Arbeitsablauf in der Buchhaltung
Wie robotergestützte Prozessautomatisierung die Buchhaltung verändert
Die Buchführung ist zwar manchmal mühsam, aber unerlässlich. Das bedeutet aber nicht, dass die sich wiederholenden Prozesse auf dieselbe Weise wie bisher durchgeführt werden müssen. Heute wird dieser Bereich durch die Einführung eines neuen Akteurs verändert: Die robotergestützte Prozessautomatisierung.
RPA ist eine computergestützte Software, die menschliche Handlungen nachahmt, und sie hat viele Anwendungen in der Welt der Buchhaltung. Konkret ahmt RPA-Software nach, wie Menschen mit anderen Technologien interagieren. Das bedeutet, dass RPA-Software in der Lage sein muss,:
- Verstehen, was auf dem Computerbildschirm zu sehen ist
- Navigieren in der Software, dem Programm oder dem System
- Extrahieren und Verwenden der Daten, die es sieht
- Bestimmen Sie, welche Maßnahmen als Nächstes ergriffen werden sollten.
- Machen Sie Tastatureingaben, um diese Aktionen auszuführen
RPA wird nicht als künstliche Intelligenz oder maschinelles Lernen betrachtet; es ist regelbasiert. Die Software weiß nur dann, was als Nächstes zu tun ist, wenn sie so programmiert wurde, dass sie versteht, was als Nächstes im Arbeitsablauf ansteht. Das bedeutet, dass die RPA-Technologie der perfekte Ersatz für Menschen ist, die sich wiederholende Aufgaben erledigen. RPA-Software kann zum Beispiel die folgenden Geschäftsprozesse durchführen:
- Lebensläufe lesen und bewerten
- Lieferantenrechnungen bearbeiten
- Informationen aus einer Vorlage lesen (oder in eine Vorlage transkribieren)
- Beantwortung von Kundendienst- oder Helpdesk-Anfragen
- Bearbeitung von Versicherungsansprüchen
- Konsolidierung und Organisation externer Daten, z. B. bei der Suche nach dem besten Angebot für einen Reinigungsdienst
- Sammeln Sie Statistiken über das Engagement in sozialen Medien oder die Nutzung der Website
Diese Technologie kann in allen Geschäftsbereichen eingesetzt werden, aber RPA-Technologien sind besonders hilfreich bei der Durchführung von Buchhaltungsfunktionen.
Was ist Robotic Process Automation im Rechnungswesen?
Die Buchhaltungsabteilung wird oft als das Rückgrat eines Unternehmens angesehen, denn ohne Finanzberichte wissen die Teamleiter nicht, wie und wo sie sich verbessern können. Um nützliche Finanzdaten zu erstellen, muss die Buchhaltungsabteilung Transaktionen regelmäßig und konsistent erfassen. RPA ist das perfekte Werkzeug für diese sich wiederholenden Aufgaben.
Obwohl es immer ratsam ist, dass ein Mensch die automatisierte Technologie überwacht, gibt es hier einige Möglichkeiten, wie RPA-Projekte in der Buchhaltung helfen können:
RPA für die Buchhaltung
Viele grundlegende Buchhaltungsfunktionen können mit RPA-Technologie erfüllt werden, denn Buchhaltung ist ein regelbasierter Prozess. Denken Sie an Folgendes:
- Kreditorenbuchhaltung
Wenn Sie eine Rechnung erhalten, vergewissern Sie sich zunächst, dass sie gültig ist, und geben sie dann zur Zahlung frei. Erst nachdem Sie die Zahlung genehmigt haben, können Sie den Scheck ausstellen und die Buchung vornehmen. RPA-Lösungen können jede dieser Aufgaben für Sie erledigen (und sind intelligent genug, um sie in der richtigen Reihenfolge auszuführen). - Debitorenbuchhaltung
Viele Funktionen der Debitorenbuchhaltung beruhen auf demselben Wenn-Dann-Entscheidungsprozess. Eine RPA-Lösung könnte so erstellt werden, dass das Programm bei Zahlungseingang die Rechnung mit der Bestellung abgleicht, die ausstehende Forderung findet, die Zahlung einzahlt und die Buchung erfasst. - Ausgaben
Wenn ein Mitarbeiter Ausgaben zur Erstattung einreicht, könnte die RPA-Software so programmiert werden, dass sie die Ausgaben überprüft, diese Kosten mit den für diesen Mitarbeiter/Veranstaltung/Kunden festgelegten Freibeträgen vergleicht, die Erstattung genehmigt und die Journalbuchung vornimmt. - Kostenzuweisung
Wenn Mitarbeiter Ausgaben für ein Projekt tätigen, muss jemand diese Ausgaben den entsprechenden Konten zuordnen. Mit der richtigen Einrichtung und Programmierung kann die RPA-Technologie diese Aufgabe für Sie übernehmen.
