Buchhaltung
Was ist eine Journalbuchung in der Buchhaltung? Definition und Anleitung
In Zusammenarbeit mit den ehemaligen Buchhaltern, die jetzt bei FloQast arbeiten, haben wir beschlossen, einen Blick auf einige der Säulen des Buchhalterberufs zu werfen.
A Journalbuchung zeichnet einen Geschäftsvorgang im Buchhaltungssystem einer Organisation auf. Journalbuchungen sind die Bausteine der doppelten Buchführung, die seit Jahrhunderten zur Führung von Finanzunterlagen verwendet wird. Sie ermöglichen es, nachzuvollziehen, wofür ein Unternehmen seine Ressourcen verwendet hat und woher diese Ressourcen stammen.
Bei der Methode der doppelten Buchführung muss jede Transaktion auf mindestens zwei Konten verbucht werden. Wenn ein Unternehmen beispielsweise Betriebsmittel mit Bargeld kauft, wird diese Transaktion auf dem Konto für Betriebsmittel und auf dem Konto für Bargeld verbucht. Bevor wir uns zu weit vorwagen, sollten wir mit den Grundlagen beginnen.
Wozu dient ein Journaleintrag?
Im Zeitalter der automatisierten Buchführungssoftware vergisst man leicht die Rolle der einfachen Journalbuchung. In der Zeit vor der Automatisierung wurden die Einträge manuell in Journalen vorgenommen, die vielleicht aus Excel-Tabellen bestanden, aber früher waren es echte Bücher aus Papier (wie ein Journal!).
Buchungsjournalbuchungen dienen der Erfassung von Finanztransaktionen im Buchhaltungssystem, die aus den Journalen in das Hauptbuch übertragen werden. Obwohl die meisten dieser Vorgänge in moderner Buchhaltungssoftware hinter den Kulissen ablaufen, ist es wichtig zu wissen, was vor sich geht, und es kommt vor, dass manuelle Buchungen vorgenommen werden müssen, um Kontosalden am Ende eines Buchhaltungszeitraums zu korrigieren oder anzupassen.
Was ist in einem Journaleintrag zu vermerken?
Ein wichtiger Schlüssel zu Journaleinträgen ist, dass sie genügend Informationen enthalten müssen, um die tatsächliche Transaktion klar wiederzugeben. Auf diese Weise haben wir nicht nur Kontostände, sondern können anhand von Journaleinträgen nachvollziehen, was wirklich passiert ist und ob etwas falsch verbucht wurde.
Eine Journalbuchung besteht aus den folgenden Komponenten:
- Das Datum der Transaktion
- Kontoname und -nummer für jedes betroffene Konto
- Der Gut- und Lastschriftbetrag
- Eine Referenznummer, die als eindeutiger Identifikator für die Transaktion dient
- Eine Beschreibung der Transaktion
Was sind Belastungen und Gutschriften?
Bei der Methode der doppelten Buchführung müssen Soll- und Habenbeträge in einer Journalbuchung gleich sein. Journalbuchungen müssen auch mit der allgemeinen Buchhaltungsgleichung, die die Bilanz beschreibt, übereinstimmen:
Aktiva = Passiva + Eigenkapital
Bei dieser Gleichung werden die Belastungen auf der linken Seite und die Gutschriften auf der rechten Seite verbucht. Das bedeutet, dass die Belastung eines Kontos auf der linken Seite der Gleichung - eines Aktivkontos - dieses Konto erhöht. Die Belastung eines Kontos auf der rechten Seite der Gleichung - eines Verbindlichkeits- oder Eigenkapitalkontos - verringert den Saldo dieses Kontos.
A Kreditbetrag hat den gegenteiligen Effekt. Die Gutschrift auf einem Aktivkonto verringert den Saldo, während die Gutschrift auf einem Passiv- oder Eigenkapitalkonto ihn erhöht. In der Gewinn- und Verlustrechnungwerden Ertragskonten durch Gutschriften erhöht, und Aufwandskonten werden durch Belastungen erhöht.
Die Kombination der Buchhaltungsgleichung und den Vorgängen der Belastung oder Gutschrift eines Kontos bedeutet, dass die verschiedenen Kategorien von Konten normalerweise entweder einen Sollsaldo oder einen Habensaldo aufweisen. Dieses Diagramm zeigt, wie das funktioniert:
|
Konto-Typ |
Normales Gleichgewicht |
|
Vermögen |
Lastschrift |
|
Haftung |
Kredit |
|
Eigenkapital |
Kredit |
|
Einnahmen |
Kredit |
| Ausgaben |
Lastschrift |
Wie erstellt man einen Journaleintrag?
