantir la conformité aux exigences réglementaires, de réduire les risques et de favoriser l'excellence organisationnelle. Entre des lois en constante évolution, des réglementations toujours plus étendues et des marchés volatils, il est vital de disposer d'un programme de contrôle agile et réactif pour faire face à ces changements. 

Une mauvaise observance entraîne une pléthore de résultats indésirables, dont certains incluent 

• Des coûts plus élevés
• Amendes et sanctions
• Inefficacités internes
• Perte de confiance des parties prenantes
• Détérioration de l'évaluation de l'entreprise
• Atteinte à la marque et à la réputation de l'entreprise

Les programmes de contrôle manuel actuels manquent souvent de visibilité et d'agilité pour s'adapter aux changements rapides de l'environnement de contrôle de l'entreprise. Les régulateurs et les législateurs attendent des entreprises qu'elles soient beaucoup plus agiles que ce qui a été plausible pendant longtemps.

Quelques problèmes doivent être résolus pour répondre aux attentes en matière de conformité et de contrôle, et il n'y a pas de meilleur moment que maintenant pour réduire les inefficacités. Cependant, des défis majeurs doivent être relevés au cours du processus pour atteindre l'efficacité.

Votre fardeau de conformité s'alourdit

Aujourd'hui, les entreprises sont confrontées à une augmentation significative de leurs cadres de conformité, car elles doivent adopter davantage de mesures avec des lois, des réglementations et des politiques en constante évolution. Chaque nouvelle mesure augmente le coût et la complexité de la conformité, créant un défi croissant pour les organisations qui sont déjà en difficulté :

• Manque de personnel
• Manque de visibilité et de coordination dans l'ensemble du paysage de la conformité
• Processus manuels, documentation et rapports
• Une technologie dépassée et des solutions déconnectées
• Initiatives concurrentes en matière de transformation numérique et d'atténuation des risques de marché.

La mise en œuvre d'un programme de conformité est une première étape importante. Cependant, les programmes de conformité ad hoc créent une multitude de maux de tête organisationnels pour les entreprises et sont carrément coûteux. Il a été constaté que le coût de la conformité peut atteindre 10 000 dollars par employé. 

Le paysage de la conformité est vaste et en constante évolution

Le paysage de la conformité est vaste et complexe - trop complexe pour que tout le monde sache tout. Les auditeurs externes sont utiles, mais les entreprises ne peuvent pas compter sur eux pour tout trouver. 

Le problème est encore aggravé par le fait que la conformité évolue constamment. Les processus et les procédures qui fonctionnent aujourd'hui ne fonctionneront peut-être plus le trimestre ou l'année prochaine. Les entreprises qui ne parviennent pas à s'adapter à ces changements sont rapidement confrontées à des inefficacités croissantes et à des processus défaillants.

Le coût d'une mauvaise mise en conformité est trop important pour être ignoré

Le coût de la conformité est élevé pour les organisations et ne cesse de croître. Cependant, le coût d'une mauvaise mise en conformité est encore plus élevé. On a constaté que le coût moyen d'un événement de non-conformité s'élève à 4 millions de dollars ou plus. 

Un rapport de Glass Lewis a révélé que les prix des actions ont chuté de 4,06 % 60 jours après que les entreprises ont signalé une faiblesse matérielle.

Pathlock a déclaré que les entreprises qui ont signalé une faiblesse matérielle ont vu le cours de leurs actions baisser de 19 % au cours des 12 mois suivants. 

Bien que le fardeau de la conformité soit de plus en plus lourd, les entreprises n'ont pas d'autre choix que de s'adapter à l'évolution du paysage. L'alternative - c'est-à-dire une mauvaise mise en conformité - est bien plus coûteuse.

Les programmes de conformité sont difficiles

Les entreprises qui bricolent des programmes de conformité peuvent avoir l'impression d'avoir résolu le problème, mais ce n'est pas toujours le cas.

Une récente étude de marché réalisée par FloQast a révélé que les connaissances en matière de conformité sont étonnamment faibles. En d'autres termes, les personnes qui gèrent ces programmes n'ont pas nécessairement une connaissance approfondie des questions de conformité. Cette constatation ne me surprend pas. Lorsque je travaillais moi-même dans le domaine de l'audit, on me demandait souvent d'effectuer des tests sur les contrôles sans m'expliquer pourquoi je le faisais. Si je n'avais pas été curieux et n'avais pas cherché à savoir pourquoi ces tests étaient effectués, j'aurais exécuté des tests sans avoir la moindre idée de leur importance. 

Il va sans dire que des connaissances insuffisantes en matière de conformité peuvent compliquer la mise en œuvre et l'utilisation des programmes de conformité.

