Buchhaltung

Das Spiel verändern: 5 leistungsstarke Funktionen von Abschlussmanagement-Software

Sitzen Sie nach einem weiteren chaotischen Monatsabschluss in Ihrer Buchhaltung mit dem Kopf in der Hand am Computer und denken: "Das muss doch besser gehen!"

Es gibt sie. Sie heißt Close Management Software.

Die Software für das Abschlussmanagement wurde entwickelt, um den oft desorganisierten und sehr manuellen Prozess des Monatsabschlusses zu rationalisieren. Im Kern geht es darum, dass die Leiter von Buchhaltungsteams die zahlreichen Besprechungen zur Statusaktualisierung durch ein einziges Dashboard ersetzen können, das einen Überblick über alle ausstehenden Aufgaben und deren Stand gibt.

So vorteilhaft dies auch sein mag, eine Abschlussverwaltungssoftware bietet Buchhaltungsteams weit mehr als nur Transparenz. Hier sind fünf Möglichkeiten, wie FloQast Buchhaltern hilft.

Zentrale Anlaufstelle

Wenn jemand eine Woche lang mit einer fiesen Grippe ausfällt, könnte Ihr Team den Abschluss trotzdem schaffen?

Chris Zuniga, Leiter der Buchhaltung des Center for Family Support, erkannte schnell, dass die meisten Arbeiten seiner Buchhalter auf Informationen beruhten, die sie im Laufe der Jahre auswendig gelernt hatten. Es gab keine vorhandene Dokumentation.

"Jeder hatte die Prozesse und Verfahren in seinem Kopf", erinnert er sich. "Wenn ein Teammitglied nicht im Büro oder im Urlaub war, wusste ich nicht, wo sie waren.

Die Software für das Abschlussmanagement bietet einen zentralen Ort für die Verwaltung von Abschluss- und Gehäusedokumenten, Checklisten und Abstimmungen. Die Software ermöglicht es Ihnen, wiederholbare Arbeitsabläufe zu definieren und bietet Transparenz, so dass Ihr Team sehen kann, woran jeder arbeitet, was eine neue Ebene der Verantwortlichkeit in den Mix bringt.

"FloQast sorgt dafür, dass die Leute ehrlich bleiben", so Zuniga. "Das System kann Ihnen sagen, was als Nächstes kommt, wenn Sie mit etwas fertig sind, so dass es keinen Spielraum für BS gibt.

Informationen und Prozesse an einem zentralen Ort zu haben, macht das Onboarding neuer Teammitglieder zu einem Kinderspiel und beseitigt das Stammeswissen einer Buchhaltungsabteilung, das ihr das Funktionieren erschweren kann.

Gemeinsam besser arbeiten

Kennt jeder den Plan und die Rolle, die er im Rahmen des Monatsabschlusses zu spielen hat? Wenn Sie Ihr Team dazu bringen, effizienter zusammenzuarbeiten, können Sie Zeit, Energie und Ressourcen sparen. Durch die Festlegung von Arbeitsabläufen und die Standardisierung von Prozessen werden Fragen und klärende Gespräche über den Stand der Dinge vermieden, ganz zu schweigen von Doppelarbeit.

FloQast ist nicht nur ein zentraler Ort, an dem alles gespeichert werden kann, wie z. B. Belege, sondern auch ein zentraler Ort, an dem jeder kommunizieren kann. Sie können mit Teammitgliedern über bestimmte Aspekte des Abschlusses kommunizieren, wenn Sie Review Notes in FloQast verwenden.

Im Fall des Polyurethanschaumherstellers Innocor wurde FloQast zum Werkzeug, um das geografisch verteilte und oft reisende Buchhaltungsteam des Unternehmens auf den gleichen Stand zu bringen und die Anzahl der erforderlichen Status-Update-Meetings drastisch zu reduzieren.

"Wir waren sehr erfreut darüber, immer zu wissen, wo wir stehen", sagt Odete Vieira, Senior Accountant bei Innocor. "Früher hatten wir zweimal täglich telefonische Statusbesprechungen, aber seit wir FloQast verwenden, gibt es diese nicht mehr. Wir treffen uns jetzt nur noch einmal pro Woche. Das hat einen großen Unterschied gemacht."

