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Finanzielle Automatisierung

Automatisieren Sie Ihr Monatsabschluss

Jan 24, 2024 Stefan van Duyvendijk

Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wächst auch die Komplexität Ihres Finanzabschluss Prozesses. Vom Kontenabstimmung Prozess bis zur Erstellung von Jahresabschlüssen müssen Ihre Buchhaltungs- und Finanzteams viele Aufgaben in einem relativ kurzen Zeitraum erledigen.

Der Prozess Finanzabschluss kann stressig und fehleranfällig sein. Die Automatisierung des Abschlussprozesses kann jedoch die Effizienz steigern, Fehler reduzieren und wertvolle Zeit für strategische Analysen und Entscheidungen freisetzen.

Lassen Sie uns also untersuchen, wie die Automatisierung den Prozess Finanzabschluss verbessern kann und wie Sie eine effektive Automatisierungsstrategie für Ihr Unternehmen entwickeln können.

Schlüsselkomponenten einer wirksamen Automatisierungsstrategie

Viele Unternehmen beginnen ihre Automatisierungsinitiativen mit Software für die Finanzautomatisierung. Obwohl die Technologie eine große Rolle spielt, ist es eine gute Idee, die Dinge langsam anzugehen, bevor man zu schnell vorgeht.

So sollte Ihr Finanzabschluss Automatisierungsprozess ablaufen.

  1. Standardisierung der Prozesse. Vor der Implementierung der Automatisierung ist es wichtig, die Prozesse durchgängig zu standardisieren. Die Automatisierung inkonsistenter, aufgeblähter Prozesse ist schwierig, wenn nicht gar unmöglich. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Finanzabschluss Prozesse zu standardisieren und zu rationalisieren, wird die Konsistenz bei der Ausführung von Aufgaben gewährleistet, wodurch die Automatisierung einfacher und effektiver wird.
  2. Integration von Systemen. Achten Sie auf Finanzabschluss Automatisierungssoftware, die sich nicht in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt, z. B. in Ihr Enterprise Resource Planning (ERP) oder Customer Relationship Management (CRM). Eine nahtlose Integration ermöglicht einen Datenfluss in Echtzeit und reduziert den Bedarf an manueller Dateneingabe.
  3. Skalierbare Lösungen. Die von Ihnen gewählten Automatisierungswerkzeuge sollten skalierbar sein, um sich an die wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen. Das Hinzufügen neuer Benutzer und Module nach Bedarf stellt sicher, dass Sie nächstes Jahr um diese Zeit nicht wieder nach einer neuen Lösung suchen müssen.
  4. Umfassende Unterstützung und Schulung bei der Implementierung. Wenn Sie Ihre neue Finanzabschluss Automatisierungssoftware nicht ordnungsgemäß implementieren, kann dies Ihr Team stören, sich negativ auf Finanz-Reporting auswirken und zu einer öffentlichen Blamage führen - insbesondere bei börsennotierten Unternehmen, die von Aufsichtsbehörden, Investoren und anderen Stakeholdern genau beobachtet werden. Ihr Anbieter von Automatisierungslösungen sollte über einen gut ausgearbeiteten Implementierungsplan verfügen, damit Sie sicherstellen können, dass alle Mitarbeiter in Ihrem neuen Tool geschult sind.
  5. Kontinuierliche Überwachung und Verbesserung. Die Einführung der Automatisierung ist keine einmalige Aufgabe. Der technologische Fortschritt und die sich ändernden Bedürfnisse und Aufgaben zwingen Ihre Finanzabschluss Prozesse dazu, sich mit ihnen zu verändern. Überwachen und aktualisieren Sie Ihre Prozesse kontinuierlich, um sicherzustellen, dass sie effizient und effektiv bleiben.

Schritte zur Automatisierung Ihrer Monatsabschluss

Wenn Sie nun bereit sind, Robotic Process Automation (RPA), maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz in Ihrem Monatsabschlussprozess zu nutzen, folgen Sie den folgenden Schritten.