Gehen wir ein paar Beispiele durch. Am 10. Januar 2020 bestellt Sally bei OfficeMart Büromaterial im Wert von 238,87 $. Mit der Lieferung des Materials erhält sie auch die Rechnung Nr. 4987 von OfficeMart. Die Zahlung dieser Rechnung ist in 14 Tagen fällig.
Hier ist die Journalbuchung zur Erfassung des Eingangs der Lieferungen und der damit verbundenen Verbindlichkeiten:
Referenznummer: 2396
Datum: 1/10/2020
Bürobedarf (Konto 6390) $238.87
Kreditorenbuchhaltung (Konto 2100) $238.87
Verbuchung der Zahlung für die Rechnung 4987 von OfficeMart
Zwei Wochen später bezahlt Sally die Rechnung:
Referenznummer: 2577
Datum: 1/24/2020
Zahlbare Konten (Konto 2100) $238.87
Bargeld (Konto 1010) $238.87
Verbuchung der Zahlung für die Rechnung 4987 von OfficeMart
Am 12. Januar schließt Sally ein Beratungsprojekt für Ace Design, Inc. ab und stellt die Rechnung Nr. 21095 über $2.560,00 aus:
Referenznummer: 2401
Datum: 1/12/20
Debitoren (Konto 2100) $2,560.00
Einnahmen (Konto 4101) $2,560.00
Verbuchung der Rechnung 21095 für Ace Design, Inc.
Zwei Tage später erhält sie die Zahlung auf diese Rechnung:
Referenznummer: 2489
Datum: 1/14/20
Bargeld (Konto 1010) $2,560.00
Debitoren (Konto 2100) $2,560.00
Verbuchung der Zahlung der Rechnung 21095 von Ace Design, Inc.
Daten in die Hauptbuchhaltung übernehmen
Jahrhundertelang wurde die Buchhaltung mit Papier und Stift geführt. Geschäftsvorgänge wurden in speziellen Journalen oder Büchern festgehalten. So wurden beispielsweise Verkäufe in einem Verkaufsjournal und Gehaltsabrechnungen in einem Lohnbuchhaltungsjournal festgehalten. Eine Zusammenfassung dieser Transaktionen wurde im Rahmen des Buchhaltungszyklus regelmäßig auf das richtige Hauptbuchkonto gebucht. Die Buchführung mit Journalbuchungen war die einzige Möglichkeit, Daten in die Finanzunterlagen einzugeben.
Aber mit Buchhaltungssoftware werden Transaktionen wie die oben genannten automatisch auf den richtigen Konten verbucht, wenn Rechnungen erstellt, Kundenzahlungen bearbeitet und Rechnungen bezahlt werden. Das bedeutet, dass Buchhalter heute vergleichsweise wenige Journaleinträge vornehmen müssen. Die Buchhaltungssoftware ermöglicht es auch Kleinunternehmern, ihre Buchhaltung selbst zu führen.
Die wenigen Journaleinträge, die noch gemacht werden müssen, sind meist für Abgrenzungen am Ende einer Periode oder zur Anpassung an die GAAP-Basisbuchhaltung. Nicht zahlungswirksame Transaktionen wie Abschreibungen und Amortisationen können ebenfalls Journaleinträge erfordern.
In der heutigen Buchhaltungssoftwaregibt es die Spezialjournale von früher als Module in der Software. Ein Modul für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ermöglicht zum Beispiel die Bezahlung der Mitarbeiter und erleichtert die Erstellung von Lohnsteuerberichten. Diese separaten Module sind jedoch für die Benutzer weitgehend unsichtbar: Alle Transaktionen werden so angezeigt, als wären sie im Hauptbuch.
Was sind die wichtigsten Arten von Journaleinträgen?
