Audit-Vorbereitung
Wie schließe ich die Bücher in Sage Intacct ab?
Einer der größten Schocks für neue Buchhalter ist das intensive Chaos des Monatsabschlusses, bei dem alle Hände voll zu tun haben. Es ist ein Schock, weil es in den Buchhaltungskursen nur am Rande erwähnt wird - wenn es überhaupt erwähnt wird. Die gute Nachricht ist jedoch, dass der Monatsabschluss viel reibungsloser vonstatten gehen kann, wenn Ihr Team eine Methode für den Wahnsinn anwendet.
Wie machen Sie einen Monatsabschluss?
Der Abschluss der Bücher ist der Prozess der Überprüfung und Anpassung der Monatsendsalden zum Zweck der Erstellung von Berichten, die die tatsächliche Leistung des Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum widerspiegeln. In den Lehrbüchern der Finanzbuchhaltung wird der Abschluss des Rechnungszeitraums als einfacher vierstufiger Prozess dargestellt, bei dem die Salden der Konten der Gewinn- und Verlustrechnung in das Eigenkapital der Bilanz übertragen und für den nächsten Zeitraum auf Null gesetzt werden:
- Schließen Sie das Einkommen auf ein temporäres Einkommensübersichtskonto.
- Schließen Sie die Ausgaben mit demselben temporären Konto der Einkommensübersicht ab.
- Schließen Sie den Saldo in der Einkommensübersicht - der dem Nettoeinkommen für diese Periode entspricht - mit den Gewinnrücklagen ab.
- Schließlich werden die an die Aktionäre gezahlten Bardividenden den Gewinnrücklagen zugerechnet.
Die meisten Buchhaltungssoftwares führen diesen Prozess unsichtbar hinter den Kulissen durch, so dass Sie nur das Endergebnis sehen - eine Reihe von ausgeglichenen Jahresabschlüssen und das Hauptbuch, das für den nächsten Abrechnungszeitraum bereit ist.
Vor diesen einfach klingenden vier Schritten muss jedoch zunächst eine Menge Arbeit geleistet werden. Bevor eines dieser Konten abgeschlossen werden kann, müssen Sie sicherstellen, dass alle Transaktionen, die erfasst werden sollten, auch korrekt erfasst wurden. Die Bankabstimmungen müssen abgeschlossen werden. Alle externen Systeme, die in Intacct einfließen, müssen synchronisiert und abgeglichen werden. Zu diesen externen Systemen gehören Dinge wie Ihr CRM, Bill.com, Zuora und Ihre Kostenmanagementsysteme. Außerdem müssen Sie alle Ihre Journaleinträge einrichten, um Rechnungsabgrenzungen, Stornierungen und Abgrenzungen sowie Abschreibungen zu erfassen. Vorauszahlungen müssen zwischen dem aktuellen Zeitraum und den nächsten Zeiträumen aufgeteilt werden.
Die meisten Buchhaltungsteams verwenden eine Art Abschluss-Checkliste, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben in der richtigen Reihenfolge erledigt werden. Diese Checkliste im Kopf des Controllers oder CFO zu behalten, mag für eine kurze Zeit funktionieren, aber wenn Ihr Unternehmen wächst, führt das schnell zu Chaos.
Die Entwicklung, Verwendung und ständige Optimierung einer interaktiven Checkliste für den Monatsabschluss löst zwar nicht alle Probleme, die mit einer schnelleren und präziseren Erledigung der Arbeit verbunden sind, aber sie ist hilfreich. Lassen Sie uns also eintauchen und die Aufgaben durchgehen, die den Monatsabschluss in Intacct ausmachen.
Wie sieht der Monatsabschlussprozess in Intacct aus?
Wie ich bereits erwähnt habe, gibt es eine Reihe von Dingen, die erledigt werden müssen, bevor Sie die Bücher jeden Monat abschließen können. In unserer Zusammenarbeit mit CFOs und Controllern in vielen verschiedenen Unternehmen haben wir eine Liste der wichtigsten Aufgaben erstellt. Je nach Unternehmen treffen einige dieser Aufgaben möglicherweise nicht zu, oder es gibt spezielle Aufgaben, die nicht aufgeführt sind. Aber diese Liste sollte Ihnen helfen, eine Checkliste für die Zusammenarbeit und die Abschlussverfahren zu erstellen, die für Sie und Ihr Team geeignet sind. Dieser allgemeine Prozess gilt sowohl für den Monats- als auch für den Jahresabschluß.
- Bestätigen Sie alle Transaktionen für den Zeitraum.
- Buchen oder importieren Sie die Gehaltsabrechnung. Stellen Sie sicher, dass alle Stundenzettel eingereicht und genehmigt wurden.
- Überprüfen Sie, ob alle Kreditorenrechnungen im System sind, einschließlich der wiederkehrenden Rechnungen.
- Überprüfen Sie, ob alle Debitorenrechnungen im System sind und ob alle wiederkehrenden Rechnungen erstellt wurden.
- Überprüfen Sie, ob alle Spesenabrechnungen eingereicht und genehmigt wurden.
- Buchen oder importieren Sie alle Kredit- und Debitkartengebühren.
