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Die Auswirkung: Wie NetSuite-Kunden FloQast verwenden, um den Monatsabschluss zu rationalisieren und die Prüfungsbereitschaft zu gewährleisten

12. November 2019 John Siegel

Mit der gefürchteten Jahresprüfung vor der Tür ist das Jahresende typischerweise eine Zeit voller Stress. Da Buchhalter ihre täglichen Pflichten mit prüfungsbezogenen Vorbereitungsarbeiten in Einklang bringen, mag es wie ein seltsamer Zeitpunkt erscheinen, bestehende Prozesse zu überdenken, aber für NetSuite-Kunden stellt diese Zeit des Jahres eine Gelegenheit dar, die sich bei künftigen Prüfungen auszahlen könnte.

Bis vor kurzem schienen die offensichtlichen Vorteile einer Neugestaltung des Monatsabschlusses eher ein "Nice to have" zu sein. Sicher, es könnte ein paar Stunden Zeit einsparen, aber die Durchführung eines harten Abschlusses jeden Monat, abgesehen davon, dass es für die Stakeholder beeindruckend klingt, war nicht das, was die meisten Buchhaltungsteams anstrebten. Mit der zunehmenden Verfügbarkeit von einfach zu implementierenden Abschlussmanagementlösungen wie FloQast können Buchhaltungsteams die Art und Weise, wie sie an den Monatsabschluss herangehen, im Laufe der Zeit effektiv weiterentwickeln, um dem Unternehmen einen größeren Nutzen zu bieten, einen Großteil der zeitaufwändigen Arbeit zu eliminieren und die Prüfungsbereitschaft mit einer klaren Dokumentation und Kommunikation zu gewährleisten, auf die sich die Prüfer leicht beziehen können.

Abschlussmanagement-Software für NetSuite-Kunden: Plug & Play

Software-Implementierungen, so einfach sie auch klingen mögen, sind in der Regel mit viel Arbeit, ständiger Kommunikation und der Zustimmung der neuen Benutzer verbunden, die es gewohnt sind, ihre Aufgaben so zu erledigen, wie sie es seit Jahren tun. Oftmals kann dies dazu führen, dass NetSuite-Benutzer auf bewährte Methoden zur Verwaltung von Prozessen wie dem Monatsabschluss zurückgreifen. Wenn es nicht kaputt ist, sollte man es nicht reparieren.

Im Fall von NextRoll (ehemals AdRoll Group), einem NetSuite-Kunden mit Hauptsitz in San Francisco und Teammitgliedern auf der ganzen Welt, funktionierte die bewährte Tabellenkalkulationsmethode gut, aber die Grenzen der Methode waren offensichtlich. Letztendlich war es für die Führung des Buchhaltungsteams klar, dass es an der Zeit war, eine Lösung einzuführen, die ihnen mehr Vertrauen in den Abschluss geben würde, aber sie fürchteten die Auswirkungen, die eine komplizierte, langwierige Implementierung auf das Unternehmen haben könnte.

"Wir waren auf der Suche nach einem Tool, das uns bei der Verwaltung unseres Abschlusszyklus hilft. Davor haben wir ein Google Sheet für Aufgaben und Abschlüsse verwendet, aber wir fanden, dass es im Laufe der Zeit schwer zu pflegen war", erinnert sich Jia Hua Juszczak, ein Lead Accountant bei NextRoll (ehemals AdRoll Group). "Der Implementierungsprozess mit FloQast war nur eine Frage der Einrichtung der Integration. Sie funktionierte nahtlos, und wir konnten unsere bestehenden Aufgaben aus dem Spreadsheet hochladen. Es war völlig schmerzlos."

Eine Integration, auf die sich die Benutzer verlassen können

Software-Integrationen können knifflig sein. So knifflig, dass viele SaaS-Unternehmen (und ihre Geldgeber) Milliarden in die Vereinfachung des Onboarding-Prozesses für Kunden investiert haben - und das nicht immer erfolgreich. Für NetSuite-Kunden kann sich die Gewissheit, dass ihr ERP mit dem Cloud-Speicher synchronisiert ist und die Zahlen in Echtzeit über die Abschlussmanagement-Software gemeldet werden, sehr auszahlen: Von einem vereinfachten Abschlussprozess bis hin zu einem rationalisierten Audit.

"Was mir an FloQast wirklich gefiel, war, dass es leichtgewichtig, benutzerfreundlich und einfach zu implementieren war", sagte Eric Domagalski, der FloQast implementierte, als er als Unternehmenscontroller bei WP Engine in Austin tätig war. "Ich fand es toll, dass [FloQast] mit Box und NetSuite integriert werden konnte, die wir bereits nutzten. Wir nutzen Box für die Speicherung von Abstimmungen und anderen Buchhaltungsdaten, und NetSuite ist der Ort, an dem ich Links zu meiner Journalbuchungsunterstützung habe. Ich war nicht auf der Suche nach einem dritten Ort, um auch Daten zu haben. Ich fand das großartig."

Die Auswirkungen: NetSuite-Kunden schwören auf Close Management Software

Nach der Implementierung von FloQast zur Rationalisierung seines Monatsabschlusses stellte der in Los Angeles ansässige NetSuite-Kunde Theragun fest, dass FloQast AutoRec, ein KI-basiertes Tool zur Automatisierung des Abstimmungsprozesses, seinem Team jeden Monat Stunden für die äußerst mühsame Aufgabe des manuellen Abgleichs von Tausenden von Transaktionen einsparen konnte. Letztendlich konnte AutoRec dem Senior Accountant Chris Wagner mehrere Tage pro Monat ersparen.

"Bevor wir FloQast AutoRec einsetzten, dauerte die Bearbeitung einiger dieser Konten einen ganzen Tag. Mit AutoRec dauert es eine Stunde oder weniger pro Konto. Bei 10 Konten bedeutet dies eine Arbeitsersparnis von drei Tagen. Sowohl FloQast als auch AutoRec geben mir Sicherheit, so dass ich mich auf andere Dinge konzentrieren kann - auf die Einhaltung von Steuervorschriften und andere strategische Aufgaben, die mit dem Wachstum des Unternehmens notwendig sind."

Das vielleicht größte Lob für FloQast von einem NetSuite-Kunden kommt von dem in der Bay Area ansässigen Datenbanksoftwareunternehmen MongoDB, das Ende 2017 seinen Börsengang eingereicht hat und auf die Close-Management-Software angewiesen ist, um ein großes, geografisch verteiltes Buchhaltungsteam mit Niederlassungen auf der ganzen Welt zu organisieren.

"Ich halte mich an das Mantra, dass, wenn es nicht in FloQast erledigt wird, es auch nicht erledigt ist", sagt Senior Manager - Corporate Accounting Ami Modi. "Die Abzeichnungsfunktion von FloQast gibt mir wirklich die Kontrolle über den Abschluss. Aufgrund der direkten NetSuite-Integration besteht nicht das Risiko, dass man dem Wirtschaftsprüfer eine Abstimmung vorlegt, die in NetSuite nicht übereinstimmt. Diese Sicherheit zu haben ist der Grund, warum ich FloQast anderen NetSuite-Kunden empfehlen würde - ob sie nun börsennotiert sind oder nicht."

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