The Joint Chiropractic transforme ses rapports et ses clôtures de fin de mois traditionnels

Fondé en 1999, The Joint Chiropractic s'est développé en un réseau national de plus de 900 cabinets de chiropractie, avec pour objectif de rendre la chiropractie de routine plus pratique, plus conviviale et plus abordable. Lorsque les responsables de la comptabilité ont voulu rationaliser les rapports, améliorer la visibilité du workflow et accélérer la clôture de fin de mois, ils ont choisi FloQast. L'équipe comptable de The Joint a centralisé les listes de contrôle de clôture, amélioré la relation entre les auditeurs et les comptables, ainsi que la précision et l'exhaustivité des données financières et des rapports publics.

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Tout retard ou problème lié à l'établissement des rapports réglementaires est une grosse erreur. FloQast rassemble toutes les étapes en une seule vue pour que nous ne manquions rien, et nous pouvons aussi facilement éditer et modifier nos étapes au fur et à mesure que de nouvelles réglementations entrent en vigueur chaque année."

‍-Kelly Vargas , Vice-présidente/Contrôleur général

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La clôture mensuelle, en particulier pour les sociétés cotées en bourse, est souvent un processus fastidieux et manuel, soumis à des exigences réglementaires précises, à une forte visibilité des parties prenantes et à des délais rigoureux. L'exactitude est d'une importance capitale, tandis que la rapidité et le respect des délais sont essentiels.

‍KellyVargas connaît bien cette réalité. En tant que vice-présidente et contrôleuse de gestion de The Joint Chiropractic, Mme Vargas et son équipe comptable de 10 personnes sont non seulement responsables de la clôture mensuelle, mais aussi des rapports SEC, SOX et des auditeurs externes qui en découlent. Cette complexité croissante a été l'élément déclencheur de la mise en œuvre de FloQast.

"La fonction comptable s'étend désormais à d'autres départements et à des sources de données auxquelles nous n'avions jamais eu à penser auparavant", a déclaré M. Vargas. "Elle est plus complexe que jamais et nous savions que nous avions besoin de FloQast pour la gérer, la suivre et documenter chaque étape à des fins d'audit et de précision."

Les enquêtes secteur confirment ce besoin croissant. Une étude réalisée en 2022 par Ventana Research a montré que seulement 29 % des organisations reçoivent des informations opportunes de la part des services financiers, et que 67 % d'entre elles déclarent que les données sont quelque peu opportunes. Qu'elles soient publiques ou privées, grandes ou petites, les équipes financières et comptables relèvent le défi de produire des données et des informations en temps voulu grâce aux workflow et aux rapports rationalisés de FloQast.

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Des opérations rapprochées aux rapports, FloQast est notre guichet unique. Les tâches et les échéances proviennent du même endroit, tout le monde sait ce qui se passe et je peux apporter des modifications à tout cela d'un simple clic, ce qui me permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de rendre nos rapports plus précis et plus fiables."

‍-Kelly Vargas , Vice-présidente/Contrôleur général

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La centralisation et la simplification des signatures permettent d'améliorer l'efficacité des audits et des rapports publics.

Mme Vargas et son équipe doivent travailler avec des auditeurs tous les mois, ce qui entraîne une série de listes PBC (Provided By Client) qui exigent de l'organisation et de la discipline.

"Avec de nombreuses listes PBC, il est difficile de savoir par où commencer ou de savoir ce qui a été fait", a déclaré M. Vargas. "Mais en suivant les révisions et les approbations automatiquement grâce à FloQast, nous créons des listes PBC automatiques auxquelles nos auditeurs peuvent accéder directement avec leurs propres identifiants et vues de rapport."

Selon M. Vargas, les rapports réglementaires sont un autre domaine qui n'est plus aussi stressant qu'auparavant depuis que FloQast Close et Ops sont en place.

"Tout retard ou problème lié à l'établissement des rapports réglementaires est un gros manque si vous manquez quelque chose", a déclaré M. Vargas. "FloQast rassemble toutes les étapes en une seule vue pour que nous ne manquions rien, et nous pouvons aussi facilement éditer et modifier nos étapes au fur et à mesure que de nouvelles réglementations entrent en vigueur chaque année."

FloQast orchestre une fermeture plus rapide et plus sûre

Le succès de The Joint a entraîné des problèmes de croissance, ainsi que des problèmes de visibilité, a déclaré M. Vargas. Cependant, l'expérience utilisateur et les tableaux de bord de FloQast ont joué un rôle déterminant dans la communication et la collaboration au sein de l'équipe.

"Nous ne nous préoccupons pas de savoir qui fait quoi ou si nous utilisons la bonne version du fichier Excel", a déclaré M. Vargas. "La visibilité offerte par FloQast nous fait gagner du temps, nous permet de collaborer avec des équipes interfonctionnelles et, en fin de compte, nous aide à clôturer plus rapidement pour respecter les délais impartis à nos parties prenantes internes et externes."

L'anxiété et la perte de sommeil dues à l'incertitude et aux retards ont également disparu pour Vargas.

"Auparavant, il fallait espérer que tout se passe correctement", a déclaré M. Vargas. "Désormais, nous disposons de calendriers, de tâches et de rapports d'état qui nous permettent de nous assurer que nous sommes sur la bonne voie pour une clôture précise et opportune."

Mme Vargas a déclaré que sa productivité en tant que dirigeante - et celle de son équipe - a également augmenté dans tous les domaines.

"De la fermeture à l'établissement de rapports, FloQast est notre guichet unique", a déclaré M. Vargas. "Les tâches et les échéances proviennent du même endroit, tout le monde sait ce qui se passe, et je peux apporter des modifications à tout cela d'un simple clic, ce qui me permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de rendre nos rapports plus précis et plus fiables."

FloQast + AWS

L'infrastructure de FloQast est construite et déployée sur le cloud public AWS. FloQast utilise AWS CloudWatch pour sécuriser, maintenir et surveiller l'environnement AWS afin de garantir une base stable pour l'application FloQast.