- Abschlussbuchungen im allgemeinen Journal buchen
- Überprüfung und Verbuchung der Umsatzrealisierung anhand von Plänen.
- Buchen Sie Abgrenzungen, Rückstellungen und Stornierungen.
- Verbuchen Sie Abschreibungen, Amortisationen und alle anderen Einnahmen oder Ausgaben aus anderen Modulen.
- Überprüfen Sie, ob alle Einträge, die eingegeben werden sollten, tatsächlich eingegeben wurden.
- Nebenbücher schließen
- Suchen Sie nach Transaktionen, die im Entwurfsstadium sind, nach wiederkehrenden Transaktionen, die fehlgeschlagen sind, und nach Transaktionen, die noch auf ihre Genehmigung warten.
- Beachten Sie, dass dadurch auch alle abhängigen Nebenbücher wie Einkauf oder Auftragserfassung geschlossen werden.
- Durchführung aller Abstimmungen
- Stimmen Sie alle Bankkonten mit den Kontoauszügen ab. Konten mit hohem Volumen lassen sich leichter verwalten, wenn sie wöchentlich oder sogar täglich abgestimmt werden.
- Abgleich aller Belastungskonten.
- Abgleich von AP-Aging mit der Nebenbuchhaltung und der Nebenbuchhaltung mit der Hauptbuchhaltung.
- Abgleich der Fälligkeitsdaten des Nebenbuchs und des Nebenbuchs mit dem Hauptbuch.
- Stimmen Sie die Konten für Vorauszahlungen, Anlagevermögen, unfertige Erzeugnisse und alle Rechnungsabgrenzungsposten ab.
- Überprüfungsberichte erstellen
- P&L-Abweichung oder Budget vs. Ist.
- Untersuchen Sie alle ungewöhnlichen Veränderungen.
- Schließen Sie die Bücher
- Unter Hauptbuch > Bücher > Schließen.
Herzlichen Glückwunsch! Sie sind fertig! Wenn es sich um einen Jahresabschluss handelt, kann es mehr Zeit in Anspruch nehmen, weil Sie wirklich sicherstellen müssen, dass Ihre Zahlen für Ihre Prüfung und Steuererklärung feststehen.
Wie lange dauert ein Monatsabschluss?
Je eher Sie die Bücher abschließen können, desto eher können Sie der Geschäftsleitung genaue Berichte vorlegen, so dass diese mehr Zeit hat, um notwendige Änderungen vorzunehmen. Dadurch hat auch das Buchhaltungsteam mehr Zeit, sich um andere Projekte zu kümmern. Laut einer Umfrage von Sage schließen etwa zwei Drittel der kleinen und mittleren Unternehmen ihre Bücher in 15 Tagen oder weniger ab. Die beste Praxis, die 26 % der Umfrageteilnehmer erreichen, ist ein Abschluss in einer Woche oder weniger. Neun Prozent der Befragten schaffen den Abschluss in nur einem Tag.
Das ist nicht ganz so schnell wie die jüngsten Ergebnisse von Ventana Research, wo die Forscher feststellten, dass 61 % der Unternehmen 2019 die Bücher innerhalb von sechs Tagen schließen. Fast die Hälfte (46 %) schloss innerhalb von vier Tagen ab. Der Unterschied in der Zeitplanung könnte darauf zurückzuführen sein, dass Ventana in der Regel Unternehmen mit 1.000 oder mehr Mitarbeitern betrachtet.
Wie öffnen Sie die Bücher in Intacct erneut?
Auch wenn alle Beteiligten sorgfältig darauf geachtet haben, dass die Zahlen vor Abschluss der Bücher auch wirklich endgültig sind, kann es vorkommen, dass Sie Änderungen an einem abgeschlossenen Zeitraum vornehmen müssen. Die gute Nachricht ist, dass Sage Intacct die Flexibilität versteht, die Buchhalter von Zeit zu Zeit benötigen.
Um die Bücher in Intacct zu öffnen, gehen Sie zu General Ledger > Alle > Bücher > Öffnen. Wählen Sie die Entität und den Zeitraum, den Sie öffnen möchten. In diesem Fenster haben Sie auch die Möglichkeit, die Nebenbücher für AR, AP, Cash Management, Time & Expenses zu öffnen oder sie geschlossen zu lassen. Klicken Sie auf Öffnen und die Bücher werden geöffnet. Achten Sie darauf, die Bücher wieder zu schließen, nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, damit niemand versehentlich Änderungen an einer geschlossenen Periode vornehmen kann.
Schließen Sie die Bücher wie ein Profi
Jetzt, da Sie den allgemeinen Monatsabschlussprozess im Griff haben, können Sie damit beginnen, die Aufgaben unter Ihren Teammitgliedern aufzuteilen. Eine vollständige Checkliste kann Ihnen dabei helfen, Ihre Prozesse zu optimieren und den Abschluss zu beschleunigen. Da viele dieser Aufgaben nacheinander erledigt werden müssen, können Sie den Abschluss unter Umständen beschleunigen, indem Sie einige Aufgaben bereits in der laufenden Periode erledigen und nicht bis nach dem Ende der Periode warten, um damit zu beginnen. Denken Sie daran: Je eher Sie die Bücher abschließen, desto eher können Sie die coolen Sachen in der Buchhaltung machen.