Einstellen und Vergessen

Wie viele Zeilen und Transaktionen muss Ihr Team abstimmen? Hunderte? Tausende? Ihr Buchhaltungsteam ist großartig, aber Roboter sind auch großartig, und vielleicht wäre die Zeit Ihres Buchhaltungsteams an anderer Stelle besser aufgehoben. Software für die Kontenabstimmung wie FloQast Reconciliation Management verwendet KI, die eine Automatisierung der Kontenabstimmung ermöglicht. Durch den Wegfall des manuellen Transaktionsabgleichs wird Ihr Abstimmungsprozess beschleunigt und Ihre Buchhalter können sich auf Analysen und andere übergeordnete Finanzprobleme konzentrieren. Dadurch kann Ihr Team buchstäblich jeden Monat Tage einsparen.

Manuelle Verfahren sind zudem bekanntermaßen fehleranfälliger. Die Automatisierung des Abstimmungsprozesses wird Ihnen helfen, qualitativ hochwertigere Finanzberichte mit weniger Fehlern zu erstellen.

Joel Theimer, Buchhaltungskoordinator bei Demme Learning, benötigte mehrere Tage für den manuellen Abgleich von Transaktionen. Als er FloQast Matching zum ersten Mal einsetzte, waren 97 % der Transaktionen innerhalb von Minuten abgeglichen- eine enorme Verbesserung für das Unternehmen.

"Ich habe die Gewissheit, dass Matching keine Ziffer übersehen wird. Es wird keine Zahlen vertauschen und etwas abgleichen, was es nicht sollte, wozu meine Augen beim bloßen Überfliegen einer Datei in der Lage wären", so Theimer.

Spielt gut mit anderen zusammen

Als ein Unternehmen, das von Buchhaltern gegründet wurde, ist sich das FloQast-Team bewusst, wie sehr Finanz- und Buchhaltungsexperten Excel lieben. Der Excel-integrierte Ansatz von FloQast bietet eine robuste Lösung für das Abschlussmanagement, ohne dass Webformulare erforderlich sind.

Judith Mageras, Direktorin für Finanzsysteme bei Welltok, hatte bei der Suche nach einer Software zur Kontenabstimmung ganz bestimmte Anforderungen. Sie musste sich angemessen in Intacct integrieren lassen - einschließlich eines integrierten Systems für Anlagegüter, Vertragsmodule und Tools zur Erleichterung von ASE 606 - alles Tools, die das Team bereits verwendete und die für den Erfolg ihres Teams entscheidend waren. FloQast verfügte über eine nahtlose Integration mit dem ERP-System.

In der Tat kommt FloQast mit so ziemlich jedem zurecht, einschließlich Oracle NetSuite und Sage Intacct, SAP, Microsoft und Workday.

Schneller reparieren

Schnelleres Feedback bedeutet schnellere Korrekturen. Für viele Buchhaltungsteams ist es nicht möglich, jeden Monat eine Fluktuationsanalyse durchzuführen - zumindest nicht durchgängig -, da dieser Prozess sehr zeitaufwändig ist. Mit der FloQast Flux Analyse können Sie feststellen, ob sich ein Hauptbuchsaldo von einer Periode zur anderen um einen bestimmten Prozentsatz oder einen festen Betrag wesentlich verändert hat, so dass Sie Probleme so schnell wie möglich erkennen und melden können.

Die monatliche Wiederholung der gleichen Prozesse mit Dokumentation wird auch Aufschluss darüber geben, wie Sie sich verbessern können. Mit der Abschlussmanagement-Software von FloQast können Sie erkennen, wo es Engpässe in Ihrem Prozess gibt und wo Verbesserungsmöglichkeiten für Ihren Monatsabschluss bestehen. Ihre Analyse der bestehenden Prozesse kann in Echtzeit erfolgen, wobei Sie die Kennzahlen des Vormonats nutzen können, um Ihre Ressourcen neu zuzuordnen.

Verlassen Sie sich nicht auf unser Wort. Lesen Sie, was FloQast-Benutzer über Close Management Software zu sagen haben