Buchhaltung
Wie Sie Ihr Team während der Hochsaison bei der Stange halten
Über den Autor : Katie Thomas, CPA, ist Autorin von Inhalten, 2021 & 2022 40 under 40 CPA Practice Advisor, Top 50 Women in Accounting und Inhaberin von Leaders Online, wo sie Fachleuten aus dem Bereich Rechnungswesen dabei hilft, ihre Wirkung, ihren Einfluss und ihr Einkommen durch Thought Leadership und digitales Marketing zu steigern. Besuchen Sie Leaders Online oder verbinden Sie sich mit ihr auf LinkedIn, um mit Katie in Kontakt zu treten.
Die Hochsaison führt zu langen Tagen, die zu langen Nächten werden, die zu langen Wochen werden - mit Arbeit, die nie zu enden scheint. Wahrscheinlich kennen Sie den Stress und den Burnout, den die Hochsaison nicht nur für Sie, sondern auch für Ihr Team bedeutet. Alle arbeiten mit Hochdruck an einem gemeinsamen Ziel, aber es liegt an Ihnen, Ihr Team bei der Stange zu halten.
Ein engagiertes Team wird Ihnen helfen, diese chaotische Zeit erfolgreich zu überstehen.
Hier sind einige der Tipps, die mir und den Teams, mit denen ich gearbeitet habe, geholfen haben, diese Phasen zu überstehen, ohne uns die Haare auszureißen:
9 Tipps, wie Sie Ihr Team während der Hochsaison bei der Stange halten können
1. Erwartungen an das Team festlegen
Wenn Sie wollen, dass die Hochsaison so reibungslos und stressfrei wie möglich verläuft, müssen Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten von Anfang an auf derselben Seite stehen. Legen Sie die Erwartungen des Teams fest, damit es keine Fragen darüber gibt, wer für was und wann verantwortlich ist.
Wenn es darum geht, Erwartungen zu formulieren, sollten Sie dies berücksichtigen:
- Gibt es Teammitglieder, die etwas zum ersten Mal lernen oder tun? Brauchen sie eine zusätzliche Schulung oder Zeit, die in den Zeitplan eingebaut wird?
- Wenn die Erwartungen einmal festgelegt sind, sollten Sie kein Mikromanagement betreiben. Eine gute Führungskraft zu sein, erfordert kein Mikromanagement.
Im Rahmen der Festlegung von Erwartungen empfehle ich auch, sich darüber klar zu werden, was in Bezug auf die Arbeitszeiten und den Arbeitsort erwartet wird und was als Erfolg gewertet wird. Erwarten Sie zum Beispiel, dass die Mitarbeiter jeden Abend bis 18 Uhr im Büro bleiben und dann nach Hause gehen können, um die Arbeit zu Hause zu beenden, oder müssen sie ihre gesamte Arbeit erledigen, bevor sie den Abend beenden? Wenn Sie diese Erwartungen festlegen, sind alle Beteiligten auf derselben Seite.
2. Kommunikation klar halten
Wenn es um die Bedeutung einer klaren Kommunikation geht, gibt es viel zu diskutieren. Eine klare Kommunikation ist aus vielen Gründen wichtig, nicht nur, um das Risiko von Missverständnissen in einer Zeit des Jahres zu vermeiden, in der Fehler extrem kostspielig und stressig sein können.
Führungskräfte müssen sich für ihre Teams engagieren. Eine Studie hat ergeben, dass 51 % der Führungskräfte unengagiert sind. Wenn sich die Führungskräfte nicht engagieren, ist es schwierig, ein Team dazu zu bringen, sich zu engagieren, wenn es am wichtigsten ist. Eine klare Kommunikation kann dazu beitragen, dass sich Teams engagieren, und zeigt, dass sich die Teamleiter kümmern.
Wie im letzten Abschnitt beschrieben, sollten Sie nicht nur die Erwartungen kommunizieren, sondern auch dafür sorgen, dass Ihre Teammitglieder regelmäßig Feedback und Anerkennung erhalten. Manchmal reichte eine einfache E-Mail meines Vorgesetzten, in der er mir mitteilte, dass ich gute Arbeit geleistet habe, um den größten Unterschied zu machen.
Und schließlich sollten Sie nicht vergessen, wie wichtig es ist, zuzuhören, wenn es um Kommunikation geht. Kommunikation muss in beide Richtungen gehen. Ganz gleich, ob ein Teammitglied ein Problem anspricht oder eine Idee zur Verbesserung eines Prozesses mitteilt, hören Sie genau zu und berücksichtigen Sie, was es zu sagen hat.
