Buchhaltung

Was ist ein Bericht über die Fälligkeit der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen?

Ein Bericht über die Fälligkeit von Forderungen ist eine Aufstellung aller Kunden, die dem Unternehmen Geld schulden, und wie weit diese Kunden mit ihren Zahlungen im Rückstand sind. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um ein Inkassoinstrument, das die Verfolgung überfälliger Salden und die Identifizierung spät zahlender Kunden erleichtert.

Warum sind Fälligkeitsberichte für Forderungen wichtig?

Der Bericht über die Fälligkeit von Forderungen zeigt eine Momentaufnahme des Status aller ausstehenden Rechnungen und die Anzahl der Tage, die diese Rechnungen ausstehen. Dieser Bericht bietet mehrere verwertbare Erkenntnisse, die Ihnen helfen, Ihre Inkassofunktionen und Ihren Cashflow zu verbessern.

Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie den Fälligkeitsplan für Forderungen Ihres Unternehmens nutzen können.

Verbessern Sie Ihr Inkassoverfahren

Je länger eine Rechnung überfällig ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie sie eintreiben können. Nach Angaben von Dun & Bradstreet liegt die Wahrscheinlichkeit, dass eine Rechnung, die 90 Tage überfällig ist, eingezogen wird, bei 69,6 %. Nach sechs Monaten sinkt die Wahrscheinlichkeit, diese Rechnung einzutreiben, auf 52,1 %, und nach einem Jahr auf nur noch 22,8 %.

Die regelmäßige Überprüfung Ihres Fälligkeitsberichts kann Ihnen helfen, säumige Zahler zu erkennen und Ihre Inkassobemühungen zu verstärken, bevor diese Rechnungen uneinbringlich werden.

Cashflow-Probleme vermeiden

Die Einziehung von Kundenzahlungen ist für die Aufrechterhaltung eines gesunden Cashflows unerlässlich. 

Unbezahlte Kundenrechnungen und säumige Zahler können dazu führen, dass Ihnen das nötige Geld fehlt, um die Rechnungen Ihres Unternehmens zu bezahlen, Schulden zu begleichen und Ihr Geschäft auszubauen. Eine regelmäßige Überprüfung Ihres Fälligkeitsberichts hilft Ihnen dabei, den Überblick über Ihre Forderungen zu behalten und vorbeugende Maßnahmen zu ergreifen, um Ihren Cashflow aufrechtzuerhalten, wie z. B. das Versenden von Zahlungserinnerungen oder die Nichtgewährung von Krediten an Kunden, die ein hohes Kreditrisiko darstellen.

Schätzung der Wertberichtigung für zweifelhafte Forderungen

Unternehmen, die nach GAAP bilanzieren, müssen in ihrer Bilanz eine Wertberichtigung für zweifelhafte Forderungen vornehmen. Dieses Gegenkonto zu den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen trägt dazu bei, den tatsächlichen Wert der Forderungen widerzuspiegeln, indem Forderungen berücksichtigt werden, für die das Unternehmen keine Zahlung erwartet.

Unternehmen schätzen uneinbringliche Forderungen in der Regel als Prozentsatz des Umsatzes oder der gesamten ausstehenden Forderungen. Dieser geschätzte Betrag wird dann als Aufwand für uneinbringliche Forderungen verbucht, mit einem entsprechenden Eintrag in der Wertberichtigung für zweifelhafte Forderungen. Der Bericht über die Fälligkeit der Forderungen kann helfen zu beurteilen, ob die Wertberichtigung angemessen erscheint.

Überprüfen Sie Ihre Kreditpolitik

Wenn Sie Ihren Fälligkeitsbericht für Forderungen überprüfen, stellen Sie vielleicht fest, dass bestimmte Kunden routinemäßig 60, 90, 120 oder mehr Tage nach dem Rechnungsdatum zahlen. Wenn Sie diesen Trend bemerken, sollten Sie Ihre Kreditrichtlinien für diese Kunden anpassen, diesen Kunden Gutschriften schicken, Zinsen für verspätete Zahlungen berechnen oder stark überfällige Rechnungen an ein Inkassobüro weiterleiten.

Kunden mit Cashflow-Problemen frühzeitig erkennen

Ein weiterer Vorteil des AR-Aging-Berichts besteht darin, dass er Ihnen hilft, Geschäftsinhaber zu erkennen, die möglicherweise Cashflow-Probleme haben, bevor sie sich negativ auf Ihre finanzielle Gesundheit auswirken.