RPA für das Investieren
Ein RPA-Bot kann CFOs und Mitglieder des Managementteams dabei unterstützen, bessere Investitionsentscheidungen zu treffen, indem er Investitionsoptionen in einer Vorlage zusammenstellt, die nach den wichtigsten Kriterien des Managements organisiert und gewichtet ist. Und wenn das Management seine Auswahl getroffen hat, kann ein RPA-Bot verfolgen, wie erfolgreich diese Investitionen waren. Er könnte sogar in der Lage sein, eine leistungsfähigere Auswahl für die Zukunft vorzuschlagen.
RPA für Abstimmungs- und Analyseverfahren
Abstimmungen sind wichtig, aber sie können zeitaufwändig sein und sich wiederholen. Glücklicherweise kann automatisierte RPA-Software Bankauszüge herunterladen, diese lesen, Salden mit den Angaben in Ihren Büchern vergleichen, häufige Abweichungen beheben und Diskrepanzen für Sie zur Überprüfung markieren.
RPA für die Erstellung von Jahresabschlüssen
Wenn die Buchhaltung auf dem neuesten Stand und genau ist, kann die Erstellung von Finanzberichten leicht automatisiert werden. RPA-Software kann mit der Erstellung von Berichten beginnen, sobald die Buchhaltungsprozesse zum Monatsende abgeschlossen sind. Diese Software kann automatisch und sofort so viele Versionen von Finanzberichten erstellen, wie benötigt werden. So können RPA-Bots beispielsweise Finanzberichte erstellen, die auf die jeweiligen Bedürfnisse zugeschnitten sind:
- Wirtschaftsprüfer: Die Prüfer möchten möglicherweise einen Dreijahresvergleich der Einnahmen und Ausgaben sehen.
- Steuerberater: Der Bericht kann mit Hilfe von steuerspezifischen Kontogruppierungen erstellt werden, um die Steuererklärungen zu erleichtern.
- Management: Die Geschäftsleitung möchte möglicherweise die finanziellen Ergebnisse mit ihrem Budget vergleichen.
RPA für Vorhersagen
Prognosen können heikel sein. Prognosen beruhen auf Annahmen, Schätzungen und unvollkommenen Daten. Dennoch kann RPA-Software eine Rolle bei der Vorhersage spielen. Sie kann:
- Historische Daten verarbeiten
- Erkennen von Trends in den Daten
- Berechnung von Abweichungen von Branchen-Benchmarks
- Vergleich der Ergebnisse mit den Berichten der Konkurrenz
Ein Mitglied Ihres Teams kann dem RPA-Bot sagen, was er tun soll, und die Software wird diese Aufgaben schnell, effizient und genau ausführen. Am wichtigsten ist jedoch, dass RPA unvoreingenommen ist. Für die Geschäftsleitung kann es schwierig sein, ihre Schätzungen vor Voreingenommenheit zu schützen. Wenn die Daten, die sie erhalten, sauber und frei von Annahmen sind, können sie bessere finanzielle Entscheidungen treffen.
RPA für analytische Verfahren
RPA kann eine große Hilfe bei der Analyse von Daten sein. Die systematische Durchsicht großer Datenmengen ist für uns eine Herausforderung und zeitaufwändig, aber für die RPA-Technologie ein Kinderspiel. RPA-Bots könnten zum Beispiel Folgendes können:
- Zwei Datensätze vergleichen
- Ausreißer in einem Datensatz finden
- Berechnung von Abweichungen und Verhältnissen
- Graphen generieren
- Trendlinien anzeigen
Analysen sind ein wichtiger Aspekt der Entscheidungsfindung für Managementteams, die die Finanzfunktion eines Unternehmens beaufsichtigen. Wenn Sie einen Bot mit der Durchführung dieser Berechnungen beauftragen, erhält Ihr Team genaue und zuverlässige Informationen.
RPA für Audits mit doppeltem Verwendungszweck
Wenn Ihre Wirtschaftsprüfungsgesellschaft vor Ort eine Prüfung durchführt, kann sie RPA-Technologie zur Unterstützung bei einigen ihrer Prüfverfahren einsetzen. Prüfungen mit doppeltem Zweck, bei denen sowohl die Richtigkeit der Zahlen als auch die Wirksamkeit der internen Kontrollen Ihres Unternehmens geprüft werden, können von der RPA-Technologie profitieren. Nehmen wir den Reperformance-Test. Bei der erneuten Durchführung einer Transaktion stellen Ihre Prüfer fest, ob das Ergebnis mit den Angaben in Ihrem Hauptbuch übereinstimmt. Diese Tests können oft von RPA-Bots durchgeführt werden, so dass Ihre Prüfer Zeit für weniger reglementierte Prüfverfahren aufwenden können.