  1. Bewerten Sie Ihre aktuellen Prozesse. Beginnen Sie mit einer gründlichen Bewertung Ihres derzeitigen Monatsabschluss Prozesses. Führen Sie Umfragen oder Interviews durch, um herauszufinden, welche Prozesse Ihre Buchhaltungsexperten tatsächlich befolgen - und nicht nur, was in einem Prozesshandbuch oder einer Monatsabschluss Checkliste dokumentiert ist. Dieser Schritt hilft Ihnen bei der Ermittlung von Abhängigkeiten, Engpässen und Bereichen, die am meisten von einer Automatisierung profitieren würden.
  2. Wählen Sie die richtigen Tools. Die Auswahl von Software zur Finanzautomatisierung und anderen Tools zur Aufgabenverwaltung kann schwierig sein. Suchen Sie nach Automatisierungswerkzeugen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entsprechen, und berücksichtigen Sie dabei Datenintegrationsfunktionen, Skalierbarkeit, Echtzeittransparenz, Budget und Benutzerfreundlichkeit. Lösungen, die Dashboards enthalten, können auch visuelle Darstellungen Ihres Fortschritts auf dem Weg zum Abschluss liefern.
  3. Umsetzung in Phasen. Wenn Sie zu viele Änderungen auf einmal vornehmen, kann dies Ihr Team überfordern und zu einer Ermüdung führen. Führen Sie die Automatisierung schrittweise ein und beginnen Sie mit den zeitaufwändigsten oder fehleranfälligsten manuellen Aufgaben. Dieser schrittweise Ansatz trägt dazu bei, dass die Teammitglieder die Änderungen akzeptieren.
  4. Schulen Sie Ihr Team. Bieten Sie Ihrem Buchhaltungsteam eine umfassende Schulung zu den neuen automatisierten Prozessen und Werkzeugen an, um sicherzustellen, dass sie damit vertraut sind und sie beherrschen. Ihr Lösungsanbieter sollte Schulungsressourcen zur Verfügung stellen, die Sie bei dieser Aufgabe unterstützen.
  5. Überwachen und optimieren. Überwachen Sie Ihre automatisierten Buchhaltungsprozesse laufend auf Probleme oder Ineffizienzen und nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen vor. Regelmäßiges Feedback von den Finanz- und Buchhaltungsteams kann Aufschluss über verbesserungswürdige Bereiche geben.

Bewährte Praktiken für die Aufrechterhaltung und Verbesserung einer automatisierten Monatsabschluss

Wenn Sie erst einmal Zeit und Geld in die Automatisierung Ihres Finanzabschluss Prozesses investiert haben, möchten Sie sicherstellen, dass die Änderungen von Dauer sind. Die folgenden Best Practices können Ihnen dabei helfen.

  • Behalten Sie eine einzige Quelle der Wahrheit bei. Das Fehlen eines zentralen Datenspeichers kann ein Hindernis für eine intelligente Prozessautomatisierung sein. Wenn Teammitglieder Excel-Tabellen, Abstimmungsvorlagen und andere Finanzdokumente, die für Monatsabschluss benötigt werden, in E-Mails und auf ihren individuellen Geräten gespeichert haben, können Mitarbeiter nicht schnell darauf zugreifen, und es kommt zu Problemen mit der Versionskontrolle. Stellen Sie sicher, dass Sie ein zentrales Repository für alle Kontoauszüge, Abstimmungsvorlagen und andere Arbeitsunterlagen haben, um einen reibungslosen Finanzabschluss Prozess zu gewährleisten und Prüfpfade zu erstellen.
  • Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Prozesse regelmäßig. Da sich Technologien, Rollen und bewährte Verfahren ändern, sollte sich auch Ihr Abschlusszyklus ändern. Regelmäßige Überprüfungen helfen dabei, neue Bereiche für die Automatisierung zu identifizieren und sicherzustellen, dass bestehende Prozesse effizient bleiben.
  • Wahrung der Datenintegrität. Es ist schwierig, Ihre Finanzberichte fehlerfrei zu halten, wenn Menschen Änderungen auf unorganisierte Weise vornehmen können. Implementieren Sie Kontrollen und Validierungen in Ihren automatisierten Systemen, um die Genauigkeit und Integrität der Finanzdaten zu gewährleisten.
  • Fördern Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Ermutigen Sie Ihr Team, nach Verbesserungen für den automatisierten Prozess Monatsabschluss zu suchen und diese vorzuschlagen.