Nehmen wir an, ein langjähriger Kunde hat jahrelang seinen fälligen Betrag innerhalb einer angemessenen Zeitspanne bezahlt. Plötzlich zahlt er seine Rechnungen routinemäßig verspätet, und Ihre Standard-Inkassoverfahren haben nicht den gewünschten Effekt, ihn dazu zu bringen, seine Rechnungen pünktlich zu bezahlen.

Um zu vermeiden, dass die Cashflow-Probleme eines Kunden zu Ihrem Problem werden, könnten Sie dieses kleine Unternehmen zu einem reinen Barkunden machen.

Berechnung der wichtigsten Leistungsindikatoren

Ein wichtiger Leistungsindikator (KPI) für Unternehmen, die auf Kredit verkaufen, ist die Außenstandsdauer der Verkäufe.

Diese Kennzahl wird nach der folgenden Formel berechnet:

Außenstandsdauer der Verkäufe = (Durchschnittliche Forderungen/Kreditverkäufe) x Tage im Zeitraum

Mit dieser Kennzahl lässt sich die Effizienz Ihrer Kreditabteilung messen. Wenn Sie sehen, dass dieser KPI nach oben tendiert, müssen Sie möglicherweise Ihre Kreditpolitik ändern oder den Verkauf auf Kredit überdenken.

Vorbereitung eines Fälligkeitsberichts für Forderungen

Die Erstellung eines Fälligkeitsberichts für Forderungen ist ziemlich einfach, solange Sie vollständige und genaue Aufzeichnungen über die Schulden Ihrer Kunden haben.

• Schritt 1: Prüfen Sie offene Rechnungen. Beginnen Sie mit einer Liste aller ausstehenden Rechnungen. Die Liste sollte den Namen des Kunden, den ausstehenden Saldo und die Anzahl der Tage, die jede Rechnung offen ist, enthalten.
• Schritt 2: Kategorisieren Sie unbezahlte Rechnungen nach Ihrem Fälligkeitsplan. Unternehmen teilen ihre Forderungen in der Regel danach ein, wann eine Rechnung fällig ist, und zwar in folgenden Abständen:
  • 0 - 30 Tage
  • 31 - 60 Tage
  • 61 - 90 Tage
  • 91+ Tage

Ihre Kategorien werden von Ihren Zahlungsbedingungen abhängen. Wenn Ihre branchenüblichen Zahlungsbedingungen beispielsweise vorsehen, dass die Kunden innerhalb von 90 Tagen zahlen müssen, könnten Ihre Datumsbereiche größer sein.

• Schritt 3. Erstellen Sie Ihren Bericht. Sie können Ihren Bericht in einer Excel-Tabelle, einem Google-Sheet oder auf Papier erstellen. Legen Sie sechs Spalten auf der Seite an, wie folgt:
  • Spalte 1: Kundenname
  • Spalten 2 - 5: Anzahl der ausstehenden Tage auf der Grundlage des Fälligkeitsplans
  • Spalte 6: Gesamt

Füllen Sie die Spalten aus, indem Sie die Namen Ihrer Kunden in die erste Spalte eintragen, Ihre Forderungen nach Außenstandsdauer sortieren und die Gesamtsumme nach Kunden in die Spalte ganz rechts eintragen.

Sie können auch am unteren Rand eine Zeile für den fälligen Gesamtbetrag nach Alterungskategorie erstellen.

Beispiel für einen AR-Fälligkeitsbericht

Der einfachste Weg, um zu verstehen, wie man einen Debitorenbericht erstellt, ist, sich ein Beispiel anzusehen.

Ohne einen Bericht über die Fälligkeit von Forderungen kann es schwierig sein, den Überblick über die finanzielle Situation Ihres kleinen Unternehmens zu behalten.

Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, sollten Sie diesen Bericht nicht manuell erstellen müssen. Die meisten Buchhaltungssoftwares enthalten in ihren Standardberichten die Altersstruktur der Forderungen.

Michael Whitmire

Als CEO und Mitbegründer leitet Mike die Unternehmensvision, Strategie und Ausführung von FloQast. Bevor er FloQast gründete, leitete er das Buchhaltungsteam bei Cornerstone OnDemand, einem SaaS-Unternehmen in Los Angeles. Er begann seine berufliche Laufbahn bei Ernst & Young in Los Angeles, wo er Prüfungen von Aktiengesellschaften, Eröffnungsbilanzprüfungen, Anpassungen von Barmitteln an GAAP, Kompilationsprüfungen, internationale Berichterstattung, Fusions- und Übernahmeprüfungen und SOX-Compliance-Tests durchführte. Er hat einen Bachelor-Abschluss in Rechnungswesen von der Syracuse University.