Surmonter le fardeau de la conformité grâce à des contrôles, des équilibres et des systèmes

La nécessité de mettre en place des contrôles appropriés n'est pas près de disparaître. Au fur et à mesure qu'une organisation se développe, le coût de la gestion des contrôles relatifs à SOX, ESG, à la sécurité informatique, à la fraude, etc. ne cesse de croître. Il est préférable de s'attaquer dès maintenant aux inefficacités en matière de conformité, en particulier dans l'environnement actuel où, comme nous l'avons mentionné précédemment, de nombreuses organisations sont confrontées à des budgets et des équipes limités. 

Alors, quelle est la réponse ? 

Une grande partie du fardeau de la conformité peut être allégée en tirant parti de la force des solutions automatisées et de la technologie appropriée. Au fur et à mesure que votre entité se développe, la technologie doit s'adapter pour répondre aux besoins actuels et futurs. L'automatisation et la technologie appropriées permettent aux entreprises d'économiser du temps et de l'argent, tout en améliorant la transparence et l'efficacité. 

L'agilité et l'interconnexion sont des éléments que les logiciels peuvent apporter et que les processus manuels ne peuvent pas offrir. Souvent, les entreprises ont une déconnexion persistante dans leur workflow responsable de la conformité et du contrôle. 

Les solutions de workflow avancées peuvent améliorer le contrôle et la conformité, réduire les coûts et garantir l'efficacité des audits grâce à des fonctionnalités telles que la surveillance continue des contrôles, l'automatisation du PBC, etc.

Un bon point de départ est de commencer à examiner vos flux de travail et vos contrôles actuels. Soyez attentif aux possibilités d'intégrer des contrôles de conformité dans les processus opérationnels essentiels tels que la clôture, le traitement des paie et les rapports financiers. Les changements mineurs que vous apportez aujourd'hui peuvent s'avérer très bénéfiques à l'avenir. 

Des programmes de contrôle efficaces portent leurs fruits à court et à long terme

Les entreprises avant l'introduction en bourse et les grandes sociétés cotées en bourse peuvent récolter les fruits de programmes de contrôle plus efficaces et automatisés. L'amélioration de l'efficacité et l'exploitation de solutions automatisées offrent aux entités :

• Agilité organisationnelle: la mise en place de programmes de contrôle appropriés permet aux entreprises de réagir rapidement à l'évolution constante du paysage commercial et de naviguer en toute confiance dans l'inconnu. 
• Satisfaction des investisseurs: Les pré-OIP qui dépendent des fonds des investisseurs avant d'entrer en bourse ont besoin de la confiance des investisseurs pour aller de l'avant. Des programmes de contrôle stricts et efficaces encouragent l'investissement et contribuent à apaiser les craintes potentielles grâce à des rapports financiers fiables. De même, pour les sociétés cotées en bourse, les investisseurs veulent savoir qu'ils peuvent faire confiance aux données financières tout en étant convaincus que l'organisation peut répondre aux opportunités et aux défis qui se profilent à l'horizon.
• Réduction des risques financiers: Les contrôles permettent aux entreprises d 'économiser de l'argent en réduisant les risques d'amendes et de pénalités. Il est plus facile de se conformer aux changements de lois et de règlements lorsque les bons systèmes sont en place et qu'ils peuvent facilement s'adapter aux nouvelles exigences ou aux changements. En outre, des contrôles appropriés contribuent à réduire le risque d'erreurs et de fraude, qui peuvent tous deux être mortels pour une organisation.
• Améliorer la prise de décision: En cas d'erreurs de conformité et d'inefficacité, les décisions peuvent rapidement conduire à des erreurs coûteuses. Des informations fiables et précises fournies par un contrôle strict de la conformité améliorent la prise de décision et réduisent ces risques.
• La transparence: La transparence et la confiance des parties prenantes sont cruciales pour la réussite d'une introduction en bourse et pour les sociétés cotées en bourse. Les programmes de contrôle offrent un niveau élevé de transparence aux entreprises et vous aident à gagner la confiance des investisseurs en leur fournissant des données sur vos activités. L'amélioration de l'image publique est également une conséquence de la transparence et de la responsabilité.
• Des professionnels plus heureux : La réduction des tâches manuelles et répétitives permet aux professionnels de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et plus gratifiantes.

En conclusion, des programmes de contrôle appropriés renforcent les entreprises et réduisent le risque de fraude et d'erreurs tout en améliorant l'efficacité, la conformité et la confiance du marché. Il n'y a pas de meilleur moment que maintenant pour mettre en œuvre la technologie et l'automatisation appropriées afin d'améliorer votre environnement de contrôle actuel. Cela peut vous aider à réduire le coût croissant de la conformité, à faire face à la pénurie de talents et à fournir la visibilité dont vous avez besoin pour l'ensemble de vos programmes de conformité.