Rehmann optimise la clôture de fin de mois pour plus de 1 000 clients CAS grâce à FloQast

La société Rehmann, basée à Troy dans le Michigan, fournit des services de comptabilité client (CAS) à des milliers d'entreprises dans tout le pays et s'appuie sur FloQast pour normaliser les flux de travail, organiser les produits livrables aux clients et rationaliser la clôture de fin de mois. Avec FloQast, Rehmann a donné à ses bureaux régionaux une plate-forme commune non seulement pour la clôture, mais aussi pour faciliter le partage de la charge de travail, améliorer les communications et accroître la visibilité globale de la productivité et des progrès de l'équipe.

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Nous étions à la recherche d'un centre de commande que nous pourrions utiliser pour suivre les tâches de nos plus de 1 000 clients dans notre pratique CAS, dans tous nos bureaux régionaux. Nous sommes fiers de notre approche intégrée des services, de notre collaboration et de notre transparence, et FloQast nous a permis d'atteindre cet objectif.

- Sharon Berman, CPA, CGMA, directrice et conseillère d'entreprise

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Lorsque Sharon Berman, expert-comptable et conseillère principale dans le domaine des services de comptabilité client (CAS) de Rehmann, a examiné la manière dont les 18 bureaux régionaux de Rehmann géraient la clôture de fin de mois et les flux de travail pour les clients CAS, elle a découvert 18 processus différents.

"Chaque bureau était un peu différent, certains utilisaient des feuilles de calcul, d'autres des calendriers, et d'autres encore des combinaisons des deux", explique Sharon. "Nous avions besoin d'une solution que nous pouvions adapter à chaque client.

"FloQast a été choisi pour son workflow conçu par les comptables et ses fonctionnalités de collaboration.

"Nous étions à la recherche d'un centre de commande que nous pourrions utiliser pour suivre les tâches de nos plus de 1 000 clients dans notre pratique CAS, dans tous nos bureaux régionaux", a déclaré Sharon. "Nous sommes fiers de notre approche intégrée des services, de notre collaboration et de notre transparence, et FloQast nous a permis d'y parvenir.

L'intégration agile et la nouvelle visibilité favorisent une productivité et un retour d'information positifs

Linda Lutsic, CPA et analyste stratégique, assure la liaison entre l'équipe informatique et l'équipe CAS. Elle veille à ce que les nouvelles solutions correspondent bien aux besoins de l'équipe CAS et a joué un rôle essentiel dans l'équipe de mise en œuvre de FloQast chez Rehmann.

Avec deux ans d'expérience avec FloQast, plus de 1 000 clients CAS sur la plateforme et une grande satisfaction des associés, Sharon et Linda peuvent dire en toute confiance que la mise en œuvre de FloQast a été un succès.

"La mise en œuvre a été simple et intuitive", a déclaré Linda. "Nous avons reçu des commentaires positifs presque unanimes ; les gens ont été enthousiasmés par les gains d'efficacité réalisés grâce à FloQast, ainsi que par la possibilité de transférer le travail lorsque les associés sont en congé. C'est assez transparent."

Linda a déclaré que FloQast s'est également montré réactif face aux nouveaux problèmes de développement, en fournissant un soutien attentif et en ajoutant des ressources d'ingénierie logicielle en cas de besoin.

"Lorsque nous avons des besoins particuliers, ils font immédiatement appel à leurs ressources techniques pour nous écouter et déterminer un plan d'action", a déclaré Linda. "Il y a eu beaucoup de collaboration saine de part et d'autre, pour s'assurer que nous nous soutenions mutuellement et que nous renforcions la relation".

Linda a déclaré que les intégrations prêtes à l'emploi de FloQast avec les feuilles de calcul, les systèmes ERP multiples, le courrier électronique et les fournisseurs de stockage cloud ont aidé Rehmann à répondre aux besoins de ses clients dans des dizaines d'industries de toutes tailles et de toutes formes.

"Notre activité CAS nécessite beaucoup de flexibilité et de fonctionnalités, et FloQast nous les offre", a déclaré Linda. "Nous nous sentons également mieux préparés pour l'avenir, à mesure que nous pénétrons de nouveaux marchés et de nouvelles industries.

L'outil ReMind, qui automatise les demandes d'information par courrier électronique, a également permis à Rehmann d'accroître sa productivité et de gagner du temps.

"Nous utilisons ReMind pour les demandes internes à Rehmann, ainsi que pour les demandes externes des clients, en particulier pour les relevés bancaires, les niveaux d'inventaire et les rapports trimestriels", a déclaré Sharon. "Je pense que ReMind est un outil fabuleux.

FloQast permet d'accroître la productivité et de consacrer plus de temps aux services de conseil

Selon Sharon, FloQast a permis à M. Rehmann d'éliminer une grande partie de son workflow et de le codifier pour d'autres.

"Nous avons pris une grande partie de ce qui se trouve dans la tête de quelqu'un et l'avons mis dans FloQast pour que nous marchions tous dans la même direction avec nos clients", a déclaré Sharon.

Les effectifs de Rehmann ont également été plus faciles à évaluer et à gérer.

"Les listes de contrôle, les tableaux de bord, les rappels et les notes sur les clients de FloQast nous ont aidés à accroître notre productivité", a déclaré Sharon. "Nous avons un faible taux de rotation en général, mais je sais que des personnes nous ont quittés sans que nous ayons eu à les remplacer.

"Sharon a déclaré que la normalisation et l'automatisation de FloQast apportent en fin de compte plus de valeur à Rehmann et à ses clients CAS, car des discussions plus approfondies peuvent être menées sur des questions commerciales plus complexes.

"L'objectif est toujours de faire évoluer un client vers des services de conseil, et nous avons plus de temps pour en parler maintenant et réfléchir aux plans de services aux clients et aux opportunités de croissance", a déclaré Sharon. "Nous voulons passer de missions de contrôle à des services de conseil, et FloQast nous permet de nous concentrer sur ce point.

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Lorsque nous avons des besoins particuliers, ils font immédiatement appel à leurs ressources techniques pour nous écouter et déterminer un plan d'action. Il y a eu beaucoup de collaboration saine de part et d'autre, pour s'assurer que nous nous soutenions mutuellement et que nous renforcions la relation".

- Linda Lutsic, CPA, gestionnaire principale et analyste stratégique d'entreprise

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