3. Fragen und nicht erzählen
Wie wir etwas sagen, kann den größten Unterschied ausmachen. Teams wollen ein Gefühl der Kameradschaft haben, bei dem alle gemeinsam auf ein Ziel hinarbeiten. Wenn Sie Ihrem Team sagen, dass es etwas tun soll, anstatt es zu fragen, wird das Ihre Gruppe wahrscheinlich demotivieren und ihr Engagement nehmen.
Anstatt zu sagen: "Rufen Sie Katie jetzt an und bitten Sie sie um diese Dateien", ist es viel besser zu sagen: "Können Sie Katie heute anrufen, wenn Sie Zeit haben, und sie um die Dateien bitten, die wir brauchen?"
Eine einfache Änderung Ihres Ansatzes wird Führungskräfte und Vorgesetzte bei ihren Teams und Mitarbeitern beliebter machen.
4. Belohne das Team am Ende der Saison
Die Hochsaison ist stressig, selbst für engagierte Mitarbeiter, die sagen, dass es ihnen "gut geht" oder dass die Saison nicht allzu schlimm war. Wenn Sie Ihr Team bei Laune halten wollen, sollten Sie Folgendes tun, wenn die Saison vorbei ist:
- Belohnen Sie Ihr Team mit bezahlter Freizeit
- Geben Sie Teammitgliedern einen Bonus für harte Arbeit
- Bieten Sie die Möglichkeit, einige Tage lang aus der Ferne zu arbeiten, wenn dies derzeit nicht möglich ist.
Wenn Sie Ihrem Team eine dieser "Belohnungen" vor dem Ende der arbeitsreichen Saison mitteilen, ist das für die Mitarbeiter ein "Licht am Ende des Tunnels". Ihr Team hat etwas, auf das es sich freuen kann, und weiß, dass seine harte Arbeit gewürdigt wird.
Teams reagieren sehr gut auf die Anerkennung ihrer harten Arbeit und Anstrengungen. Wenn Sie es versäumen, Teams am Ende der Saison zu belohnen, kann dies dazu führen, dass einige Mitglieder das Gefühl haben, dass ihre harte Arbeit und ihr Einsatz übersehen wurden.
Sie können auch einmalige Belohnungen während der Hochsaison anbieten. Ich hatte einen Vorgesetzten, der in der Hochsaison Geschenkgutscheine verteilte, wenn er das Gefühl hatte, dass wir mehr als das Übliche leisteten. Geschenke sind nicht notwendig, aber das Wissen, dass meine harte Arbeit unbemerkt blieb, machte einen Unterschied.
5. Die richtigen Werkzeuge bereitstellen
Viele Unternehmen setzen auf cloudbasierte Systeme und Automatisierung, um ihre Teams zu unterstützen. FloQast ist ein Tool, mit dem sich 26 % der Zeit für den Abschluss der Bücher einsparen lässt, und es gibt viele Tools, die Ihrem Team in der Hochsaison die Arbeit erleichtern werden.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die verfügbaren Instrumente kennt und weiß, wie man sie einsetzt.
Ich erinnere mich, dass wir in meiner Zeit in der öffentlichen Buchhaltung manchmal kurz vor der Hochsaison eine neue Software bekamen, aber nicht darin geschult wurden, wie sie zu benutzen ist. Also kehrten wir zu den alten Verfahren zurück und nutzten die verfügbaren Tools nicht. Glauben Sie, dass ich Zeit vergeudet habe, indem ich auf alte Prozesse und Tools zurückgegriffen habe? Wahrscheinlich schon, aber ich war nicht geschult und wusste es nicht besser.
Stellen Sie also sicher, dass Ihr Team die für seine Arbeit erforderlichen Instrumente erhält und auch entsprechend geschult wird, um sie zu nutzen.
6. Minimieren Sie das Risiko von grassierendem Stress
Stress ist ein Teil der geschäftigen Saison, aber man möchte verhindern, dass er überhand nimmt. Ein paar der Momente, in denen ich die arbeitsreiche Zeit mit minimalem Stress überstanden habe, waren die folgenden:
- Die Führungskräfte gingen mit gutem Beispiel voran, so dass ich wusste, dass der Manager genauso hart arbeitete wie der Rest von uns.
- Der Schwerpunkt lag auf Produktivität und Spitzenleistungen und nicht auf der Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden
- Ausfallzeiten wurden gefördert, um den Mitarbeitern eine Pause zu gönnen
Sie können auch flexible Arbeitszeiten vorsehen, um gestressten Menschen Zeit zum Durchatmen zu geben. Dieser Punkt ist sogar so wichtig, dass er der nächste Tipp ist.
