Audit-Vorbereitung

Wie schließe ich ein Monatsende in QuickBooks ab?

Vollständige und zeitnahe Jahresabschlüsse sind das wichtigste strategische Instrument für jedes Unternehmen. Sie helfen Unternehmenseigentümern dabei, die Fortschritte bei der Erreichung ihrer Ziele zu messen, und sie sind für eine genaue Cashflow-Prognose für die Zukunft unerlässlich. 

Erstaunlicherweise führen jedoch nur sehr wenige kleine Unternehmen einen formellen Monatsabschluss in ihrer Buchhaltungssoftware durch. Das ist verständlich: Die meisten Inhaber kleiner Unternehmen konzentrieren sich auf die Führung ihres Unternehmens. Um Ihre Finanzdaten als effektives Planungs- und Strategieinstrument zu nutzen, müssen Sie Ihre Bücher regelmäßig abschließen. Hier erfahren Sie, wie.

Was bedeutet der Abschluss der Bücher in QuickBooks? 

Die Konten der Gewinn- und Verlustrechnung zeigen, was in einem bestimmten Zeitraum passiert. Das bedeutet, dass die Salden auf den Konten der Gewinn- und Verlustrechnung auf Null gesetzt werden müssen, damit die nächste Periode von neuem beginnen kann. Dies geschieht durch den Abschluss der Bücher: Die Salden Ihrer Ertrags- und Aufwandskonten werden in die Gewinnrücklagen in der Bilanz übertragen. 

Wenn Sie das Jahresende in Intuit QuickBooks einstellen, löscht das Programm automatisch alle Ertrags- und Aufwandskonten und überträgt den Saldo des Nettogewinns in die Gewinnrücklagen, wenn Ihr Geschäftsjahr endet. Es sieht also so aus , als wären Ihre Bücher abgeschlossen, aber es handelt sich nicht um einen formellen Abschluss. Es handelt sich lediglich um eine Neueinstellung der Buchhaltung für das nächste Jahr. Jeder, der Zugriff auf Ihre QuickBooks-Datei hat, kann etwas im Vormonat oder im Vorjahr ändern, und Sie merken es vielleicht erst, wenn Ihr Steuerberater Ihre Steuererklärung erstellen muss. 

In diesem Fall kann sich Ihr Einkommen aus dem vorangegangenen Zeitraum ändern, wodurch der Saldo in den Gewinnrücklagen verfälscht wird. Wenn das Eigenkapital nicht korrekt fortgeschrieben wird, muss Ihr Buchhalter die Diskrepanzen aufspüren, bevor er die Finanzberichte erstellen oder Ihre Steuererklärung vorbereiten kann. Dies bedeutet zusätzliche Arbeit für Ihren Wirtschaftsprüfer, was in der Regel mit zusätzlichen Gebühren verbunden ist. Und im Falle einer Buchprüfung werden Sie und Ihr Buchhalter verzweifelt versuchen, herauszufinden, warum Ihre Bücher nicht mit Ihrer Steuererklärung oder den an die Bank übermittelten Finanzdaten übereinstimmen. 

Mit dem formellen Abschluss der Bücher sind Ihre Zahlen in Stein gemeißelt. Jeder, der versucht, eine Änderung an den Kreditoren oder einem anderen Konto vorzunehmen, erhält zumindest eine unangenehme Warnung. Wenn Sie sich an bewährte Verfahren halten und ein Kennwort für das Abschlussdatum einrichten, können ohne dieses Kennwort keine Änderungen vorgenommen werden.  

Wie machen Sie Abschlussbuchungen in QuickBooks?

In QuickBooks werden Abschlussbuchungen automatisch vorgenommen, wenn Sie entweder die Bücher offiziell abschließen oder wenn der Kalender auf das nächste Geschäftsjahr übergeht. Es gibt keine eigentlichen Transaktionen für Abschlussbuchungen. Wenn Sie sich die Kontodetails für die Gewinnrücklagen ansehen, sehen Sie jede Abschlussbuchung mit dem Datum und dem Saldo des in die Gewinnrücklagen übertragenen Nettogewinns. Aus diesem Grund verzichten Buchhalter häufig auf einen formellen Jahres- oder Monatsabschluss in QuickBooks. Wenn Sie jedoch einen soliden Abschluss Ihrer Bücher durchführen möchten, müssen Sie einen Abschlussprozess entwickeln. 

Was sind die Schritte in QuickBooks für den Abschluss eines Geschäftsjahres?

Ob Sie die Bücher am Ende des Monats oder am Ende des Jahres abschließen, der Vorgang ist derselbe. Am besten führen Sie diesen Vorgang durch , bevor Sie Ihre Jahresabschlüsse an andere weitergeben oder Ihrem Buchhalter Zugriff auf Ihre QuickBooks-Datei gewähren. 

Schritt 1: Überprüfen Sie Ihre Konten

1. Melden Sie sich bei QuickBooks als Stamm- oder Unternehmensadministrator an. 
2. Sammeln Sie alle ausstehenden Rechnungen, Ausgaben und Zahlungen, und tragen Sie diese ein.
3. Stimmen Sie alle Ihre Konten auf Ihr Abschlussdatum ab. Die Bankabstimmungen umfassen Kreditkarten, Bankkonten und alle Darlehen. 
4. Erfassen Sie alle Journaleinträge, um Abschreibungen zu verbuchen oder alle Ihre Konten auf die Periodenabgrenzung umzustellen. 
5. Vergleichen Sie Ihren tatsächlichen Bestand mit dem Bestand in Ihrem Hauptbuch. Möglicherweise müssen Sie eine Journalbuchung vornehmen, um Ihren Bestand an den tatsächlichen Bestand anzupassen. 
6. Überprüfen Sie Ihre Konten und stellen Sie sicher, dass alles vernünftig aussieht. Vergleichen Sie Ihre aktuelle Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung mit den Abschlüssen des vorangegangenen Zeitraums und prüfen Sie, ob es größere Schwankungen gibt, die Sie untersuchen müssen. 