Es gibt verschiedene Arten von Journalbuchungen, je nach ihrem Format und ihrer Funktion innerhalb des Buchhaltungszyklus. Sie können dazu dienen, eine andere Buchung oder einen anderen Kontostand zu korrigieren oder zu stornieren, oder sie können verwendet werden, um Informationen wie Abschreibungen, die im Laufe des Monats anfallen, direkt zu erfassen. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für die verschiedenen Arten und ihr Aussehen:
Beispiele für Journaleinträge
Allgemeine Journalbuchungen werden direkt im Hauptbuch erfasst und nicht über ein spezielles Modul oder automatisch bei der Verarbeitung von Rechnungen oder Bareingängen. Ein Beispiel ist ein Eintrag zur Erfassung von Abschreibungskosten:
Referenznummer: 9902
Datum: 31.12.20
Abschreibungsaufwand (Konto 6401) $10,500.00
Kumulierte Abschreibung (Konto 1515) $10,500.00
So verbuchen Sie den jährlichen Abschreibungsaufwand
Zusammengesetzte Journalbuchungen erfassen Transaktionen, die sich auf mehr als zwei Konten auswirken, und können recht komplex sein. Hier ist eine einfache zusammengesetzte Buchung, um den Kauf von Maschinen mit einer Baranzahlung und einem Bankkredit zu erfassen:
Referenznummer:5432
Datum: 4/10/20
Maschinenpark (Konto 1510) $275,000
Bargeld (Konto 1010) $25,000.00
Bankdarlehen (Konto (2358) $250,000.00
Zur Verbuchung des Kaufs von neuen Maschinen
Berichtigungsbuchungen werden im Allgemeinen verwendet, um Einnahmen oder Ausgaben für GAAP-basierte Jahresabschlüsse dem richtigen Zeitraum zuzuordnen . Wenn die Abrechnungszeiträume nicht mit dem letzten Tag des Monats übereinstimmen, werden die angefallenen Ausgaben durch Korrekturbuchungen dem richtigen Zeitraum zugeordnet. Nehmen wir zum Beispiel an, dass bis Ende Dezember 3.000 $ an Lohnkosten angefallen sind:
Referenznummer:5953
Datum: 31.12.20
Lohnkosten (Konto 6780) $3,000
Abgegrenzte Lohnsumme (Konto 2780) $3,000
Aufzeichnung der aufgelaufenen Gehaltsabrechnung für das Jahresende
Storno-Journalbuchungen werden verwendet, um eine oder mehrere Anpassungen rückgängig zu machen, die in der unmittelbar vorangegangenen Periode vorgenommen wurden, um Einnahmen oder Ausgaben zu verbuchen. Dies kann die Buchführung vereinfachen, wobei die Erträge oder Aufwendungen weiterhin in den richtigen Perioden verbucht werden. So würde das Anpassungsjournal zur Abgrenzung von Lohnkosten im nächsten Jahr storniert werden:
Referenznummer: 6003
Datum: 1/1/21
Abgegrenzte Lohnsumme (Konto 2780) $3,000
Lohnkosten (Konto 6780) $3,000
Aufhebung der zum 31.12.20 aufgelaufenen Gehaltsabrechnung
Verfolgung von Journaleinträgen
Bei der manuellen Erstellung von Journaleinträgen müssen Sie bei der Buchung von Posten in das Hauptbuch verfolgen, welche Einträge sich auf welche Transaktionen beziehen. Dies ist die einzige zuverlässige Methode, um die Quelle zu finden, wenn etwas nicht stimmt und Sie eine Zahl überprüfen müssen, um eine genaue Finanzberichterstattung zu gewährleisten.
Für die Nachverfolgung sind T-Konten oft hilfreich. Sie zeigen das fragliche Konto in Form eines T, wobei der Kontoname in der Kopfzeile über der horizontalen Linie des T steht und die vertikale Linie die Soll- und Habenspalten links und rechts trennt. Es ist eine einfache Vorlage, mit der Sie die Transaktion visualisieren können.
Wenn beispielsweise ein Darlehen in Höhe von 10.000 $ aufgenommen wird, würde das t-Konto für Schuldverschreibungen eine Gutschrift von 10.000 $ auf dem Verbindlichkeitskonto sowie eine Belastung von 10.000 $ aufweisen, die als Barmittel gekennzeichnet wäre.
Jede dieser Journalbuchungen würde dann manuell in das Hauptbuch gebucht werden. Wenn Sie denken, dass das nach viel Arbeit und einer Menge Fehlerquellen klingt, haben Sie recht. Genau hier kommt die Technologie ins Spiel, um uns die Arbeit zu erleichtern.
Automatisierung bedeutet weniger Journaleinträge
Die Beispiele hier sind recht einfach, aber stellen Sie sich vor, wie leicht Fehler gemacht werden können, wenn Sie sich auf die manuelle Journalbuchung verlassen müssen , um die Daten in das Hauptbuch zu übertragen. Zahlen werden vertauscht, Additions- und Subtraktionsfehler schleichen sich ein, und es ist fast unmöglich, diese Fehler zu finden.
Wirtschaftsprüfer und Buchhalter, die die Automatisierung in den heutigen Buchhaltungssystemen voll ausschöpfen Buchhaltungssystemen nutzen, indem sie Bankfeeds und Importe aus verschiedenen Apps verwenden, sparen Zeit und verbessern die Genauigkeit. Dies beschleunigt den Buchhaltungszyklusund macht es möglich, die Kleinunternehmen Eigentümern genaue und vollständige Jahresabschlüsse in nahezu Echtzeit zu erstellen.
Und hier bei FloQast sind wir immer für eine Automatisierung, die Buchhaltern hilft, ihre Arbeit schneller und genauer zu erledigen!