7. "Flexibilität des Arbeitsortes
Viele Buchhaltungsabteilungen haben sich inzwischen mit Fernarbeitsmodellen angefreundet. Einige sind vollständig ins Büro zurückgekehrt, während andere hybride Optionen anbieten.
Wenn Sie dies nicht bereits tun, sollten Sie Ihrem Team eine gewisse Flexibilität bei den Arbeitszeiten einräumen. Die Hochsaison erfordert lange Arbeitszeiten, aber diese müssen nicht unbedingt im Büro verbracht werden.
Wenn Ihr Team die besten Praktiken für die Fernarbeit befolgt, kann eine hybride oder sogar vollständige Fernarbeit die Saison für alle weniger stressig machen.
Ich habe es sehr genossen, dass meine Vorgesetzten mir erlaubten, während der Hochsaison um 18 Uhr Feierabend zu machen, nach Hause zu gehen, mit meiner Familie zu Abend zu essen und mich dann von zu Hause aus wieder einzuloggen. Auch wenn ich den Abend lieber mit etwas anderem als der Arbeit verbracht hätte, so konnte ich doch wenigstens bequem von zu Hause aus arbeiten.
8. Grenzen zwischen Arbeit und Leben schaffen
Mit Smartphones und Fernarbeitsplattformen kann die Grenze zwischen Arbeit und Leben leicht verschwimmen.
Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team versteht, wie wichtig es ist, Grenzen zu setzen, um die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zu verbessern. Wenn Sie Teammitglieder haben, die aus der Ferne arbeiten, ermutigen Sie sie, zu Hause bestimmte Arbeitsbereiche einzurichten und am Arbeitstag die Tür zu schließen, wenn sie ihre Aufgaben erledigt haben.
Auch wenn Ihr Team im Büro arbeitet, sollten Sie darauf achten, dass jeder seine Zeit zu Hause einhält. Wir alle brauchen Zeit, um uns auszuruhen, aufzutanken und uns auf andere Dinge zu konzentrieren.
Wenn die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben nicht festgelegt werden, steht das Burnout vor der Tür.
9. Denken Sie daran, Spaß zu haben
Die hektische Jahreszeit kann für alle anstrengend sein. Ermutigen Sie in dieser hektischen Zeit alle dazu, ein wenig Spaß zu haben. Das hält die Moral hoch und gibt dem Team ein wenig Zeit zum Durchatmen.
Wie kann man Spaß ins Büro bringen?
- Veranstalten Sie Thementage zum Thema Essen. Alle werden viel zu tun haben. Statt Ihr Team zu bitten, ein Gericht mitzubringen, sollten Sie ein Catering bestellen. Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, können Sie das Essen an die Mitarbeiter liefern lassen.
- Veranstalten Sie Abendessen für Ihr Team und dessen Familienangehörige im Büro. Diese besonderen Veranstaltungen tragen dazu bei, die Zeit mit der Familie während der arbeitsreichen Saison zu maximieren.
- Schaffen Sie eine Herausforderung, an der Sie alle teilnehmen. Vielleicht ist es eine Wellness-Challenge oder eine Quiz-Challenge. Was auch immer es ist, es ist wichtig, sich auf etwas anderes zu konzentrieren als nur auf die geschäftige Saison.
- Laden Sie alle zur Happy Hour ein, um sich zu entspannen und Kontakte zu knüpfen.
Eine kurze Anmerkung zu externen Veranstaltungen. Sie können eine gute Möglichkeit sein, die arbeitsreiche Zeit mit Spaß zu bereichern, aber ich rate Ihnen, sie nicht zur Pflicht zu machen. Einige Teammitglieder möchten vielleicht einfach nur nach Hause gehen und sich ausruhen, oder sie haben andere Verpflichtungen, denen sie nachkommen müssen, wie z. B. die Wäsche zu erledigen, die sich während der arbeitsreichen Saison angestaut hat.
Ich habe immer die Manager geschätzt, die keine externen Veranstaltungen vorschreiben. Diejenigen, die durch die Veranstaltung angeregt werden, werden dort sein. Diejenigen, die nach Hause gehen wollen, sollen das tun.
Abschließende Überlegungen
Es kann schwierig sein, Ihr Team während der Hochsaison bei der Stange zu halten, aber es ist die Mühe wert, die Saison so stressfrei wie möglich zu gestalten. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team über die notwendigen Instrumente verfügt, um erfolgreich zu sein, dass die Kommunikation klar ist, dass die Teammitglieder für ihre Bemühungen belohnt werden und dass die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben respektiert werden. Und wenn Sie die Zeit haben, versuchen Sie, ein wenig Spaß einzubauen, um die Moral in dieser stressigen Zeit hoch zu halten.