Sobald alle Zahlen feststehen, können Sie die Bücher abschließen. Stellen Sie sicher, dass Sie das Abschlussdatum auf den letzten Tag Ihres Geschäftsjahres festlegen, nicht auf den ersten Tag des nächsten Jahres. Der Prozess unterscheidet sich ein wenig, je nachdem, ob Sie QuickBooks Desktop oder QuickBooks Online verwenden, daher werden wir diese Abschlussprozesse separat durchgehen. 

Schritt 2: Schließen Sie Ihre Bücher in QuickBooks Online

1. Gehen Sie zu Einstellungen (das Zahnrad in der Ecke) und wählen Sie Konten und Einstellungen.
2. Wählen Sie die Registerkarte Erweitert.
3. Wählen Sie im Abschnitt Buchhaltung die Option Bearbeiten.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bücher schließen.
5. Geben Sie ein Abschlussdatum ein.
6. Wählen Sie die Option Änderungen nach Anzeige einer Warnung und Eingabe eines Kennworts zulassen, wenn Sie ein Kennwort verlangen möchten, bevor Änderungen am abgeschlossenen Zeitraum vorgenommen werden können. Dies wird dringend empfohlen.

Schritt 2: Schließen Sie Ihre Bücher in QuickBooks Desktop:

1. Wählen Sie im Menü Bearbeiten den Befehl Voreinstellungen.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Unternehmenseinstellungen auf Datum/Passwort festlegen.
3. Geben Sie das Abschlussdatum ein.
4. Wählen Sie die Option Änderungen nach Anzeige einer Warnung und Eingabe eines Kennworts zulassen, wenn Sie ein Kennwort verlangen möchten, bevor Änderungen am abgeschlossenen Zeitraum vorgenommen werden können. Dies wird dringend empfohlen.

Was passiert, wenn Sie ein Abschlussdatum in QuickBooks festlegen?

Die Festlegung eines Abschlussdatums verhindert, dass andere Personen Änderungen an früheren Zeiträumen vornehmen. Dies kann versehentlich geschehen, wenn jemand eine Rechnung aus dem letzten Jahr ändert oder ein falsches Datum für eine Ausgabe eingibt. 

Viele Kleinunternehmer bitten ihren QuickBooks Proadvisor oder ihren Wirtschaftsprüfer, den formellen Abschluss (und alle damit verbundenen Abschlussverfahren) durchzuführen und der Einzige zu sein, der das Abschlusskennwort kennt. Dies ist am sichersten und verhindert, dass jemand unbefugte Änderungen vornimmt. 

Wie lassen sich Änderungen nach dem Schließen der Bücher in QuickBooks Online verfolgen? 

Selbst mit Kennwortschutz ist es immer noch möglich, Änderungen an QuickBooks vorzunehmen, nachdem Sie die Bücher formell abgeschlossen haben. Das ist eine gute Sache - manchmal entdecken Sie übersehene Posten, die im Vorjahr hätten ausgewiesen werden sollen, oder Fehler in den Buchungen. Oder vielleicht stellt Ihr Wirtschaftsprüfer fest, dass eine Journalbuchung zur Abgrenzung von Verbindlichkeiten nicht vorgenommen wurde. Aber diese Änderungen sollten nicht leichtfertig vorgenommen werden. 

Aus diesem Grund verfolgt QuickBooks diese Änderungen in einem Ausnahmebericht. Sie finden den Bericht Ausnahmen zum Abschlussdatum unter Berichte. Dieser Bericht zeigt alle Transaktionen an, die am oder vor dem Abschlussdatum datiert sind und nach dem Abschlussdatum erstmals erfasst oder geändert wurden. Dieser Bericht zeigt das Datum und die Uhrzeit, zu der jede Änderung vorgenommen wurde, sowie den Namen des Benutzers, der diese Änderung vorgenommen hat. 

Mit dem Abschluss der Bücher wird ein Schlussstrich gezogen und Sie erhalten solide Zahlen für die Zukunft. Mit besseren Zahlen können Geschäftsinhaber bessere Entscheidungen treffen. Und ist das nicht der Schlüssel zum Erfolg für Ihr Unternehmen? 

Michael Whitmire

Als CEO und Mitbegründer leitet Mike die Unternehmensvision, Strategie und Ausführung von FloQast. Bevor er FloQast gründete, leitete er das Buchhaltungsteam bei Cornerstone OnDemand, einem SaaS-Unternehmen in Los Angeles. Er begann seine berufliche Laufbahn bei Ernst & Young in Los Angeles, wo er Prüfungen von Aktiengesellschaften, Eröffnungsbilanzprüfungen, Anpassungen von Barmitteln an GAAP, Kompilationsprüfungen, internationale Berichterstattung, Fusions- und Übernahmeprüfungen und SOX-Compliance-Tests durchführte. Er hat einen Bachelor-Abschluss in Rechnungswesen von der Syracuse University.