Stack Overflow réduit de moitié le temps de fermeture et assure la préparation à l'audit

Stack Overflow : Une communauté en ligne de confiance

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Une fermeture en douceur conduit à un audit de fin d'année "accablant

En tant qu'entreprise de taille moyenne, Stack Overflow effectuait à l'origine une "clôture souple" à la fin de chaque mois. Ce processus simplifié de clôture comptable s'appuyait sur une liste de contrôles Microsoft Excel qui n'incluait pas de tâches spécifiques et détaillées. Il était donc difficile de s'assurer que toutes les étapes étaient franchies ou de déterminer l'état d'avancement de la clôture et d'en rendre compte. Notre liste de contrôles indiquait simplement "Clôturer les comptes annuels", sans énumérer aucune des étapes de ce processus", explique Jerry Raphael, qui a récemment été promu du poste de contrôleur à celui de vice-président des finances. "Je ne pouvais donc pas savoir si quelqu'un avait clôturé ce compte à 10 % ou à 90 % sans lui envoyer un courriel ou l'appeler pour le lui demander." En outre, la clôture souple de la société n'incluait pas de rapprochement mensuel du bilan complet. La clôture de fin d'année s'est donc avérée très difficile, et elle l'est devenue encore plus lorsque l'entreprise est passée à un cabinet d'audit des quatre grands et que les exigences en matière de clôture se sont accrues. "Le travail de préparation de l'audit en fin d'année a été énorme et accablant", déclare Robyn Wertman, directrice de la comptabilité. "Nous avons passé des semaines à revenir en arrière et à rechercher des informations.

FloQast : Une bouffée d'air frais facile à utiliser

Pour relever ces défis, Stack Overflow s'est mis à la recherche d'une solution logicielle de gestion des clôtures. Raphael s'est rendu à une conférence organisée par Sage Intacct, le fournisseur d'ERP de Stack Overflow, où des fournisseurs faisaient des démonstrations de leurs produits. "Lorsque nous avons commencé notre recherche, j'ai pensé que nous finirions par choisir BlackLine parce que je l'avais déjà utilisé dans le passé", a-t-il déclaré.

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"Mais je me suis souvenu qu'il était très difficile à mettre en œuvre, qu'il nécessitait une tonne de formation et que son interface utilisateur était maladroite. Lorsque j'ai essayé FloQast, j'ai eu l'impression de respirer une bouffée d'air frais. Non seulement il était proposé à un prix très abordable, mais il était aussi extrêmement facile à utiliser. Je l'ai pris en main en moins de 20 minutes.

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Grâce à son intégration à Sage Intacct, FloQast accède au solde du grand livre de Stack Overflow et le compare aux classeurs Excel de l'équipe comptable afin d'automatiser le processus de réconciliation et d'accélérer le travail nécessaire pour s'assurer que les comptes sont toujours prêts pour l'audit. "Il est tout à fait approprié que nous ayons découvert FloQast lors de la conférence Sage Intacct", a déclaré Wertman. "J'ai passé beaucoup de temps à recommander FloQast à d'autres comptables, et je dis souvent que toute personne qui met en œuvre Sage Intacct devrait également utiliser FloQast. Créé par des comptables expérimentés ayant une connaissance directe de ce qui est nécessaire pour fermer les livres, FloQast s'intègre également à Microsoft Excel, un outil fondamental pour les équipes de comptabilité. "La réalité, c'est que les comptables utilisent Excel tous les jours", a déclaré M. Raphael. "Les feuilles de calcul sont là pour rester, et FloQast l'a bien compris. Il nous permet de continuer à utiliser nos rapprochements Excel existants. Cela, ainsi que l'interface utilisateur intuitive de FloQast, est l'une des principales raisons pour lesquelles nous n'avons eu besoin d'aucune formation pour être opérationnels". Pendant la mise en œuvre, l'équipe d'experts-comptables expérimentés de FloQast a travaillé avec Stack Overflow pour construire la liste de contrôles de clôture de l'entreprise. Les étapes détaillées du processus de clôture ont été ajoutées pour accroître la transparence et la responsabilité. "Il nous a fallu deux jours pour terminer la mise en œuvre, mais nous aurions pu le faire en une demi-journée si nous avions travaillé directement. Pour une entreprise de notre taille, il est difficile d'imaginer que cela prenne beaucoup plus de temps", a déclaré Raphael. "FloQast nous a contactés après la clôture du mois et du trimestre pour voir comment les choses se passaient et nous aider à faire quelques ajustements, puis nous avons pris le relais. Aujourd'hui, nous pouvons facilement effectuer des changements nous-mêmes, et l'équipe de FloQast est incroyablement réactive si nous avons besoin d'aide."

Un processus de clôture formalisé pour des états financiers prêts pour l'audit

Stack Overflow utilise désormais FloQast pour exécuter un processus de clôture plus formel, comprenant des procédures, des contrôles et des calendriers bien définis. Le processus est plus facile à gérer, avec une transparence et une responsabilité considérablement accrues. En conséquence, le délai de clôture a été réduit de plus de la moitié, passant de 22 jours à 10 jours, ce qui permet à l'équipe comptable de consacrer plus de temps à ses responsabilités quotidiennes et à ses projets stratégiques.FloQast a également permis à l'équipe comptable de Stack Overflow de gérer plus efficacement sa croissance. Au fur et à mesure que des employés sont ajoutés - dans certains cas à l'étranger - leurs responsabilités en matière de processus de clôture sont assignées et gérées via les listes de contrôle dynamiques de l'entreprise dans FloQast. Tous les membres de l'équipe peuvent instantanément voir où en est le processus grâce au tableau de bord en temps réel de FloQast sur l'état de la clôture en fin de mois. "La politique de Stack Overflow est d'embaucher le meilleur candidat pour chaque poste, où qu'il se trouve", a déclaré Raphael. "Le processus de clôture de Stack Overflow n'est pas seulement plus rapide et plus transparent, il est aussi plus précis. "Tout le monde parle d'accélérer la clôture, mais vous avez également besoin de chiffres fiables à partager avec les parties prenantes internes et externes", a ajouté Raphael. "Dans certains cas, vous n'avez pas une deuxième chance de faire les choses correctement. Ces chiffres sont généralement communiqués aux chefs de service, aux conseils d'administration et aux banques, et pour certaines entreprises, ils sont même publiés."

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"Grâce à FloQast, je peux dormir sur mes deux oreilles en sachant que tous nos comptes sont prêts pour l'audit.

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