FloQast a été une décision facile à prendre. Voici pourquoi.

L'équipe comptable d'Homology Medicines, une société de médicaments génétiques en phase clinique dont l'objectif est d'aider les patients souffrant de maladies rares, voyait son délai de clôture passer à 15 jours et était fatiguée de jongler avec des feuilles de calcul partagées. Depuis qu'elle a choisi FloQast pour sa convivialité, sa visibilité et sa valeur, Homology a réduit le délai de clôture de 5 jours et automatisé les contrôles SOX en automatisant la collecte des données et le processus d'approbation.Peter Castrichini, contrôleur adjoint de Homology Medicines, basée dans le Massachusetts, faisait du mieux qu'il pouvait avec ce qu'il avait.Le courrier électronique, les feuilles de calcul partagées et les listes de contrôle statiques étaient les principaux outils pour la clôture de fin de mois pour lui et son équipe de quatre personnes. C'était très manuel, compliqué et, selon la date de la dernière mise à jour des feuilles de calcul, il était difficile de savoir où nous en étions dans la clôture", explique M. Castrichini. Heureusement pour lui, Chip Michaud, vice-président des finances chez Homology et vétéran de plusieurs start-ups biopharmaceutiques, savait qu'il existait une meilleure solution : FloQast : FloQast a été une décision facile à prendre et à présenter à l'équipe", a déclaré Chip Michaud. "Ayant déjà mis en œuvre FloQast à deux reprises dans des entreprises précédentes, je savais que cela faciliterait grandement la clôture, mais je voulais que l'équipe le voie et pèse dans la décision. Après avoir examiné toutes les autres solutions, tout le monde était d'accord pour dire que FloQast était, de loin, le meilleur choix.

Passer de SAP à Oracle NetSuite - Aucun problème avec FloQast

Bien que SAP ait été l'ERP d'Homology lors de la mise en œuvre initiale de FloQast, Homology est passé à Oracle NetSuite en 2023. Et comme FloQast s'intègre rapidement à SAP ou à Oracle, la transition s'est faite en douceur : "FloQast s'est déroulé en toute transparence, sans le moindre accroc", explique M. Castrichini, "nous l'avons mis en service et il fonctionne parfaitement depuis le début". "Homology a également intégré FloQast à Microsoft Teams, ce qui permet de consolider et d'organiser la messagerie et les notifications. Comme Teams, FloQast est un outil de workflow essentiel pour M. Castrichini et son équipe : "J'y suis presque tous les jours, je filtre les tâches par date d'échéance et je vérifie nos progrès", explique M. Castrichini. "Je regarde si nous sommes dans les temps ou non et quelles sont les pièces jointes et les références qui doivent être signées. C'est l'un des onglets que j'ouvre dès le matin et que je garde ouvert toute la journée.

Tous les détails de la clôture - centralisés et classés par ordre de priorité

M. Michaud apprécie le fait que tout ce qu'il doit examiner se trouve au même endroit : les progrès, les personnes et les preuves sont toujours à un ou deux clics de souris. "Je peux aller directement à ce qui m'a été assigné, voir les progrès du reste de l'équipe et vérifier le produit du travail sans avoir à sauter dans les dossiers sources", a déclaré M. Michaud. "J'aime le fait que je puisse simplement cliquer sur le solde et que le rapprochement s'effectue automatiquement".

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"Avec FloQast, nous savons instantanément où nous en sommes à tout moment, ce qui est très agréable", a déclaré M. Castrichini. "Si nous sommes en retard sur certaines demandes ou si nous avons d'autres goulets d'étranglement, nous connaissons les dates d'échéance et l'état d'avancement, et nous savons comment y remédier.

- Peter Castrichini, contrôleur adjoint

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L'ajout de FloQast a également facilité les soumissions des auditeurs et éliminé les erreurs : "Depuis que nous avons mis en œuvre FloQast, il n'y a pas eu d'ajustements", a déclaré M. Michaud. "Je sais que les comptes sont rapprochés et clôturés à 100 % chaque mois, et que les chiffres sont connus. Si la réduction de cinq jours du délai de clôture est une grande victoire, le développement de l'équipe est un autre atout : "Pete a fait un excellent travail en prenant la tête de notre processus de clôture, et le reste de l'équipe a également relevé le défi", affirme M. Michaud.

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"FloQast a donné à chacun une meilleure visibilité sur les délais et les détails de la réconciliation et les a aidés à devenir des professionnels plus compétents.

Chip Michaud, vice-président chargé des finances

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Le suivi des contrôles SOX dans FloQast a rendu les déclarations à la SEC moins stressantes et plus précises. "Je peux mieux dormir la nuit en sachant que nous avons respecté chaque contrôle parce que le tableau de bord FloQast le montre", a déclaré M. Michaud.M. Michaud ajoute que FloQast a fait une différence significative dans les communications dans l'environnement de travail hybride et qu'il ne pourrait pas imaginer gérer une fonction comptable sans lui. "Nous apprécions vraiment le produit, et je pense que Pete et moi l'utiliserons dans nos carrières pendant encore longtemps", a déclaré M. Michaud. "Peu importe où nous irons, nous le recommanderons tous les deux fortement s'il n'est pas déjà en place.