Audit-Vorbereitung

Bereiten Sie Ihr Kleinunternehmen mit einer Checkliste zum Jahresende auf das neue Jahr vor

Das Ende des Jahres und der Beginn eines neuen Jahres ist für viele Menschen die Zeit, in der sie über das vergangene Jahr nachdenken und Vorsätze für das neue Jahr fassen, um es besser zu machen. Zu diesen Vorsätzen gehört zwar in der Regel nicht, öfter ins Fitnessstudio zu gehen oder im Januar nicht zu trinken, aber in dieser Zeit werden wichtige Entscheidungen für die nächsten 12 Monate getroffen.

Für Kleinunternehmer mag es sich unmöglich anfühlen, sich die Zeit zu nehmen, das vergangene Jahr abzuschließen und das nächste zu planen, aber es ist wichtig, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen. Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir diese Liste der besten Praktiken für das Jahresende und das neue Jahr zusammengestellt, damit Sie mit einem Paukenschlag beginnen können!

Warum sollten kleine Unternehmen einen Jahresend-Check-In durchführen?

Ein Rückblick auf das vergangene Jahr - selbst wenn es ein so verrücktes, verkehrtes Jahr wie 2020 war - ist entscheidend, wenn Sie Ihr Unternehmen voranbringen wollen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, das vergangene Jahr auszuwerten, können Sie nicht nur Ihre Finanzberichte in Ordnung bringen, sondern auch die Zukunft vorbereiten und planen. Diese Checkliste zum Jahresende wird Ihnen helfen, alle losen Enden zu verknüpfen, damit Sie das neue Jahr mit einem Paukenschlag beginnen können. 

Checkliste für kleine Unternehmen: Ende 2020

1. Schließen Sie die Bücher ab. Hat Ihr Buchhalter alle Transaktionen des Jahres erfasst? Der Abgleich aller Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen ist eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass alles erfasst wurde. Möglicherweise müssen Sie sich an Ihren Buchhalter wenden, um zusätzliche Anpassungen für Abschreibungen, Vorauszahlungen und Rückstellungen zum Jahresende vorzunehmen. Nachdem alle Anpassungen vorgenommen wurden, empfiehlt es sich, das vergangene Jahr zu sperren, damit keine versehentlichen Änderungen an Ihren Finanzunterlagen vorgenommen werden können. 
2. Zählen Sie Ihr Inventar zum Jahresende. Wenn Sie Dinge verkaufen, müssen Sie zum Jahresende eine Zählung Ihres physischen Bestands vornehmen. Dies ist auch der ideale Zeitpunkt, um veraltete Artikel aus Ihrem Bestand zu entsorgen und Ihre Preisgestaltung zu überprüfen. Wenn Sie kein Inventar haben, sollten Sie auch Ihr Anlagevermögen zum Jahresende überprüfen. Vergewissern Sie sich, dass Sie alles in Ihrem Abschreibungsplan ausweisen können. 
3. Überprüfen Sie Ihre Zahlen. Sobald Sie Ihre Bücher abgeschlossen haben, stellen Sie Ihre Finanzberichte zum Jahresende zusammen. Sie benötigen die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung (auch bekannt als Gewinn- und Verlustrechnung) und die Kapitalflussrechnung. Das Jahresende ist der ideale Zeitpunkt, um diese mit den Ergebnissen des Vorjahres zu vergleichen und festzustellen, ob etwas seltsam aussieht. 

Wenn Ihre Forderungen im Vergleich zum Vorjahr sprunghaft angestiegen sind, müssen Sie vielleicht einige von ihnen abschreiben. Ein Anstieg der Verbindlichkeiten könnte ein Zeichen für drohende Cashflow-Probleme oder eine Erinnerung an übersehene Rechnungen sein. Auf der Seite der Gewinn- und Verlustrechnung sollten Sie einen Blick auf Ihre Geschäftsausgaben werfen. Wenn einige davon ungewöhnlich hoch oder niedrig erscheinen, könnte dies bedeuten, dass etwas falsch kodiert wurde. Es könnte auch ein Zeichen für Betrug sein.  