Vorteile der Automatisierung der Monatsabschluss

Die Automatisierung des Monatsabschluss Prozesses bietet mehrere Vorteile, unter anderem:

  • Gesteigerte Effizienz. Die Automatisierung reduziert die Zeit, die für den Abschluss des Transaktionsabgleichs erforderlich ist, erheblich. journal entries, Rückstellungen, Abstimmungen, konzerninterne Eliminierungen und andere Abschlussaufgaben. So können sich die Teammitglieder auf Analysen und strategische Aktivitäten konzentrieren.
  • Erhöhte Genauigkeit. Automatisierte Prozesse verringern das Risiko menschlicher Fehler und ermöglichen es Ihnen, Unstimmigkeiten in den Büchern viel schneller zu finden. Dies führt zu genaueren Finanzberichten und zuverlässigen Abschlüssen.
  • Verbesserte Einhaltung von Vorschriften. Die Automatisierung trägt dazu bei, dass alle Finanztransaktionen in Übereinstimmung mit den einschlägigen Vorschriften und Normen erfasst und gemeldet werden.
  • Bessere Geschäftsentscheidungen. Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben können Ihre Finanzfachleute zeitnahere und präzisere Finanzinformationen liefern, auf die sich die Entscheidungsträger bei ihren finanziellen Entscheidungen stützen.
  • Höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Durch die Abschaffung sich wiederholender und manueller Prozesse können die Finanzfachleute mehr Zeit für höherwertige strategische Aufgaben aufwenden. Dies kann zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und einer geringeren Fluktuation in Ihrem Finanzteam führen.

Warum sollten Sie FloQast für die Automatisierung Ihrer Monatsabschluss wählen?

FloQast unterstützt einige der weltweit führenden Unternehmen bei der Automatisierung des Finanzabschluss Prozesses. Durch das Angebot einer umfassenden Suite von Tools zur Rationalisierung und Verbesserung der Genauigkeit von Finanz-Reporting verkürzen wir die Abschlusszeit um 26 % und erhöhen die Abschlussgenauigkeit um 39 %.

Zu den Funktionen unserer close management Software gehören die nahtlose Integration in Ihre bestehende Buchhaltungssoftware oder ERP-Systeme, Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit und anpassbare Workflows, die auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Wenn Sie sich für FloQast zur Finanzautomatisierung entscheiden, bleibt Ihr gesamter Abschlussprozess an einem Ort organisiert, und Sie können die Technologie nutzen, um einen effizienteren, genaueren und stressfreieren Monatsabschluss Prozess zu erreichen.

Die Automatisierung des Monatsabschluss Prozesses kann für jede Organisation erhebliche Vorteile bringen. Die Befolgung der oben beschriebenen Schritte und bewährten Verfahren kann einen reibungslosen Übergang zu einem automatisierten Prozess gewährleisten, der zu mehr Effizienz, Genauigkeit und allgemeinen Kosteneinsparungen führt.

Um herauszufinden, wie FloQast's Finanzabschluss Software Ihnen helfen kann, diese Ziele zu erreichen, fordern Sie noch heute eine Demo an. Wir würden Ihnen gerne zeigen, warum wir eine ausgezeichnete Wahl für jedes Unternehmen sind, das seinen Monatsabschluss Prozess verbessern möchte.