RPA für Steuererklärungen
Obwohl die Steuergesetze komplex sein können, sind die Vorschriften fast immer mit einer Wenn-dann-Logik formuliert.
- "Wenn ich zwischen X und Y Dollar im Jahr verdiene, beträgt mein Grenzsteuersatz Z%."
- "Wenn ich weniger als 100 Beschäftigte habe, komme ich für diese Steuergutschrift in Frage.
- "Wenn ich diesen Vermögenswert 12 Monate oder länger gehalten habe, ist der Gewinn aus seinem Verkauf ein langfristiger Kapitalgewinn.
Dies macht die Steuerberichterstattung zu einem großartigen Bereich für den Einsatz von RPA-Technologie. Nehmen wir zum Beispiel die Umsatzsteuer. Die RPA-Technologie kann jeden Monat Umsatzsteuererklärungen erstellen, die Sie überprüfen können, oder sie kann diese Daten so organisieren, dass ein Drittanbieter sie in Ihrem Namen erstellen kann.
Dieser Bereich ist gerade jetzt besonders wichtig, weil die Staaten in den letzten Jahren neue Umsatzsteuergesetze verabschiedet haben, die von Unternehmen außerhalb des Staates verlangen, dass sie die Umsatzsteuer in ihrem Staat erheben und abführen. Die Unternehmen sind mit den neuen Meldepflichten überfordert. Die Möglichkeit, sich bei der Erstellung von Steuerformularen oder der Organisation von Steuerdaten auf RPA-Technologie zu verlassen, ist fast eine Notwendigkeit.
RPA für Cloud-basierte Anwendungen
Cloud-basierte Software ist in der Buchhaltung fast allgegenwärtig, aber nicht alle Unternehmen waren in der Lage, ihr gesamtes Softwarepaket auf die Cloud umzustellen. RPA kann bei dieser Umstellung helfen. Wenn Ihr Buchhalter beispielsweise Zugang zu Ihren Finanzberichten haben möchte, Ihr ERP-System aber desktopbasiert ist, kann die RPA-Software Berichte erstellen und sie in die Cloud hochladen, damit Ihre Buchhalter sie überprüfen können.
Es ist leicht zu erkennen, wie vorteilhaft es wäre, wenn ein Software-Roboter diese Aufgaben übernehmen würde. RPA-Lösungen würden nicht nur die Zeit Ihrer Mitarbeiter für wichtigere, wertschöpfende Aufgaben in Ihrem Unternehmen freisetzen, sondern die Ergebnisse sind auch mit größerer Wahrscheinlichkeit genau. Sie sollten zwar die menschliche Beteiligung nicht ausschalten, aber wenn Sie einen Roboter einfache und sich wiederholende Aufgaben ausführen lassen, werden menschliche Fehler aus der Gleichung entfernt.
Was ist die Zukunft der robotergestützten Prozessautomatisierung?
Die Implementierung von RPA wird immer beliebter. Wenn Ihr Unternehmen RPA bereits in der Buchhaltungs- und Finanzabteilung eingeführt hat, sollten Sie damit rechnen, dass RPA auch in anderen Abteilungen eingesetzt wird - und zwar bald. Der Kundenservice ist ein offensichtlicher nächster Schritt (Bots können oft Anfragen der ersten Ebene bearbeiten), ebenso wie die Personalabteilung (für das Onboarding oder die Schulung von Mitarbeitern), aber die Möglichkeiten sind endlos.
Tatsächlich liegt einer der größten Vorteile von RPA darin, dass es neben anderen Technologien eingesetzt werden kann. Die Kombination von künstlicher Intelligenz mit dem regelbasierten Denken von RPA wird sich als leistungsstark erweisen. Intelligente Automatisierung wird eine höherwertige Technologie sein als RPA allein. So kann RPA beispielsweise problemlos einen Steuerbericht ausfüllen, aber wenn sich das Steuerformular ändert, müssen die Regeln neu programmiert werden. Der Einsatz von KI zum Lesen eines Steuerformulars und zur Änderung der RPA-Regeln auf der Grundlage der dabei gewonnenen Erkenntnisse wird eine völlig neue Welt der Buchhaltungsautomatisierung eröffnen.
Mit der zunehmenden Nutzung von RPA sollten wir genau darauf achten, wie sie unseren Buchhaltungsabteilungen ein höheres Maß an Service bietet, und wir sollten darauf vorbereitet sein, diese neuen Technologien in unsere Geschäftsmodelle einzubinden.