4. Prüfen Sie, wohin Ihr Geld fließt. Die meisten Buchhaltungssoftwares können eine Kapitalflussrechnung erstellen, die Ihre Mittelzu- und -abflüsse in drei Kategorien unterteilt: 

• Betrieb: Einnahmen und Ausgaben für Ihre Einnahmen und Ausgaben
• Investitionen: Cashflows für alle gekauften und verkauften Vermögenswerte 
• Finanzierung: Darlehenseinnahmen und Rückzahlungen dieser Darlehen

Ihre Kapitalflussrechnung gibt Ihnen einen groben Überblick darüber, wohin Ihr Geld fließt, aber Sie sollten sich einige Ihrer Einnahmen- und Ausgabenkategorien genauer ansehen. Überlegen Sie, ob Ihre Ausgaben die von Ihnen erwartete Kapitalrendite erbringen.

5. Überprüfen Sie, wie Sie Ihre Ziele für das letzte Jahr erreicht haben. Die Coronavirus-Pandemie hat alle aus dem Gleichgewicht gebracht, so dass Sie Ihre Ziele vielleicht weit verfehlt haben. Aber machen Sie nicht vorschnell COVID-19 für alle Probleme verantwortlich, die Sie sehen. Gehen Sie der Sache auf den Grund, um herauszufinden, ob dies wirklich das Problem war. Es könnte sein, dass Sie Ihr Geschäftsmodell oder die Mischung der von Ihnen verkauften Waren und Dienstleistungen ändern müssen. 
6. Kümmern Sie sich um Ihre Jahresendanträge. Sind Ihre Lohnsteuerberichte und -zahlungen auf dem neuesten Stand? Müssen Sie für Ihre Lieferanten und Auftragnehmer oder für Ihren Vermieter 1099s beim Finanzamt einreichen? Wie sieht es neben den Steuererklärungen mit den Gewerbeanmeldungen aus? Sind diese auf dem neuesten Stand? Müssen Sie Ihre örtliche Gewerbeerlaubnis erneuern? Sind Sie in allen Staaten, in denen Sie geschäftlich tätig sind, registriert? 
7. Sammeln Sie Steuerunterlagen. Ihr Steuerberater benötigt Ihre Finanzausweise und vielleicht sogar Zugang zu Ihren Büchern, um Ihre Einkommensteuererklärung zu erstellen. Wenn Sie Ihrem Steuerberater einen Lesezugriff auf Ihr Buchhaltungssystem gewähren, kann er die Berichte nach Bedarf abrufen. Andernfalls verbringen Sie möglicherweise Stunden am Telefon oder in endlosen E-Mail-Ketten, während Sie versuchen, die gewünschten Informationen zu beschaffen. Glücklicherweise machen es die meisten Buchhaltungssoftwares, darunter QuickBooks, Xero und Sage, einfach, Ihrem Buchhalter Einblick in Ihre Unterlagen zu gewähren. 

Wenn Sie größere Anschaffungen wie Autos, Möbel, Maschinen oder neue Computer getätigt oder Verbesserungen an Ihrem Arbeitsplatz vorgenommen haben, wird Ihr Buchhalter die Belege für diese Ausgaben sehen wollen. Wenn Sie Betriebsvermögen verkauft oder gespendet haben, muss er auch diese Unterlagen sehen. Ihr Steuerberater wird auch alle Zeitpläne einsehen wollen, in denen Sie den Arbeitsfortschritt sowie alle Berechnungen zur Umsatzrealisierung oder zu Leasingvereinbarungen aufzeichnen. Wenn Sie 1099er-Bescheinigungen erhalten haben, sollten Sie diese ebenfalls übermitteln. 

8. Sichern Sie Ihre Unterlagen. Wenn Sie alles auf einem Server in Ihrem Büro aufbewahren, sollten Sie eine vollständige Sicherungskopie Ihrer Festplatte erstellen. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Wirtschaftsprüfer, wie lange Sie Ihre Unterlagen aufbewahren müssen. Bewahren Sie Ihre Unterlagen für 2020 an einem sicheren Ort auf.

Wenn Sie Ihre Bücher abschließen und Ihre Finanzen für 2020 zusammenstellen, erleichtert das die Unternehmensplanung für das neue Jahr. Die Schritte in dieser Checkliste zum Jahresende sind auch für die Prüfungsvorbereitung wichtig, falls Ihr Unternehmen geprüft werden muss. 

Checkliste für kleine Unternehmen: Anfang 2021

1. Studieren Sie die Trends für 2021. Informieren Sie sich über Branchen-, Regulierungs- und Wirtschaftstrends und Prognosen für 2021. Gibt es Neuigkeiten über neue Technologien, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken könnten? Sind Sie auf neue Vorschriften vorbereitet, die in Kraft treten? Sind die Wirtschaftsprognosen für das Land und für Ihre Region günstig oder beängstigend?
2. Aktualisieren Sie Ihre Ziele für das laufende Jahr. Die COVID-19-Pandemie hat viele kleine Unternehmen erschüttert. Einige überlebten, indem sie ihr Geschäftsmodell grundlegend änderten. Was sagt Ihre Trendforschung für das kommende Jahr über Ihre Ziele aus? Wie wird sich die anhaltende Pandemie auf Ihr Unternehmen auswirken? Was hat im letzten Jahr funktioniert, und was werden Sie in diesem Jahr ändern? Wie passen diese Pläne mit dem Nordstern Ihres Unternehmens zusammen? 
3. Setzen Sie Ihre Ziele in einen Plan um. Legen Sie Etappenziele für das Jahr, jedes Quartal und jeden Monat fest. Sind diese erreichbar, oder müssen Sie Ihre Ziele anpassen? Tragen Sie Erinnerungen in Ihren Kalender ein, um diese Etappenziele im Laufe des Jahres zu überwachen und Ihre Pläne bei Bedarf anzupassen. Andernfalls machen Sie nur allzu leicht den Fehler, Ihren Plan in eine Schublade zu stecken und nie wieder anzuschauen. 
4. Überprüfen Sie Ihre Ressourcen. Benötigen Sie zum Erreichen dieser Meilensteine zusätzliche Ressourcen in Form von Ausrüstung, Personal oder Finanzierung? Beginnen Sie mit der Planung des künftigen Geschäftsbedarfs, denn es kann einige Zeit dauern, bis diese Ressourcen zur Verfügung stehen. Ziehen Sie eine Cashflow-Projektion in Erwägung, um sicherzustellen, dass Sie über Bargeld verfügen, wenn Sie es brauchen. 
5. Überprüfen Sie Ihre Marketingstrategie. Ohne Marketing läuft nichts. Was haben Sie im letzten Jahr getan, das funktioniert hat? Was hat nicht funktioniert? Nehmen Sie sich etwas Zeit, um darüber nachzudenken, wer Ihre idealen Kunden sind und was sie von Ihnen brauchen. Braucht Ihre Website ein Update? Ist sie einfach zu navigieren und zu nutzen? Finden Ihre Kunden leicht, was sie suchen?
6. Bewerten Sie Ihre Back-Office-Abläufe. Müssen Sie Ihre Buchhaltungssoftware aktualisieren oder Ihre Buchhaltung oder andere Back-Office-Tätigkeiten auslagern? Nutzen Sie die vorhandenen Automatisierungsmöglichkeiten voll aus? Müssen Sie mehr Mitarbeiter für Verwaltungsaufgaben einstellen? 
7. Melden Sie sich bei Ihren Leuten. Das letzte Jahr war für alle hart. Wie geht es Ihrem Team? Brauchen sie zusätzliche Unterstützung, um ihre Arbeit zu erledigen? Vielleicht brauchen sie eine zusätzliche Schulung oder eine Änderung ihrer Aufgaben. Überprüfen Sie Ihre Richtlinien für Freizeit, flexible Arbeitszeiten, Fernarbeit und Vergütung. Wie können Sie Ihren Mitarbeitern helfen, ihre langfristigen Karriereziele zu erreichen? 
8. Optimieren Sie Ihre Systeme und Prozesse. Gibt es Stellen, an denen Sie Prozesse ohne zusätzliche Technik vereinfachen können, oder gibt es Bereiche, in denen technische Hilfsmittel hilfreich sein könnten? Am besten ist es, wenn Sie erst einmal herausfinden, was Ihre Mitarbeiter brauchen und wo ihre Probleme liegen, bevor Sie in ein schickes neues technisches Tool investieren. 
9. Holen Sie Ihr gesamtes Team an Bord. Sie werden erfolgreicher sein, wenn alle wissen, wohin die Reise geht. Planen Sie regelmäßige Aktualisierungssitzungen, damit alle auf dem gleichen Stand sind, und verpflichten Sie sich zu häufiger und transparenter Kommunikation.  

Sich die Zeit zu nehmen, über das vergangene Jahr nachzudenken und für das kommende Jahr zu planen, mag sich wie ein unnötiger Luxus anfühlen, vor allem, wenn die Liste der zu erledigenden Aufgaben nicht kürzer wird. Aber wie Benjamin Franklin schon sagte: "Wer nicht plant, plant zu scheitern!" Wenn Sie diese Schritte befolgen, geben Sie sich, Ihrem Team und Ihrem Unternehmen den bestmöglichen Start in ein großartiges neues Jahr. Also gehen Sie hinaus und tun Sie es!